利用數據透視表實現分類打印

王志軍

職場實踐中，我們經常會涉及將數據按單位分類分別打印出明細的情況，例如圖1所示的學情統計表，需要將學員總評成績按學校名稱和課程名稱分類打印，除了手工排序之后逐一打印之外，有沒有更好的處理方法呢？

我們可以利用數據透視表實現上述要求，具體操作步驟如下：

第1步：插入數據透視表

單擊數據區域任一單元格，切換到“插入”選項卡，插入一個數據透視表，在隨后打開的對話框檢查數據區域是否正確，確認之后會在新工作表創建數據透視表。將學校名稱、課程、姓名等字段拖曳到“行”區域，將“總評”字段拖曳到“∑值”區域，此時可以看到圖2所示的效果。

第2步：設置報表布局

切換到“設計”選項卡，設置報表布局為“以表格形式顯示”和“重復所有項目標簽”，點擊左側的“分類匯總”按鈕，選擇“不顯示分類匯總”。

第3步：設置字段設置

依次右鍵單擊“學校名稱”和“課程”字段中的任意單元格，打開“字段設置”對話框，切換到“布局和打印”選項卡，勾選“每項后面插入分頁符”復選框。右鍵單擊透視表，打開“數據透視表選項”對話框，切換到“打印”選項卡，勾選“設置打印標題”復選框，隨后可以進行打印預覽，就可以看到每所學校的學員成績都在不同頁中進行顯示了，效果如圖3所示。