論圍繞培養六大核心能力開展秘書實訓教學

張 晨

（南昌工學院 江西·南昌 330108）

1 良好的表達能力

在秘書職業必備的核心素養中，良好的口頭表達是其中的一項關鍵能力。在信息化大發展時代，各行各業聯系日趨緊密，能有理、有據并流暢大方的進行工作匯報、會議發言、情況介紹、人際溝通等是秘書人員必須具備的素質。

而就實際所見，學生中性格內向、不善溝通的占較大比例，他們在課堂上不愿意主動參與練習，教學環節上也缺乏讓他們展示的機會，為改善這一情況，給予每位同學表達的機會，克服害羞心理，教學中特別設置以下兩項練習。

1.1 個人演講

演講是一項綜合性的表達練習，能夠充分鍛煉個人在公眾場合下針對某具體問題發表觀點、表情達意的能力，同時可以通過不斷練習改善性格內向、膽小的問題，能夠在公開場合自如發言。

為了學生能夠更好的參與演講訓練，計劃以“我的大學生活”作為主題，此話題貼近學生生活，每人的大學四年都會在生活、學識、三觀、情感等方面的有一定的成長和變化，因此有利于準備演講內容，在演講過程中也易于投入感情，引起聽眾的共鳴，達到更好的現場效果，從而增強演講者的自信心，使他們逐漸變得開朗健談。

1.2 辯論比賽

辯論是另一種鍛煉思維敏捷性和口才的有效形式，普通學生常常認為辯論活動專業性強、難度太大，容易產生距離感，一般很少參加辯論活動。現在將這一形式搬上課堂，在班級中舉行辯論賽，要求每個小組的成員都參與，辯題計劃圍繞秘書就業前景開展，就業與每個學生息息相關，大家從個人角度都會有不同的考慮和看法，通過辯論可以在不斷的思維交鋒中，開闊思路，換位思考，使道理越辯越明，同時有效提高口才。

2 扎實的寫作能力

人們常說寫作是秘書人員的看家本領，秘書每天都會處理大量的文書工作，因此必須具備扎實的文字功底，不僅要能熟練寫作法定公文，各類事務性文書，宣傳文稿一樣要得心應手。但是想要寫出主題鮮明、邏輯嚴謹、文字暢達、格式規范的文章不是一日之功，需要大量的寫作實踐與不斷的琢磨積累。結合實際教學情況，在秘書人才培養過程中，寫作練習量相對有限，部分學生的文字水平亟待提高。為提高學生對寫作的興趣，打消他們的畏難情緒，計劃將寫作融入教學項目之中，由易到難，不斷提高。

2.1 工作任務驅動練習

為使枯燥的寫作練習更有趣味性和代入感，計劃將其融入會務管理、接待訓練等教學項目之中，以工作任務來驅動寫作練習。例如在會務管理訓練中，根據任務要求擬定一系列相關文書，包括會議通知、接待方案、領導致辭、會議發言稿、會議記錄、會議紀要、宣傳稿等，從簡單、小篇幅的寫作任務入手，不斷規范公文篇章結構和格式、優化語言表達。在此過程中，由于寫作任務與實訓項目緊密結合，學生能夠有更大的代入感，可以在真實的工作過程體會公文的重要性和嚴謹性，切實提高寫作能力。

2.2 實踐公文處理流程

公文處理也是日常文書工作的重要組成內容。教學中將各個小組視為一個獨立單位，在任務過程中各組間溝通交流工作，實訓時給每組分發文件處理單和擬稿紙，讓他們真實體驗收、發文的規范流程，包括擬稿、修改、簽發、成文，以及收文、呈批、簽字、處理的全過程。這個練習不僅能夠讓學生感受真實的工作程序，還能鍛煉寫作能力，培養靈活處理問題，及時匯報的工作習慣。

3 周密的組織能力

辦公室作為職能部門，需要承擔起日常工作安排，以及組織、策劃各類活動的工作，要求秘書應當具備很強的統籌、細心、周全、隨機應變等能力，一方面妥善安排并組織實施單位的各項重點工作，一方面策劃重大會議、參觀交流、儀式、調研、典禮等活動。周密的組織能力需要在實踐練習中不斷演練和強化。

在實訓課中計劃通過舉辦大型的會務及接待活動來培養學生的組織能力。在班級中舉行一次行業年會，全面練習會議策劃、預算控制、會議邀請、接待，會場布置、物資采購、會務材料寫作、對接媒體、會間服務及會后宣傳總結全過程各項工作，綜合訓練學生的組織、策劃能力。

這項練習由全班共同參與完成，一部分同學作為會議組織方，承擔年會的發起、策劃及主辦工作，主辦方成立會務專項籌備小組，包括：秘書組、組織組、聯絡組、材料組、宣傳組、后勤組、安全組等，將任務落實到人，每位同學都負責一部分工作任務。另一部分學生則作為參會方，與主辦單位聯絡配合，根據大會要求提交參會回執和有關材料，參與會議。在實際演練中會出現突發狀況和問題，通過處理和應對復雜的情況來提高學生的策劃組織能力以及應變水平。

4 團隊協作能力

各單位中辦公室的樞紐地位決定了秘書要承擔起服務領導、協調部門、外聯交際等工作。辦公室工作是一個整體，各項工作不是單打獨斗，需要全體行政人員協同完成，秘書應當培養起善于團結協作的能力，其中包括兩個方面：一是作為團隊成員時，能夠服從安排，完成個人任務；二是作為團隊領導者時，能夠統籌指導，知人善任，帶領成員協同完成工作。

4.1 配合集體服從命令

身為團隊一員時，秘書要以團隊利益為先，無條件配合集體工作要求，保證有序性和高效性。在實訓課的全過程中，都以小組形式協作完成項目練習，每組即為一個小型公司，設總經理、分管副總、辦公室主任各一人，文員三人，小組每位成員各司其職，在訓練中擔任各自角色，在不斷磨合中逐漸培養起默契，要求職員角色能夠為團隊提出建議，也能夠無條件的服從總經理的工作安排，善于配合聽指揮。

4.2 善于領導發布指令

小組中的總經理在擔任團隊領導時，要培養大局觀，在充分了解成員各自能力和特點后，恰如其分的安排工作，發揮每個人之所長，最大化團隊工作能力，同時能在任務推進不順利時有效激勵成員，鼓舞信心，增強團隊凝聚力和認同感，做好團建工作，帶領本組成員達成任務目標。

5 辦公自動化技能

信息化時代秘書的工作方式日新月異，推陳出新的設備和應用在帶來便利的同時，也提出了新的挑戰，要求秘書能緊跟時代，不斷學習和應用各種辦公自動化工具。為提升文秘人才的辦公技能和應用水平，辦公自動化是一項重要的實訓項目，學生要熟練掌握常用的辦公自動化軟件及設備操作，包括office中的word、excel、powerpoint等應用軟件的常用功能、各種現代辦公設備的正確操作及一般故障的排除。

根據當前政府、企業的工作習慣，在匯報中不再單純依賴文字材料，對應用PPT展示提出了更高要求。因此在訓練項目設置上將PPT制作水平列為重點項目，要求學生以“我的家鄉”為題，綜合運用辦公軟件制作一份匯報PPT，原則上以簡單明了為主，文字、圖案排布恰如其分，其中以文字內容為核心，避免過多的色彩和動畫效果喧賓奪主，在此PPT的基礎上，每人做一次展示匯報。這項練習可以同時鍛煉學生寫作、軟件應用、口頭表達等幾項綜合能力。

6 分析解決問題能力

分析解決問題能力是決定秘書職業發展前景的關鍵因素，秘書不是傳聲筒，如果要實現更大的發展，必須善于學習，勤于思考，在工作實踐中累積經驗，面對各種復雜情況時能有自己的理解和判斷。這項能力是本文六項核心能力的基礎，有了獨立的思考，才能形成自己的思維體系，發表個人觀點，體現個人價值，同時這也是最難以訓練的能力。

課堂中學生能夠面對的問題和挑戰畢竟有限，與真實工作中復雜的情況也有差距，因此在實訓課上更多是傳遞終身學習的觀點，引導學生培養良好秘書職業素養，即具備與領導同事和諧相處，辦事細致，處事謹慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動并持久，具備較強的心理承受力和保密意識等，在情緒病逐漸成為人類健康的第二號因素時，秘書尤其要提高自己的情商和逆商，增強應對挫折的辦法和能力，善于自我激勵，化解工作中的負面情緒，成為思想成熟、心理積極健康的優秀人才。

7 結語

上述六種能力是秘書職業的核心競爭力所在，其中分析解決問題的能力是基礎，口頭表達和文字寫作能力是關鍵，要培養出合格的符合社會需求的高素質、專業化秘書人才，在秘書實訓中必須著力強化對這些能力的培養，通過人才輸出全面提高服務地方經濟社會發展和創新驅動能力，踐行立德樹人根本任務。