加強石化企業物資采購質量管理的措施

黃強(中國石油化工股份有限公司長嶺分公司，湖南 岳陽 414000)

0 引言

石油化工是國民經濟的支柱產業之一，石化產品與人們的生產生活密切相關，滲透到國民經濟的各個領域。石化企業生產規模大、連續性強，工藝技術復雜，運行條件苛刻，裝置設備處于高溫、高壓、高腐蝕狀態，介質易燃、易爆、有毒，采購的物資是否達到質量要求，直接影響工程項目建設進程，對其后期的安全運行也產生重大影響，從而影響企業生產效率和經濟效益。加強石化企業物資采購管理和質量控制勢在必行，本文從石化企業內部管控、供應商管控、第三方監造管控等展開探討。

1 石化企業內部管控

1.1 建立健全物資采購質量管理制度并有效運行

從制度上完善企業采購管控系統、供應商管控系統、質量管控系統等，制定切合實際的采購質量管理規定、人員崗位職責、采購合同執行管理規定、供應商管理規定、第三方監造管理規定等規章制度。加強各職能部門之間的協調運作，通過明確的責任監管制度對采購工作進行規范化，提高采購效率和質量管理水平。并制定獎懲措施，提高人員遵守制度的自覺性。

1.2 加強人員培訓與素質提升

企業優選責任心強、素養高的采購質量管理人員，并定期對其進行制度、業務和專業知識等方面的培訓，考核合格方可上崗。采購質量管理人員自己也要學習相關法律法規知識如產品質量法、合同法等，學習采購質量管理專業知識，提高自身素質，將知識運用到實踐中去。采購質量管理人員不能盲目追求采購物資的低價格，而忽視質量等其他方面的要求；不能受經濟利益誘惑，選擇不合適的供應商，任由低質量的物資流入。當然，企業也應考慮采購質量管理人員工作量，避免其顧不上質量管理。

1.3 做好物資采購策劃，強化招標過程控制，加強合同管理

物資采購涉及面廣、管控難度大，采購前需做好相應的調查研究和分析判斷，如項目需求、物資選型、市場供求關系及其趨勢、潛在供應商、物資的生產制造大環境、物資采購供應方式、物資采購供應節點、付款控制等，制定科學合理的采購策劃方案。在招標文件中應明確采用“綜合評標法”，細化評標內容，量化評分標準，規避由于“低價中標”造成的潛在質量風險，招標文件應經專家評審合格后掛網招標。通過一整套嚴格的程序，讓投標者在質量、價格、售后服務等方面相互競爭，實現采購質量的最優化。采購質量管理人員簽訂合同時應注意項目各項要求已落實清楚，重視其對物資質量、進度等的影響，簽訂后加強合同管理。

1.4 采購物資分類管控

根據采購物資的特性、重要程度、經濟價值等，確定其類別，可對物資質量實施A、B、C 分類管理[1]。A類物資為質量要求高、制造周期長、經濟價值高的設備材料，如加氫反應器、氣化爐、甲醇合成塔等，對這類物資應明確駐廠監造、供應商外委范圍等，明確主要質量控制點檢驗計劃；B類物資為質量要求較高、制造周期較長的設備材料，如一般壓力容器等，實施關鍵質量控制點檢驗；C類物資為不具備上述特點的其他設備材料，實施必要的到貨后的檢試驗即可。

1.5 加強到貨驗收、存儲及發放管理

建立到貨物資驗收、存儲及發放機制，設立必要的質量管理機構和人員，明確職責、工作流程、操作規程等，做到不驗收不入庫、不合格不入庫[2]。對重要物資，到貨后可由項目、采購、質量、設計、技術、生產等部門實施聯合檢驗。到貨驗收、存儲及發放也可打包委托具有資質的第三方進行。

1.6 ERP系統物資采購質量管理

企業資源計劃(Enterprise Resource Planning，ERP)系統物資采購質量管理以計劃與控制為主線，以網絡和信息技術為平臺，集物資需求計劃、采購組織實施、訂單管理、存貨管理、質量驗收、包裝運輸、貿易結算、現場管理等功能為一體，更加注重活動的流程化、系統化、規范化管理。目前各企業還需要根據自身實際情況進行融合升級，以便更好地實現采購物資質量的全流程控制，提高工作效率，規范管理[3-4]。

1.7 物資采購全生命周期管理

物資采購全生命周期管理不僅包括物資采購成本管理，還包括物資購買之后的成本管理，如維護成本、運行成本、故障成本等。物資采購在保證質量的前提下，應在成本與質量間找到平衡，既要防止質量與功能過剩，又要防止片面追求低價而忽視質量。物資采購全生命周期管理對降低物資采購總成本、提高物資質量管控能力、提升物資質量管理水平有重要意義，能夠使企業的管理體系更加全面、完善和有效[5]。

2 供應商管控

2.1 供應商考察、評定和選擇

合格供應商的優選原則可以包括：(1)質量管理體系認證合格并持續保持復查合格的供應商；(2)具有相應的生產資質和產品認證的供應商；(3)持有生產許可證并持續保持復查合格的供應商；(4)質量信譽好、價格合理、交貨及時的供應商；(5)首次提供的樣品經評定是合格的；(6)能持續提供良好的技術服務(包括售后服務)。

對于A類物資供應商質量保證能力的考察，應盡量采用現場考察的方式進行。現場考察時，應組織本公司采購、質量、設計、工藝、生產等有關人員參加。必要時可邀請第三方監造參加。現場考察人員負責組織對被考察方質量保證能力進行綜合評價，將相應的資料交予采購管理部門保存。對于B、C類物資供應商質量保證能力的考察方式，可根據物資對項目的影響程度，選擇下列方式：(1)優先選用現場考察、調查方式；(2)不具備現場考察條件時，采用信函調查的方式進行。企業采購部門向與本部門對口的擬定供應商寄送并回收合格供應商質量保證能力調查表。應要求供應商提供必要的證實材料：如營業執照、相關的資質證明、產品認證證書、產品檢測合格證明、體系認證證書等。社會信譽調查，包括售后產品質量等。

根據考察、調查的結果，符合要求的供應商。可以進行小批量試用，采購管理部門應就采購物資的質量及售后服務等，組織有關人員對采購供應商進行業績評價，在供應商業績評價過程中，應根據供應商特點，對試用情況、采購物資合格率、到貨及時率等進行定量評價，對無法定量評價的內容應進行具體的定性評價。

2.2 供應商的動態管理與重新評價

根據供應商資質、經營實力、生產規模、產品類型、行業口碑、履約情況等，建立供應商數據庫并進行分級管理。企業采購管理部門在物資采購過程中，應與供應商保持良好的溝通，與供應商建立質量管理協調機制，就有關物資設計方面的要求、質量問題、物資交付等及時進行聯絡和反饋。實施必要的物資質量回訪，可采用現場走訪、召開座談會、問卷調查等方式，搜集在用物資的質量狀況并及時向供應商反饋[6-7]。每隔一段時間，要進行一次合格供應商重新評價，主要是對供應商的資質、產品質量、交貨及時性、價格、技術服務、問題整改的及時有效性、自我改進能力、商業信譽等方面。通過開展動態量化考核，持續優化供應商結構，將質量體系不完善、反復出現質量問題的供應商進行通報乃至清理，提高供應商的整體質量。

2.3 加強對供應商監督

企業采購部可派遣設備工程師或委托第三方監造對供應商進行監督管理，A類物資進行駐廠監造，對設備材料制造全過程進行監督，隨時掌握供應商生產進度和質量狀況，必要時需對原材料、外購外協件進行駐廠監造，進行源頭把控。

鑒于目前大多數石化企業可外派技術人員有限且受設備制造專業方面限制，多選擇委托更為專業的第三方監造公司對供應商進行監督管理。第三方監造一方面監督供應商質量管理體系有效運行，一方面依照監造合同、監理大綱或細則、采購技術要求等對設備材料制造全過程或關鍵點進行檢驗。第三方監造的介入可有效避免和降低質量風險，如對供應商的監造前評價可及時發現無資質或不滿足要求的供應商、監造過程中可制止供應商因趕進度而忽視質量、制止制造過程中違反采購合同與技術協議，在監造結束后對供應商進行的后評價對采購質量管理人員起到很好的參考作用。

3 第三方監造管控

企業與第三方監造公司簽訂委托合同，約定監造范圍、雙方權利和義務、監造主要控制點、監造人員安排、監造報告提交、監造期限/地點/方式、驗收標準和方式、價格和付款、監造考核、監造質保期、保險、保密、爭議解決等。

對于駐廠監造，重點管控有：(1)采購部監造管理人員每次向第三方監造下達設備材料監造委托時應將相應設計文件、采購合同及技術協議等監造依據資料交給總監或其代表，從源頭把控，防止監造依據性資料問題造成漏檢、錯檢；(2)監造人員派遣前，對其進行面試，選擇符合要求且能勝任該監造崗位的人員；(3)要求第三方監造參加重要設備開工/預檢會，落實設計文件、ITP、進度計劃、相關工藝文件、材料等狀態；(4)監造過程中，采購質量管理人員應對現場監造人員進行飛行檢查；檢查人員是否在崗；核查人員的資質；檢查監造過程資料如監造日志、細則等的編制和填寫情況；檢查其他監造履職情況；(5)對監造方提交的報告、聯絡單等，采購質量管理人員應仔細審閱，及時對監造人員反饋的問題進行協調、答復，有利于推進各方工作順利進行；(6)要求監造人員在監造結束后編制對應每個供應商的監造總結報告或問題清單，在以后的采購質量管理中起到很好的借鑒作用。

4 結語

采購物資的質量對石化企業的工程建設、生產運營都極其重要，企業必須制定一系列制度和措施對采購物資的質量進行嚴格控制。物資采購質量管理是一項復雜的工作，也是一項持續的工作，本文探討了通過內部管控、供應商管控、第三方監造管控等加強采購物資質量控制，進一步提升石化企業物資采購質量管理水平，提高經濟效益。