檔案信息資源的整合與利用策略分析

卓淑清 梨樹縣發展和改革局科技信息中心

信息時代背景下，傳統的分散的檔案信息資源管理方式已經不能適應社會需求，如何深入的發掘檔案信息資源的潛在價值，完善檔案信息資源的管理程式，是檔案管理所迫切需要解決的問題。檔案信息資源整合因其可以解決現在檔案利用受限，實現檔案信息資源面向公眾的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我國檔案信息資源整合還不成熟，迫切需要完善。檔案信息資源整合和利用的基礎是能夠為每一個用戶構建一整套完善的虛擬信息體系，借助這一體系信息的需求方和提供方能夠及時的進行溝通和交流。

一、概述

檔案信息資源的整合和利用，是指用某些方法或技術使原始的異構，分散，無序和冗余的信息資源有計劃，通過有序組織信息整合，以形成有效集合。并使用最新的信息技術為不同的群體、不同的行業提供更加多元化的個性化服務。

二、當前形勢下存在的問題

（一）檔案信息資源自身的問題

檔案信息資源整合和利用的主要目的是為了滿足用戶的需求。為了達到這種效果，有必要將其盡可能地提供給客戶提供充分的信息并減少信息中的干擾因素。實現檔案信息集成的主要目的是實現平臺有效地管理信息資源。但在現階段，在存儲文件信息時，存儲結構相對單一，因此無法有效滿足用戶需要從多個角度進行選擇的需求。另外，文件信息的主要特征是保密性。在合并和使用檔案信息的過程中如何放置盡可能多的檔案的同時防止檔案信息泄漏。由于檔案信息本身的兩個性質導致的矛盾性問題對檔案信息的整合和利用產生了極大的困難。

（二）共享體系未得到完善

在此階段，構建檔案共享系統需要最先進的軟件技術和硬件技術。這就需要大量的人力、資金的投入。然后建立共享體系的收益很難在短時間內顯現。這就阻礙了檔案產業的發展。面對這種現象，要引導檔案行業的發展并使完整的檔案共享系統可以發揮特定的作用。必須是檔案信息共享體系在發展中得到一定的收益，用這項收益維護和管理檔案信息系統。

（三）檔案管理機制的問題

檔案信息的開發和使用當中涉及許多主體在此階段，檔案管理部門在檔案管理方面存在一些延遲。檔案文件在歸檔和移交過程中，有需要相關部門開出的憑證。這就限制了存檔信息的存儲和傳遞。現階段我國檔案管理體制實際上存在的主要矛盾為檔案的管理工作與檔案的查看權限并未進行有效的劃分，從而致了檔案信息資料并沒有得到有效的應用。

（四）檔案信息資料利用率低

目前大眾對檔案資料的認識嚴重不足，檔案管理人員缺乏檔案管理、存儲的知識，無法充分的發揮檔案信息的作用。因此，在檔案信息資料開發利用的過程之中要逐步的引導企事業單位如何全面有效的認識檔案信息資料的價值，通過利用已歸檔信息的來提高使用已歸檔信息的利用率。

三、現形勢下如何整合利用檔案信息

（一）有必要豐富收集和收集優質信息資源

檔案工作應滿足社會信息需求，并為經濟建設做出貢獻。檔案室有必要保存完整的、內容豐富的、存檔合理的和有價值的資料。因此改善檔案館內儲藏不足且類別單一、存儲質量不高的現狀可以進一步作為改善檔案室的信息資源的目標。

（二）加強硬件設施建設、做到與時俱進

檔案室是于開發和利用檔案信息資源的場所。加強檔案信息基礎設施建設，落實檔案信息工作的現代化是對歸檔信息資源的開發利用的客觀要求和必然趨勢。伴隨著社會各領域的快速發展，檔案材料與日俱增。隨著技術的不斷進步，文件載體也已紙質文件演變為更多形勢的檔案發展。當前，手工歸檔文件工作進度緩慢且效率低下。已經遠遠無法滿足當前檔案信息資源的開發，整合和利用需求。因此，有必要實現檔案數據的信息化管理。利用信息網絡傳輸。通過使用科學方法和先進技術讓檔案室作為接收和存儲檔案的“基地”。另外，檔案檢索工具用于記錄，搜索和報告檔案。形成電子目錄是用于管理和搜索檔案的工具。如果搜索工具不完整，結構松散，不匹配且不科學，則檔案信息也無法得到全方位的、合理的利用。

（三）逐步實施總體規劃和標準化體系建設

檔案信息建設逐步標準化，但是從質量上說，檔案信息管理系統的標準化建設是一個漫長的過程，只有在認真周全的計劃和詳細的執行策略完成后，才能最終實現的構造和預期的使用效果。根據有關的單位在各種類型的信息系統的標準化配置方面積累的經驗，可以將其分為四個步驟：第一步是將檔案管理與Internet相結合，技術專家和學者制定了檔案信息管理的總體標準。本標準涵蓋了用于建立檔案信息系統的技術術語。并在施工過程中采用整體框架結構；第二步是文件信息。信息網絡系統中使用的基本技術標準（例如基本網絡設計）實施系統內采用的既定標準，通信標準等；第三步是確定文件。信息系統管理準則完成部署后，第四步是創建相同的文件。信息系統采用的用于通信和共享的服務標準。施工完經過一系列標準系統后，歸檔的信息資源為檔案信息資源的進一步利用奠定了堅實的基礎。

（四）加強管理，促進各部門之間的合作

檔案信息資源的整合實質上是構建社會信息系統的一部分。在建立檔案信息系統的過程中信息系統作為一個整體，可以被各個部門共享。在某種程度上存檔信息整合的關鍵是將這項工作添加到我國整個社會信息的建設中。具體的實現方法如下：實現文件信息配置并作為電子政務變革的一部分，建立記錄管理部門。必須與其他政府管理部門的信息系統集成。允許將存檔信息輸入政府其他部門的標準線循環。其次，檔案館在建設過程中必須與其他公共服務部門合作。例如圖書館，人才服務中心和就業市場和其他部門進行了深入的合作，以形成本地信息交流。以文化交流為中心，以便來自特定區域的信息可以在這些區域中進行傳播，以提高使用存檔信息的效率。為檔案信息資源的共享和進一步利用奠定了堅實的基礎。