論項(xiàng)目需求管控前置帶來的管理提升

王昊 顧新橋 楊甲明 崔躍君 買淑貞

北京中電普華信息技術(shù)有限公司 北京 100192

1 年度需求與實(shí)際業(yè)務(wù)存在脫節(jié)

計(jì)劃管理是供應(yīng)鏈運(yùn)營管理的起點(diǎn)，是物資專業(yè)與其他專業(yè)的重要銜接點(diǎn)。科學(xué)的采購需求管理是計(jì)劃管理的重要能力，對整合采購量增加議價(jià)能力，提高響應(yīng)時(shí)效，提升需求部門滿意度，發(fā)揮供應(yīng)鏈整體協(xié)同效應(yīng)具有明顯的作用。

某電網(wǎng)物資公司在多年業(yè)務(wù)實(shí)踐中，采用年度需求協(xié)議儲備采購和批次采購雙輪驅(qū)動方式開展代理招標(biāo)采購業(yè)務(wù)。其中年度需求一年提報(bào)兩次，第一次提報(bào)時(shí)間為當(dāng)年年底提報(bào)次年的項(xiàng)目物資采購需求計(jì)劃，第二次為次年年中對第一次提報(bào)數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充和修正；批次采購為按季節(jié)或根據(jù)項(xiàng)目現(xiàn)場需要而開展的實(shí)際采購業(yè)務(wù)。

業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)多年以來，經(jīng)過不斷磨合改進(jìn)，已經(jīng)在采購效率和經(jīng)濟(jì)性上達(dá)到了較高的水準(zhǔn)，但由于年度計(jì)劃和批次采購間隔時(shí)間較長，從項(xiàng)目立項(xiàng)到最終執(zhí)行采購環(huán)節(jié)可能經(jīng)歷較長時(shí)間，原有需求也可能發(fā)生變化，因此已經(jīng)納入?yún)f(xié)議儲備的物資和最終物資需求將會產(chǎn)生較大的差異[1]。

2 需求管控前置

在“需求驅(qū)動，提準(zhǔn)增效，專業(yè)協(xié)同，精益運(yùn)作”的目標(biāo)驅(qū)使下，某物資公司決定開展項(xiàng)目需求管控前置暨統(tǒng)一項(xiàng)目需求提報(bào)平臺功能實(shí)施建設(shè)工作。通過信息化智能化手段，加強(qiáng)計(jì)劃管理的精細(xì)化、全局性，不斷挖掘數(shù)據(jù)資產(chǎn)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)物資計(jì)劃與專業(yè)管理業(yè)務(wù)的深度融合，從源頭帶動整個(gè)供應(yīng)鏈智慧運(yùn)營，高效運(yùn)轉(zhuǎn)，推動物資管理不斷提檔升級。構(gòu)建項(xiàng)目模板庫，打通項(xiàng)目源頭信息掣肘，統(tǒng)一項(xiàng)目需求提報(bào)形式，深化跨部門協(xié)同，通過滾動更新和智能提報(bào)的功能輔助，全程在線管理物資需求。

2.1 項(xiàng)目模板庫管理

構(gòu)建項(xiàng)目模板庫，針對典型性、通用性的項(xiàng)目信息及項(xiàng)目需求信息進(jìn)行模板化管理，通過直接引用工程項(xiàng)目典設(shè)、歷史項(xiàng)目成型信息和自定義維護(hù)三種方式創(chuàng)建項(xiàng)目需求儲備模板，為后續(xù)項(xiàng)目需求提報(bào)工作開展時(shí)為各級需求計(jì)劃填報(bào)人員提供參考。

2.2 需求計(jì)劃儲備及滾動更新

在項(xiàng)目可研批復(fù)后，需求計(jì)劃填報(bào)人員無須從頭錄入，可直接復(fù)用模板庫中的歷史工作成果，通過典設(shè)模板、歷年同類或相近規(guī)模的項(xiàng)目模板，以及自定義方式，在需求計(jì)劃儲備庫中快速建項(xiàng)，形成V1版本虛擬項(xiàng)目信息。

在V1版本項(xiàng)目信息的基礎(chǔ)上，隨著工程項(xiàng)目前期立項(xiàng)工作的不斷推進(jìn)，在項(xiàng)目綜合計(jì)劃正式下達(dá)后，以項(xiàng)目初設(shè)為基礎(chǔ)，結(jié)合規(guī)劃計(jì)劃系統(tǒng)項(xiàng)目信息，以及ERP-PS模塊正式維護(hù)的WBS架構(gòu)和掛接物料明細(xì)，對項(xiàng)目名稱、編碼、架構(gòu)、物料明細(xì)和供貨要求進(jìn)行修訂，形成V2版本真實(shí)項(xiàng)目信息。

在V2版本項(xiàng)目信息的基礎(chǔ)上，隨著項(xiàng)目設(shè)計(jì)的不斷深入，需求計(jì)劃填報(bào)人員對項(xiàng)目明細(xì)信息滾動修訂，不斷提高內(nèi)容的準(zhǔn)確性，形成V3版本準(zhǔn)確項(xiàng)目信息。

2.3 需求計(jì)劃智能提報(bào)

結(jié)合物資管理部們發(fā)布的年度批次采購計(jì)劃，按照項(xiàng)目物資供貨要求，系統(tǒng)向需求提報(bào)人員提出采購批次建議，實(shí)現(xiàn)物資需求計(jì)劃編制和批次上報(bào)的自動匹配。

在需求計(jì)劃庫向批次采購申請的轉(zhuǎn)換過程中，通過采購目錄嚴(yán)格校驗(yàn)采購層級和采購方式，實(shí)現(xiàn)兩級采購目錄的精確管控。預(yù)制采購計(jì)劃審查規(guī)則，提升審查效率甚至達(dá)到采購計(jì)劃免審的條件。

2.4 需求計(jì)劃多維分析與展示

進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、支持決策作用，不斷挖掘數(shù)據(jù)資產(chǎn)價(jià)值，開展多維度分析與展示。譬如，基于物資需求預(yù)測數(shù)據(jù)及各批次實(shí)際上報(bào)計(jì)劃，開展需求預(yù)測準(zhǔn)確度分析；基于項(xiàng)目可研階段信息、項(xiàng)目基建里程碑計(jì)劃、物資供貨周期、采購申請?zhí)釄?bào)時(shí)間、批次定標(biāo)時(shí)間等數(shù)據(jù)，可對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行全景分析，定位影響工程物資采購的問題節(jié)點(diǎn)。

3 結(jié)束語

在多年應(yīng)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)整體管控的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目需求采購的及時(shí)性和經(jīng)濟(jì)性長期存在與物資管理部門與項(xiàng)目管理部門之間，以往不同部門之間出于各自業(yè)務(wù)管控要求考慮，在項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行的理論過程和實(shí)際現(xiàn)實(shí)之間有不同要求。本次項(xiàng)目需求管控前置工作是以整體效率最大化的角度進(jìn)行的一次有益探索，將項(xiàng)目需求從源頭進(jìn)行歸攏，充分利用經(jīng)過沉淀的諸多歷史數(shù)據(jù)信息，通過統(tǒng)一的功能界面和一系列輔助性的智能化處理環(huán)節(jié)，在確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上簡化業(yè)務(wù)人員提報(bào)業(yè)務(wù)需求。