對基層事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討

于澤 東遼縣衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)中心

當(dāng)前，我們應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作規(guī)范化作為一項(xiàng)關(guān)鍵課題，加強(qiáng)研究、探討與實(shí)踐。一方面，要客觀、深入認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的必要性；另一方面，要采取科學(xué)、合理的工作策略，以切實(shí)、有效提高檔案管理的規(guī)范化水平，以使檔案管理工作體現(xiàn)和發(fā)揮出更大的作用、價(jià)值。

一、基層事業(yè)單位檔案管理的問題

（一）人事檔案規(guī)章制度不夠完善

人事檔案在其個(gè)人晉升和其他一系列社會(huì)活動(dòng)中都起著十分重要的憑證作用，我們應(yīng)當(dāng)給予高度的重視。但是，個(gè)別基層事業(yè)單位的人事檔案管理制度明顯存在漏洞，不具備制度化和規(guī)范化。由于制度不完善，管理不嚴(yán)格，檔案管理人員工作落實(shí)不到位，造成很多嚴(yán)重的問題。如：有些個(gè)人信息前后不一致，出生日期填寫不一致，檔案管理人員沒有及時(shí)審查出來，嚴(yán)重的影響職工退休時(shí)間；有些人事檔案信息由于沒有及時(shí)收集、歸檔，而造成內(nèi)容的遺失和不完整，容易影響職工晉升等問題。

（二）檔案復(fù)合型人才匱乏

事業(yè)單位信息化建設(shè)需要以人才作為保障，特別是在檔案信息化建設(shè)過程中需要大量的復(fù)合型人才，其既對檔案信息化建設(shè)有所了解，同時(shí)也掌握一定的信息技術(shù)。但當(dāng)前這類人才比較缺乏，即使有檔案信息化復(fù)合型人才很多都被上級(jí)檔案部門“招致麾下”，難以進(jìn)入基層事業(yè)單位從事檔案工作。而檔案管理人才水平的高低直接影響基層事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享。加之，當(dāng)前基層事業(yè)單位對檔案管理人員缺少有效的培訓(xùn)和系統(tǒng)的職業(yè)生涯指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理人員缺少進(jìn)取心，對最前沿的檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技巧掌握得不夠熟練，難以對事業(yè)單位檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)與資源共享[1]。

二、提高事業(yè)單位檔案管理的措施

（一）實(shí)行電子化與紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合的方式

當(dāng)今社會(huì)正處于一個(gè)開放、包容的時(shí)代，信息化、科學(xué)化已經(jīng)逐漸成為我國主要的發(fā)展趨勢。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及，國家信息技術(shù)逐漸發(fā)展成熟，各行各業(yè)都在努力朝著更加先進(jìn)、更加高端的方向前進(jìn)。尤其是對檔案管理工作而言，電子信息化管理方式已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢，電子化與紙質(zhì)檔案的相互結(jié)合將成為未來檔案管理的主要形式。就我國檔案管理工作的形勢來看，目前已經(jīng)在進(jìn)行信息化改革，給檔案管理提供了新的技術(shù)手段，不但有效節(jié)約了檔案管理材料，減少工作成本的浪費(fèi)，使得工作質(zhì)量更加完善提高，這在當(dāng)前的相關(guān)管理工作中還沒有發(fā)生過的狀況。檔案管理人員要切實(shí)利用電子化檔案與紙質(zhì)化檔案管理相結(jié)合的方式提升檔案管理工作效率，利用電子檔案備案、紙質(zhì)檔案記錄的方式提升檔案管理水平。

（二）完善檔案管理制度規(guī)范

為了確保檔案管理工作能夠有條不紊地進(jìn)行，公共機(jī)構(gòu)必須完善檔案管理制度。在改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)制度的過程中，最重要的是能夠及時(shí)準(zhǔn)確的找出當(dāng)前系統(tǒng)中存在問題的地方，然后采取有效的措施進(jìn)行解決。將檔案制度的管理不斷優(yōu)化改進(jìn)，才能夠是工作更能夠順利的進(jìn)行下去，讓員工有法可依，保障檔案管理工作的合理標(biāo)準(zhǔn)化[2]。

（三）增加資本投資并引進(jìn)較優(yōu)越的管理方法

若要加強(qiáng)基層事業(yè)單位的檔案管理，應(yīng)該加強(qiáng)事業(yè)單位對于檔案管理工作的投入力度，在檔案管理中，有了充足的資金就可以對檔案管理設(shè)備和檔案管理軟件進(jìn)行及時(shí)更新，先進(jìn)的管理設(shè)備和檔案管理軟件不但可以有效提升檔案管理的效率，還對于檔案管理的規(guī)范性有著極高的要求，為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，工作人員應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對檔案管理進(jìn)行操作，可以利用檔案管理軟件導(dǎo)出電子文檔來對檔案進(jìn)行電子管理和備份，做好雙重保障。

（四）提升相關(guān)管理人員的綜合能力，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效運(yùn)用

在新時(shí)代的背景條件下，對于相關(guān)單位的檔案管理工作的優(yōu)化改進(jìn)的工作中，將相關(guān)管理人員的整體素質(zhì)能力提高是最關(guān)鍵的一個(gè)重要內(nèi)容。在檔案管理中，如果對檔案管理的機(jī)制體制以及設(shè)備都進(jìn)行了完善和改進(jìn)，而員工不具備專業(yè)的素質(zhì)，也會(huì)造成檔案管理工作的問題，只有具有優(yōu)秀和專業(yè)的檔案管理人員，才能為檔案管理創(chuàng)造更大的價(jià)值，還可以保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性以及可靠性。在檔案管理工作中，檔案管理的質(zhì)量是最為重要的，想提升檔案管理的質(zhì)量，首先要求相關(guān)工作人員必須具備專業(yè)的技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)。基層事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對于檔案管理人員綜合能力的培養(yǎng)，經(jīng)常對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)在招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)招聘高素質(zhì)、高水平并且能夠操作現(xiàn)代化設(shè)備的人員。檔案管理中重要的部分，還有對于檔案的保密工作，事業(yè)單位應(yīng)該有專門存放檔案的檔案室，讓檔案管理人員加強(qiáng)管理，對于進(jìn)出的人員必須做好詳細(xì)的登記，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況[3]。

三、結(jié)束語

綜上所述，在社會(huì)的不斷發(fā)展中，要重視事業(yè)單位的檔案管理，才能進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。另外，還應(yīng)該讓檔案管理工作與現(xiàn)代科技發(fā)展相連接，充分利用現(xiàn)代社會(huì)的信息化資源，加強(qiáng)對檔案管理工作設(shè)備的提升，并且還要通過加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)來強(qiáng)化檔案管理工作。