淺析事業(yè)單位電子檔案管理

◎?yàn)踉颇?/p>

（呼和浩特市敬老院 內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010）

隨著互聯(lián)網(wǎng)越來越普及，電子檔案管理也被很多事業(yè)單位所采用。電子檔案管理相比傳統(tǒng)檔案管理，其管理更加方便、更節(jié)省成本，方便日常查找與應(yīng)用，提升管理檔案人員的工作效率。

一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

從電子檔案實(shí)際應(yīng)用情況來看，體現(xiàn)了多方面的優(yōu)勢，為工作開展提供了便利。

首先，提升管理檔案人員工作效率。傳統(tǒng)的檔案都是用紙質(zhì)書寫出來的，查找很不方便，而且還容易遺漏；而電子檔案只需要一臺電腦，還有熟練操作電腦的檔案管理人員，就能很好地管理好檔案。在事業(yè)單位的電子檔案中，如果要刪除查找增加檔案，只需利用關(guān)鍵詞在相應(yīng)的位置上增加查找刪除，就可以節(jié)省查找與刪除時間，提升管理檔案人員的工作效率。

其次，電子檔案能夠增強(qiáng)檔案保密性，便于查缺補(bǔ)漏。實(shí)行電子檔案管理后，管理者一般都會設(shè)置密碼以增加保密性。而傳統(tǒng)檔案管理，很多人只要接觸檔案就能翻看。傳統(tǒng)的檔案查找補(bǔ)漏需要一個個翻找，當(dāng)檔案數(shù)量巨大時其工作量就非常的大。而電子檔案只需要管理人員輸入關(guān)鍵詞，就可以查找到相應(yīng)對應(yīng)的位置，而且電子檔案由于非常直觀，能快速查找到缺少的檔案，然后再進(jìn)行補(bǔ)漏，查找補(bǔ)漏的精確度很高。

二、使用電子檔案的基本要求

第一，保障事業(yè)單位電子檔案安全。保障事業(yè)單位電子檔案安全，首先需要計(jì)算機(jī)正常，保證計(jì)算機(jī)沒有病毒和黑客。這就要求電子檔案管理人員必須首先進(jìn)行殺毒，然后再進(jìn)行電子檔案管理；而且，管理人員還要經(jīng)常檢測計(jì)算機(jī)，及時清理計(jì)算機(jī)垃圾，防范黑客潛入。

第二，保障事業(yè)單位電子檔案完整。事業(yè)單位電子檔案的完整，主要是內(nèi)容和日期完整。由于行業(yè)的不同，電子檔案的內(nèi)容也會有很大差別。電子檔案管理應(yīng)先進(jìn)行有效分類，將房地產(chǎn)開發(fā)商的電子檔案安排在一起，將銷售人員的電子檔案安排在一起，將技術(shù)人員的電子檔案安排在一起。而且由于新加入的和退出的檔案，還要確保新加入的電子檔案日期的準(zhǔn)確。在更換電子檔案管理人員時，需要確保電子檔案的內(nèi)容形式完整、日期正確，才可交接。

第三，保障電子檔案的原始性。傳統(tǒng)檔案是用紙質(zhì)存儲，原始性很強(qiáng)。電子檔案由于存儲在計(jì)算機(jī)中，經(jīng)常傳送、接受，而且因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)中電子檔案經(jīng)常被復(fù)制、粘貼，所以電子檔案容易丟失原始性。這就要求管理人員必須保證原始的電子檔案安全。

三、推進(jìn)事業(yè)單位電子檔案的科學(xué)管理

事業(yè)單位的電子檔案管理，是一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性工作。通過它可以記錄下公司發(fā)展過程中的真實(shí)面貌，延續(xù)企業(yè)的文化及歷史；能幫助業(yè)務(wù)部門以檔案材料為依據(jù)，吸取過往經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，做出合理決策。在事業(yè)單位檔案管理中實(shí)行電子檔案管理，主要包括以下步驟。

（一）預(yù)先準(zhǔn)備

磨刀不誤砍柴工。檔案管理涉及面繁雜、廣泛，需要行政人預(yù)先做好準(zhǔn)備，才能在后續(xù)整理及管理過程中有條不紊。

（1）認(rèn)識管理對象：什么是“檔案”？并非公司經(jīng)營過程中產(chǎn)出的所有資料都能稱之為檔案。應(yīng)厘清檔案概念，才能在實(shí)際工作中知道該管理什么材料。只有社會或個人在社會活動中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式及載體的數(shù)據(jù)、信息和知識記錄，才能稱之為檔案。檔案具備原始記錄性、回溯性等特性。

（2）明晰管理范圍：檔案管理包括哪些？檔案管理涵蓋的范圍很廣，既可涉及品牌宣傳、合作榮譽(yù)、大事件等對外資料，也可覆蓋戰(zhàn)略規(guī)劃、投資運(yùn)營、業(yè)務(wù)評估等對內(nèi)材料。與此同時，文書規(guī)范性、離任審計(jì)、監(jiān)察資料、無形資產(chǎn)等管理性質(zhì)的資料，可以轉(zhuǎn)化為檔案的一部分；制度流程、企業(yè)文化等宣傳色彩的材料，也是時常被歸檔的對象。但并非將以上材料全部進(jìn)行歸檔就是對的；應(yīng)考慮公司實(shí)際需求，做到檔案范圍劃分科學(xué)合理。

（3）組織人員配置：檔案由誰進(jìn)行管理？檔案管理不是單打獨(dú)斗，而應(yīng)統(tǒng)一指導(dǎo)、分級管理。應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)擬定規(guī)劃、制度及實(shí)施方法，并在各部門配置相應(yīng)的兼職人員，負(fù)責(zé)本部門材料的形成及收集，同時還應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)。

（4）確定場地支持：檔案應(yīng)存放在哪里？在具備條件、符合需求的情況下，可將檔案放置在檔案室內(nèi)；沒有條件的情況下，也可以設(shè)置帶鎖的柜子進(jìn)行檔案歸置。

（二）開展工作

開展檔案工作，要求檔案管理人員具備耐心、細(xì)心的同時，又具備原則性，嚴(yán)格按制度、規(guī)則辦事。確立檔案管理的制度與流程是關(guān)鍵。應(yīng)在符合公司實(shí)際需求的基礎(chǔ)上，制定貼合檔案管理人員工作習(xí)慣的制度。可在擬寫制度及流程前，借鑒國家規(guī)范制度及優(yōu)秀企業(yè)檔案細(xì)則中的閃光點(diǎn)。一般來說，檔案工作的具體流程可分為：文件審核、文件接收、文件錄入、文件整理及歸檔、庫房整理。每塊細(xì)分類別下又有不同的注意事項(xiàng)。

（1）文件審核。專業(yè)性文件須經(jīng)生成部門進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)（哪些文件、原件/復(fù)印件、是否簽字蓋章等）；非專業(yè)性文件則審核其流程及內(nèi)容是否符合公司要求。另外，文件轉(zhuǎn)化成檔案的過程中，要站在檔案的角度，審核其是否完整、連續(xù)、有效。

（2）文件接收。交接雙方應(yīng)有文字性憑證，例如郵件或移交單等。應(yīng)記錄文件排列的順序及規(guī)格，確認(rèn)文件的頁數(shù)、載體類型、原件或復(fù)印件等信息。

（3）文件錄入。這是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，將直接影響后期檔案的利用效果。

（4）文件整理及歸檔。原則上按份整理，部分文件按套整理（如訴訟文件）；實(shí)行紙質(zhì)+電子結(jié)合的雙軌管理制度。例如，重要電子文件做到打印留底歸檔；存放時應(yīng)按照所屬公司、年度、類型依次擺放。

（5）庫房整理。庫房的整理及管理決定了檔案保存的完整性。

（三）后期利用

檔案管理不是將檔案整理完就算結(jié)束了。讓檔案有效流通及利用，才是檔案管理的終極目標(biāo)。檔案管理要建立查詢、借制度，讓檔案成果惠及員工。原則上由檔案部門對統(tǒng)一保管的檔案文件進(jìn)行利用，文件生成部門不得隨意將其生成持有的文件外借。檔案可通過原件、復(fù)印件、電子件、在線閱覽等形式進(jìn)行利用，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)文件借閱方式和檔案密級不同（公開、秘密、機(jī)密、絕密），制定不同的借閱流程。同時注意檔案歸還時不被涂改、保存完整。

事業(yè)單位電子檔案管理是一項(xiàng)長期工作，需要檔案管理人員付出足夠的耐心與努力。優(yōu)質(zhì)的檔案工作是正確決策的合理依據(jù)。