圖書館論文檢索收錄引證委托單填寫研討

侯小紅

(太原理工大學 圖書館，山西 太原 030024)

1 論文檢索

論文檢索，也稱查收查引，是根據用戶需求，依據用戶所提供的文獻篇名、作者姓名、作者單位、期刊名稱、發表時間、卷期頁碼(或會議名稱、會議時間、會議地點)等相關信息，檢索其學術論文被SCIE、CPCI-S、CPCI-SSH、EI、CSSCI等數據庫收錄和引用的情況；并根據檢索的結果，出具蓋公章的檢索證明，以證明作者科研能力和水平，為高校和企事業單位科研評估、基金申報、職稱評定、成果鑒定、學位點申報等學術活動等工作提供客觀、準確的依據。

論文檢索是當今高校圖書館業務工作中的一項重要內容。國家對科研工作十分重視，近幾年論文檢索服務量很大，論文檢索人數和檢索篇數也在逐年遞增。筆者在論文檢索服務崗位工作十多年，為盡快、盡好、盡責地做好論文檢索服務工作，對近幾年開展論文檢索服務過程中，針對委托人提供收錄引證委托單存在的問題進行總結，旨在通過分享、交流與探討，進一步提高論文檢索服務工作的質量與規范化程度，更好地為高校與科研單位的教學和科研提供服務。

2 論文檢索服務存在的問題

檢索人員在檢索過程中，經常遇到一些問題，如委托人提供的收錄引證委托單上題名、卷期頁碼、作者名字，尤其是英文名字等錯誤信息；提供的地址和發文地址不相符；漏填很多信息，如合作者的名字、需檢索的數據庫等；委托單中出現文章重復的情況。這些情況需要檢索人員和委托人反復進行確認，不僅浪費 檢索人員的時間和精力，也延長了其他委托人的等待時間。

還有一種情況是在檢索過程中，經常出現一些委托人不規范的委托方式。有的教師由于和檢索人員較熟悉，直接打電話提出檢索要求，或委派學生進行檢索，有的憑借手機中的圖片要求檢索，說不清楚檢索目的、檢索依據和檢索內容。這些委托方式給檢索過程帶來不少困難，耽誤了雙方的時間。檢索人員在遇到這些問題時，會耐心地和委托人說明情況，說服他們根據委托單要求認真填寫委托單，方便自己和檢索人員工作，不影響其他委托人。

3 委托人提交委托單時填寫內容和注意事項

為了能夠準確地進行檢索，檢索機構會要求用戶認真填寫論文收錄引證委托單(委托書)的各項內容，并以附件的形式發給檢索機構或攜帶委托單的紙質版和電子版到檢索機構進行檢索。以圖1太原理工大學圖書館論文檢索收錄引證委托單(正面)、圖2太原理工大學圖書館論文檢索收錄引證委托單(反面)為例，介紹委托人填寫論文收錄引證委托單(委托書)時應填寫的內容和注意事項。

圖1 太原理工大學圖書館論文檢索收錄引證委托單(正面)Fig.1 Retrieval papers in the library of Taiyuan University of Technology include citation commission form (front)

圖2 太原理工大學圖書館論文檢索收錄引證委托單(反面)Fig.2 Retrieval papers in the library of Taiyuan University of Technology include citation commission form (back)

第一，委托人姓名和單位。委托人的中文姓名一定要填寫正確、清楚。如果檢索外文數據庫，委托人的姓名拼音、英文姓名和發文時所使用的外文姓名都應填寫上。委托人的所在單位、發文所署單位、包括要求檢索論文的時間范圍內委托人服務過的所有單位和地址(城市名，郵編)，包括所有單位和地址的英文名稱都要填寫清楚。若只檢索中文數據庫，英文可略。

第二，委托目的。委托目的包括職稱評定、項目申報/評估、申報獎勵、課題驗收、百人計劃、千人計劃、人才引進、申請學位等，填寫委托單時應標定清楚。因為不同的委托目的要求檢索的內容不同，如職稱評定、項目申報/評估、申請學位等委托目的，只要檢索收錄就夠了，若申報獎勵、百人計劃、千人計劃，不僅要檢索收錄、JCR(期刊引證報告)期刊分區和影響因子，還需要檢索論文被引情況。

第三，委托要求。委托人勾選需檢索的數據庫，外文數據庫主要有SCI-E、CPCI-S、CPCI-SSH、EI、SSCI等。中文數據庫有CSSCI、CNKI、萬方數據知識服務系統等。針對SCI-E論文的JCR(期刊引證報告)期刊分區、影響因子等，勾選需檢索的數據庫并填寫需檢索論文的收錄時間范圍。

開具期刊證明報告只開具中文核心期刊證明、SCI-E來源期刊證明和CSSCI來源期刊證明，其他的期刊證明報告圖書館不開具。

開具引用情況報告證明只開具SCI-E、CSSCI、CNKI這3個數據庫的被引情況。說明是否排除自引，排除自引時排除哪些人，有排除第一作者的，也有排除第一作者和通訊作者的，還有排除論文全部合作者的，這些一定要勾選并標定清楚。

第四，需檢索論文。委托人需提供檢索論文的篇數，完整填寫每篇需檢索論文的詳細情況，包括作者姓名及合作者姓名、文獻篇名、期刊名稱及年卷期頁等信息。針對每篇檢索論文，需要寫出檢索的數據庫。要求將需檢索的論文按發表時間降序或升序排列，或按被引次數升序或降序排列。若檢索外文數據庫，還需詳細提供每篇檢索論文的英文標題及其他英文信息。

委托人需到檢索機構現場實地檢索，并提交收錄引證委托單打印件。論文檢索委托量大時，須提供電子版文件。委托量少的，可當場出具檢索報告；如果委托量很大，尤其引用類證明，檢索人員會視檢索內容多少來確定檢索完成的時間，在完成檢索后，檢索人員會電話通知委托人領取檢索報告。

第五，委托依據。委托依據要求委托人在委托單上必須如實填寫要求出具論文收錄或引用證明的機構，如科技廳、教育廳、學校科技處、人事處等，提供檢索的依據。并填寫需提供檢索報告的依據來源：相關文件、通知公告的出處、網址等。檢索人員在檢索時將閱讀相關文件，核實確實需要檢索的內容。因為有些委托人不清楚需要檢索的內容，檢索人員根據委托依據，可按照相關文件的檢索要求內容來完成委托人的檢索報告。

第六，簽字蓋章情況。對于太原理工大學圖書館檢索機構來說，因為校內用戶是免費檢索，為防止委托人惡意亂開不必要的檢索報告，增加檢索人員的負擔，影響其他委托人的檢索效率，校內用戶在收錄引證委托單填寫好之后，需經其所在部門領導(包括處級、副處級)簽字，并加蓋部門公章后，方可持委托單到圖書館開具論文收錄或引用證明。未攜帶委托單就要求檢索的委托人，圖書館將不予受理。校外用戶包括校外高校、企業、科研機構等單位，無須所在部門領導簽字和加蓋公章，可直接攜帶填寫好的委托單打印件和電子版文件進行檢索。

第七，特殊情況。填寫完整清楚的委托單，將大大節省委托機構檢索人員的時間，也可保證檢索結果的全面性和準確性。若有時委托人有重要的事或獲取需檢索報告的信息較晚，時間緊迫無法整理出完整的需檢索材料，檢索人員也可特殊處理。一般會采取快捷有效的辦法，通過各種檢索途徑幫助委托人查詢檢索所需的論文，并出具相應的檢索報告。

4 結語

論文檢索是對科研人員撰寫的論文被國內外數據庫收錄和被他人引證情況的檢索，以真實客觀地反映其科研能力、科研水平而開展的一項信息服務。正規規范的委托方式、完整規范的論文收錄引證委托單是委托人必須提供的。只有合理規范的工作流程，才能高效開展圖書館論文檢索服務工作。論文檢索服務實際工作中，應不斷發現問題，總結經驗，這是提升圖書館論文檢索服務水平的必然之路。