淺談基層內(nèi)控工作如何取得實(shí)效

馬焱 馬春林 王明建 權(quán)磊 青島雙瑞海洋環(huán)境工程股份有限公司

內(nèi)控體系建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，做好這一系統(tǒng)工程需要采用系統(tǒng)的方法來推進(jìn)。本文以SR公司為例，闡述該公司在進(jìn)行內(nèi)控管理工作中，結(jié)合實(shí)際情況，將內(nèi)控管理、業(yè)務(wù)流程、信息化系統(tǒng)和公司業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，促進(jìn)內(nèi)控管理有效實(shí)施，并取得良好效果。

一、領(lǐng)導(dǎo)帶頭，全員參與

內(nèi)控體系建設(shè)涉及面廣、系統(tǒng)性強(qiáng)，涉及各個(gè)部門、各個(gè)崗位和每一位工作人員，公司上下必須形成齊抓共管的工作格局。

公司領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)控建設(shè)工作的重視程度直接影響內(nèi)控管理的成效。SR公司領(lǐng)導(dǎo)帶頭落實(shí)內(nèi)控建設(shè)的相關(guān)責(zé)任，積極承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)防范第一責(zé)任人的職責(zé)，在整個(gè)內(nèi)控體系建設(shè)中全程參與、全力推動(dòng)、全面保障，帶動(dòng)其他班子成員和各部門自覺履行風(fēng)險(xiǎn)防范的分工職責(zé)。監(jiān)督部門對內(nèi)控機(jī)制運(yùn)行過程進(jìn)行監(jiān)督、考核和評價(jià)，各相關(guān)部門積極參與配合，制定相關(guān)工作制度，梳理工作流程，落實(shí)具體內(nèi)控工作任務(wù)，共同發(fā)揮內(nèi)控機(jī)制的作用。

二、梳理制度，規(guī)范流程

制度和流程是構(gòu)建內(nèi)控管理體系的基礎(chǔ)，只有制度得以規(guī)范執(zhí)行，才能逐步把內(nèi)控機(jī)制建設(shè)引向深入。

首先，為了促進(jìn)制度的有效執(zhí)行，SR公司將各項(xiàng)管理制度和審批流程進(jìn)行了全面梳理，把OA系統(tǒng)中各類業(yè)務(wù)流程與對應(yīng)的管理制度有機(jī)結(jié)合，在流程中融入制度的具體要求，建立起一系列既有實(shí)用性內(nèi)容，又有程序性要求的工作流程，做到“流程有依據(jù)、制度有落實(shí)”，使所有的工作行為都有法可依、有章可循。如業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請流程中對于八項(xiàng)規(guī)定的重點(diǎn)要求進(jìn)行提示，在操作界面上注明用餐標(biāo)準(zhǔn)、陪同人數(shù)、哪些餐品不能點(diǎn)等信息，能有效避免違規(guī)行為；在流程中增加審批金額范圍和審批層級等權(quán)限注釋信息等，便于業(yè)務(wù)執(zhí)行部門根據(jù)金額或事項(xiàng)判斷審批層級。

其次，為了避免審批環(huán)節(jié)遺漏，規(guī)范內(nèi)控審批與傳遞，SR公司按照崗位、環(huán)節(jié)之間相互關(guān)聯(lián)制約的原則，對每一項(xiàng)權(quán)力事項(xiàng)的分布、結(jié)構(gòu)、重點(diǎn)及運(yùn)行規(guī)律進(jìn)行分析，按照工作運(yùn)轉(zhuǎn)程序?qū)A系統(tǒng)中的流程按照實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序整合在一起，使相關(guān)聯(lián)的流程審批環(huán)環(huán)相扣，串聯(lián)成一條程序鏈。比如員工出差審批流程與出差費(fèi)用報(bào)銷流程的整合，招標(biāo)申請和評標(biāo)報(bào)告以及采購、外包申請與合同評審流程的整合等。

三、轉(zhuǎn)變職能，提升服務(wù)

傳統(tǒng)的事后檢查工作方法單一，不能對內(nèi)部控制進(jìn)行全方位、全過程的跟蹤監(jiān)督，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問題，從而無法把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

SR公司在內(nèi)控檢查中發(fā)現(xiàn)，有些問題的發(fā)生不是員工有意而為之，而是由于對制度流程不熟悉或缺乏相關(guān)業(yè)務(wù)專業(yè)知識，尤其是新入職員工，由于工作經(jīng)驗(yàn)不足或不了解公司制度和流程，導(dǎo)致工作效率低下，并發(fā)生執(zhí)行不規(guī)范的問題。因此，公司內(nèi)控管理部門調(diào)整了工作思路，在工作中融入服務(wù)理念，將工作重心前移，由過去的事后監(jiān)督檢查轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑爸笇?dǎo)培訓(xùn)，幫助各業(yè)務(wù)部門梳理工作中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，指導(dǎo)其建立制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，并組織開展一系列的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，讓業(yè)務(wù)部門先了解“做什么、如何做”，執(zhí)行一段時(shí)間后再檢查其是否按照要求做。通過這種事后監(jiān)督檢查與事前事中指導(dǎo)相結(jié)合的方式，實(shí)施全過程跟蹤，實(shí)現(xiàn)“同步”控制和突出“環(huán)節(jié)”控制，提升了降低風(fēng)險(xiǎn)的效果。

職能的轉(zhuǎn)變給內(nèi)控管理人員帶來不小的壓力，公司的內(nèi)控人員既不是專業(yè)審計(jì)也不是專業(yè)財(cái)會(huì)人員，不精通審計(jì)和財(cái)會(huì)知識，這給內(nèi)控管理工作的提升帶來一定難度。內(nèi)控管理人員利用監(jiān)審和財(cái)務(wù)工作合署辦公的契機(jī)，不斷了解財(cái)務(wù)、審計(jì)相關(guān)知識，重點(diǎn)關(guān)注財(cái)務(wù)工作中的關(guān)鍵控制點(diǎn)，以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)為思維發(fā)散起點(diǎn)，逆向追溯業(yè)務(wù)流程，深入了解業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，跳出流程看業(yè)務(wù)，解讀基層業(yè)務(wù)類型和工作方式，持續(xù)提升公司內(nèi)控管理工作；在提升服務(wù)的同時(shí)，內(nèi)控管理人員貫徹“嚴(yán)格要求、規(guī)范管理、合理監(jiān)控、審計(jì)同責(zé)”的工作方針，不斷提高自身職業(yè)素養(yǎng)，更好地提升內(nèi)控服務(wù)質(zhì)量。

四、信息控制，科技支撐

運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)內(nèi)部控制，以信息化為平臺(tái)，做到全流程跟蹤，全員化覆蓋，實(shí)現(xiàn)由權(quán)力防腐向制度防腐轉(zhuǎn)變，由外部監(jiān)督向內(nèi)部控制轉(zhuǎn)變，由人工操作向科技監(jiān)控轉(zhuǎn)變。

SR公司建立了ERP、SRM、PLM、OA、CRM等多套與經(jīng)營管理相適應(yīng)的信息化系統(tǒng)，促進(jìn)內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合。用信息化流程來固化業(yè)務(wù)處理，在系統(tǒng)流程設(shè)置中充分考慮內(nèi)控要求和權(quán)限設(shè)置，能實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的自動(dòng)控制，減少或消除人為操縱因素。如從SRM中的采購詢價(jià)評標(biāo)流程到ERP中的訂單、檢驗(yàn)、入庫、報(bào)銷一條龍流程，權(quán)限設(shè)置相分離，采購訂單由不同部門完成兩級審核，同時(shí)采購訂單差異監(jiān)控功能，可監(jiān)控采購合同金額與發(fā)票報(bào)銷金額是否一致，有效避免采購內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。生產(chǎn)訂單可直接查看每個(gè)訂單的投入產(chǎn)出情況，監(jiān)控物料使用和損耗情況是否合理。在SRM系統(tǒng)中建立采購業(yè)務(wù)過程控制，采購、生產(chǎn)等過程中發(fā)現(xiàn)的問題能夠及時(shí)反饋到供應(yīng)商評價(jià)體系；供應(yīng)商的準(zhǔn)入過程控制，通過運(yùn)用系統(tǒng)固化的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，最終確定供應(yīng)商的準(zhǔn)入資格；通過檢驗(yàn)及時(shí)率等考核指標(biāo)，能提高檢驗(yàn)工作的質(zhì)量和效率；通過SRM系統(tǒng)的自動(dòng)控制，有效減少了人為因素對供應(yīng)商管理過程的干擾，降低了舞弊風(fēng)險(xiǎn)。CRM中安裝調(diào)試外包申請與報(bào)銷一一對應(yīng)，可避免手工臺(tái)賬的錯(cuò)誤和舞弊；差旅費(fèi)報(bào)銷在CRM中實(shí)現(xiàn)，補(bǔ)助金額等由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，最終審核后傳輸至SAP實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記賬，避免人為計(jì)算錯(cuò)誤或記賬錯(cuò)誤。

在不同信息化系統(tǒng)運(yùn)行的同時(shí)，各種信息化系統(tǒng)信息可以互聯(lián)互通，并通過BI系統(tǒng)進(jìn)行整合，形成多渠道、多口徑、全方位數(shù)據(jù)管理，各類信息傳遞速度快速提高，管理清晰透明，為內(nèi)控實(shí)施提供良好管理平臺(tái)。

五、內(nèi)控與財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)相結(jié)合

切實(shí)發(fā)揮財(cái)務(wù)信息的預(yù)警作用，有利于確保各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行，防范和控制公司所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)得到安全、穩(wěn)健的管理。有機(jī)結(jié)合財(cái)務(wù)分析和內(nèi)控管理是完善企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制的有效方法之一。

SR公司設(shè)置監(jiān)審崗與財(cái)務(wù)部合署辦公，不但能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)部門“第二道監(jiān)控防線”的作用，強(qiáng)化以財(cái)務(wù)部門為核心的內(nèi)控管理模式，通過財(cái)務(wù)信息的引導(dǎo)和提示作用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和財(cái)務(wù)運(yùn)作中潛在的風(fēng)險(xiǎn)，將可能萌發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)化解；而且也彌補(bǔ)了監(jiān)審人員財(cái)務(wù)專業(yè)知識的不足，能有效解決內(nèi)控審計(jì)人員結(jié)構(gòu)單一導(dǎo)致審計(jì)局限性的問題。內(nèi)控管理人員通過對原始數(shù)據(jù)、憑證、票據(jù)等進(jìn)行日常性、規(guī)范化檢查稽核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理流程中的不足和風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)一步開展專項(xiàng)檢查，提出改進(jìn)措施，促進(jìn)內(nèi)控建設(shè)趨于完善。

六、總結(jié)

高速發(fā)展的企業(yè)，必須以良好的內(nèi)控管理為后盾，內(nèi)外兼修，才可能保持企業(yè)持久健康的高速發(fā)展。近幾年SR公司快速發(fā)展，也更加重視內(nèi)控管理體系的建設(shè)，防范業(yè)務(wù)發(fā)展過程中的風(fēng)險(xiǎn)。下一步公司將繼續(xù)完善內(nèi)控制度和流程，深入貫徹實(shí)施內(nèi)部控制體系，自我完善、持續(xù)改進(jìn)，不斷提升管理水平，保證內(nèi)控管理工作機(jī)制得以長效運(yùn)行，為高質(zhì)量發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。