高校檔案信息資源開發利用的策略

李 屹

（山東財經大學燕山學院 山東·濟南 250000）

高校檔案資源是一種重要的資源，引發了公眾和社會的關注，其信息原始、真實的特點明顯，這就使其保持在獨特的地位當中。檔案屬于社會信息資源的一部分，為事業的發展以及經濟的發展做出重要的貢獻。社會也因此對檔案信息的需求有所增加，因此做檔案資源的積極開發有著至關重要的意義，可以更好的實現檔案的信息價值保證以。檔案工作的整體發展以三大工作為主要的社會發展體系，有著很強的操作性，通過社會各方面的利用，才能最終的使用發揮其實際的價值，提高社會經濟效益和社會效益。這需要找準檔案事業的落腳點，為社會上的各級人民群眾提供積極的參考憑證。國家檔案局提出了相關的三個體系建設理念內容是將資源利用體系進行重組、建設、完善，檔案基礎工作使得工作內容到位，檔案資源可以開發，保證工作生產過程中的社會經濟收益以及開發檔案資源的實際意義。

1 高校檔案信息資源開發利用

高校檔案事業也是高校工作的一部分，與高等教育的和諧發展存在著重要的聯系進行檔案管理期間必須將科學的發展觀作為指導依據，構建可持續的檔案發展管理策略。檔案資源具有歷史特征，記錄了學生的原始資料，它是獨一無二不能代替的，因此高校檔案管理人員在管理檔案過程中，必須樹立可持續的戰略發展思想，建立高效的管理方案，提升管理工作經驗，做管理意識的強化以及檔案資源的合理開發利用。另外也要保住檔案利用的可持續性以及對資源的永久性開發，更好的為高等教育發展提供服務，為實現高校資源共享奠定基礎。

2 高校檔案資源在開發利用過程中出現的問題

2.1 開發利用程度不夠

開發利用檔案過程中開發模式的局限性，導致開發程度不能滿足實際的需求，開發資源越多，用戶滿意度越大，利用率也就隨之提高，但是在目前的高校檔案開發利用工作當中，可以明顯的看出深度不足的現狀。開發利用者，將目標集中于日常的檔案管理事務，但是對方法的研究較少，高校檔案館的館藏資源需要進行深層次的開放，但是在對學生檔案信息的利用過程中，存在意識淡薄這現象，高校檔案的保管收集相對簡單，沒有將大的信息進行充分的錄入，利用率不高，改革創新是將檔案信息資源開發的重要方式，因此需要加強對檔案資源的可持續利用改革以及使用創新深化。

2.2 檔案管理人員的基本素質問題

進行檔案管理過程中，由檔案管理人員整理檔案資源，保證其可持續的利用，但是高效的檔案管理人員，年事已高，知識能力有限。不能滿足檔案信息資源的可持續利用要求。在科研過程中，存在誤區他們缺乏開發的勇氣以及變更的能力。這就使得檔案資源的開發利用受到影響，制約了檔案事業發展的新局面，對檔案資源的開拓，可持續使用造成困難。

3 高校檔案信息資源開發利用的策略

3.1 加強對學生檔案管理的宣傳教育

檔案意識是人們對檔案價值的認知，了解檔案的地位特征以及檔案的整體屬性。不同檔案工作者對檔案的理解有所差異，他們的檔案意識逐漸變化，為了將檔案進行規范管理開發，需要做檔案管理重要性的宣傳，從學生著手在學生入學時期對其進行知識的普及，進行相關內容的教育，做好檔案管理引導。

在新生入學教育階段組織參觀檔案館，開辟檔案知識專欄，以講座的形式讓學生初步了解檔案狀況，保持檔案意識，學習了解到相關的管理內容以后，他們可以了解到自己的言行舉止會被記錄在檔案當中，并伴隨終生。檔案約束可以幫助學生完善個人能力，促使學生茁壯成長，也對學生的成長起到監督和導向作用。在學生畢業之前，把檔案意識作為就業教育的重要內容，可以學生未來發展需要為切入點，將檔案個別使用案例進行特殊教育，使他們依靠畢業檔案完成工作尋找。讓學生充分認識內容、作用，了解到學籍和人事檔案之間的關系，檔案在工作調動、晉升定級、干部任用和求學深造的多方面功能，這就能幫學生進行檔案妥善保管引導，降低棄檔率，增加學校對檔案保管的可行性，消減保管檔案壓力。

3.2 充分發揮檔案資源的價值

進行高校檔案資源保管過程中，需要拓展檔案資源的應用價值，但管理的實用性以及檔案管理的范圍需要進行更加清晰的定義。在大學生畢業制度影響下，需要學生完成雙向選擇與自主擇業的就業機制，這也影響了學生檔案的功能。然而目前的檔案內容歸檔不夠完整，側重于個人的思想政治表現能力以及學習成績，缺乏對個人、創新、實踐、組織管理、社交心理素質以及誠信狀況的記錄。當前就業形勢下，學生檔案內容的建設需要結合用人單位的需求，保證檔案的全面性。反映學生素質的同時更高效的學生培養，為用人單位的人才考量提供幫助。

將檔案歸檔優化，防止學生錯失檔案服務時機，保證檔案的利用率和利用范圍。檔案工作的進行過程中，檔案材料分散于學校的各個部門以及導員的手中，學生離校后在集中歸檔整理，導致檔案利用者以及用人單位無法在第一時間獲取全面的學生信息。因此需要做檔案工作的時間調整，保證就業工作的超前性，打破傳統的檔案歸檔方式，形成新生入學的建檔工作程序。在校期間完成檔案補充，畢業前復核檔案內容，保證全過程對檔案控制和管理。學生檔案中心定期整理，保證檔案的完整性，分解集中檔案整理的工作壓力，檔案需要反饋學生的最新狀況，將檔案的價值完成時間的調整，保證檔案的利用率。也使檔案作為學校培養學生以及用人單位選拔人才的憑證依據。

3.3 高校檔案資源的信息化管理

做檔案資源的信息化管理，有階段性的完成檔案資源的信息化，建立檔案信息數據庫。針對館藏檔案完成案件條目數據庫的建設，設立快速有效的目標，逐步完善文件級條目，逐步實現檔案全文數字化。塑造檔案信息化核心，構建數字化的檔案館，直接將電子文件通過網絡進行接收。推進檔案資源信息的二次開發。研究檔案信息系統的形式，將檔案資源進行統計，做檔案的研究以及開發，使得檔案信息更為清楚的羅列，建立多種檔案信息發布的方式，構建電子文件以及數字文件系統之后，進行安全防護，完成計算機防火墻升級，將高校檔案資源進行分享。

4 結束語

進行高校檔案管理過程中，需要更好的實現信息資源的有效開發，完成對檔案的科學管理以及安全保管，做好重點的檔案信息資源開發利用，提升高校檔案的主體素質以及利用過程中的客體價值，保證利用的規范性。合理利用檔案服務體系，做檔案開發利用，保證對檔案的長期管理，另外需要各個檔案部門實施服務先行的戰略，將重要的工作職責不斷的探索，使得檔案資源更加充分的開發利用，符合信息化時代的步伐，適應人們對信息的需求。做檔案利用的開發統籌，使得檔案使用兼顧，相得益彰。