數字時代軍工企業的檔案管理新視點

甘丹 江西省軍工控股集團有限公司

為了積極響應國家號召，提出要大力推進信息化，推動軍工企業的數字化。軍工企業的數字化必然能夠促進軍工企業檔案管理實現數字化，而檔案管理的數字化又能夠為軍工企業的科研、生產以及經營管理工作提供大力支持，因此軍工企業檔案管理部門應該加快變革步伐，實現檔案管理的數字化。

一、軍工企業與檔案管理概述

（一）軍工企業

軍工企業指的是電子工業部、航天工業總公司、航空工業總公司、核工業總公司、中國工程物理研究院、兵器工業總公司、船舶工業總公司以及各省的國防工業辦公室所屬的企事業單位，主要負責軍事裝備、產品研制等任務。總的來說，軍工企業就是承擔國防科研生產任務，從事武器裝備研制及生產經營活動的企業，是國家的安全支柱。

（二）檔案管理

檔案管理又被稱之為檔案工作，指的是檔案室對檔案實體與檔案信息進行的管理工作，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、研究、利用等各個方面的工作。

二、軍工企業實現檔案管理數字化的重要性

（一）有利于提高計算機的利用率

雖然軍工企業認識到了計算機的便利性，但是在檔案管理工作中沒有充分發揮計算機的作用，只是用了一些簡單的功能，例如檔案的錄入、保存等，導致部分功能被浪費。

（二）有利于增強檔案信息的時效性

傳統的檔案信息處理需要消耗大量的時間，從錄入到利用中間的時間間隔較長，導致檔案信息失去了實效性，而利用數字化技術可以提高檔案信息的錄入與處理效率，使檔案利用者更快地查詢到這些檔案，有利于增強檔案信息的時效性。

（三）有利于檔案信息與最新技術接軌

當前，我國信息技術發展十分迅速，實現檔案信息的數字化有利于讓檔案管理人員時時刻刻關注信息技術的發展，使檔案信息與最新技術接軌，這樣不僅可以提高檔案管理質量，也可以促進信息技術的發展。

三、軍工企業檔案管理工作中存在的問題

（一）主動服務意識淡薄

當前，大多數軍工企業檔案管理人員的管理理念較為落后，在工作過程中仍然堅持傳統的管理思想，沒有意識到檔案信息的重要作用。但是在數字時代當中，檔案信息量十分龐大，且部分檔案信息是交叉的，如果仍然用傳統的管理理念開展管理工作無法有效對檔案信息進行分類和標記工作。同時，過去檔案管理人員認為檔案管理的重點是檔案文件而不是檔案當中的數據信息，缺乏數據意識，沒有深入挖掘檔案數據信息的重要價值。

（二）未充分利用數字技術

數字時代的出現打破了過去的孤島狀態，軍工企業的檔案信息利用也呈現出了新的趨勢。從整體來看，數字技術為檔案信息的開發利用帶來了更多機遇。而部分軍工企業沒有充分利用數字技術，沒有構建數字化檔案管理體系和檔案管理系統，導致檔案管理工作停滯不前。

四、數字時代軍工企業的檔案管理策略

（一）實現檔案資料的數字化

軍工企業應該意識到實現檔案管理數字化的重要性，樹立數字化意識。首先，各級領導以及各個部門都需要意識到檔案管理數字化的必要性，并積極參與到檔案數字化建設當中，起到良好的帶頭作用。其次，各個部門需要積極學習，了解檔案數字化的方法與技巧，部門之間也需要加強配合，共同推動檔案數字化建設的深入。此外，檔案管理部門應該科學應用數字技術實現檔案資料的數字化。檔案部門需要將現有的以文字、圖片、視頻、音頻等各種形式存在的檔案信息進行數字化錄入，并利用計算機進行檔案存儲。例如，檔案管理部門可以利用掃描儀器對圖片等信息進行文本轉換，之后上傳至計算機當中進行有效保存。同時，檔案管理人員應該提高認識，樹立數字化意識，將檔案管理重點放在檔案中的數據信息上，積極挖掘檔案數據信息的價值。

（二）構建計算機網絡體系

軍工企業檔案管理部門在完成檔案資料數字化錄入與存儲工作之后，需要構建一個完善的計算機網絡體系，從而為檔案管理數字化的實現提供保障。第一，檔案部門需要構建檔案數據庫，并將檔案數據庫分為重要電子文件數據庫、檔案全宗目錄庫、案卷目錄庫、檔案借閱利用數據庫、庫房管理數據庫、卷內文件目錄數據庫、案卷目錄庫以及檔案編研信息數據庫等多個小的數據庫，將檔案信息分門別類的存儲在這些數據庫當中，從而提高檔案管理效率[1]。第二，軍工企業檔案管理部門在構建檔案數據庫之后，不能讓數據庫局限于企業局域網當中，應該將其中一些非機密性的檔案上傳至互聯網當中，讓更多的人了解軍工企業的檔案信息，提高檔案利用率。例如，檔案管理部門可以利用超媒體技術、WWW 超文本技術構建一個與互聯網相連的軍工企業檔案網服務器，這樣就可以讓更多的網絡用戶瀏覽非保密性的檔案信息。

（三）加大對檔案人員的培養力度

對檔案管理人員進行培訓是加強檔案管理數字化建設的關鍵環節，所以軍工企業需要加大對檔案人員的培養力度，構建一支高水平、高素質的檔案管理隊伍。首先，軍工企業可以根據需求招納經驗豐富、掌握專業知識且具有信息、數字化等技術應用能力的檔案管理人員，優化檔案管理隊伍。其次，需要對現有的檔案管理人員進行專業培訓，提高檔案管理人員的專業素養。可以邀請檔案管理專家開設講座，也可以定期安排部分檔案管理人員進修，從而在豐富其管理經驗的同時提高其數字化技術的應用能力。

五、結語

實現軍工企業檔案管理的數字化具有重要作用，不僅能夠提高計算機的利用率、增強檔案信息的實效性，也能夠確保檔案信息與最新科學技術接軌，但是當前軍工企業檔案管理工作中仍存在主動服務意識淡薄、檔案信息的開發力度不足等問題，所以軍工企業應該根據數字時代的特點與要求實現檔案資料的數字化、構建計算機網絡體系并加大檔案人員的培養力度，從而安全、高效地開展檔案管理工作，實現自身的可持續發展。