解析高校政府采購內部控制

袁逸劍 浙江農業商貿職業學院資產處

高校發展中設備更新日益頻繁，采購工作任務也更為繁重，為保證采購質量，要高度重視支出管理，降低采購成本。但是我國政府采購制度尚不完善，內部控制機制存在明顯不足，降低了高校采購的合理性，阻礙了高校政府采購內部控制工作的有序開展。

一、高校政府采購內部控制特點分析

相關規范中，內部控制主要指制定制度、采取措施和執行規范程序防范并控制經濟活動風險，進而達成控制目標的行為。而高校政府采購內部控制制度與企業明顯不同，具有明顯的特殊性。

（一）復雜性

高校機構設置具有較強的復雜性，涵蓋了二級教學單位和多個職能管理部門，不同部門之間存在著密切的業務聯系，一個采購項目需要多個部門的共同參與，如實訓項室項目主要涉及使用部門、教務處、財務處和采購辦。

（二）廣泛性

高校常規采購項目數量多，覆蓋范圍較大，涵蓋了基建、預算、采購和資產管理等，上述內容均需列入高校內部控制工作。再者，高校內部控制中也必須重視組織機構的合理設置，包括部門內部的人員配置和重要事務的決策機制、內控隊伍建設和創建監督機制等諸多內容。

（三）合法性

高校物資采購應嚴格按照法律要求進行，不得違反法律規定，杜絕違法采購行為。在內部控制中尤其要關注采購預算、采購方式、項目評審和項目履約驗收，以改進內部控制的效率。

二、高校政府采購內部控制中的問題

現階段，高校政府采購內部控制存在著明顯的采購計劃不完善、采購流程不合理以及采購管理職責不明確等問題，具體如下所述。

（一）尚未制定科學的采購計劃

目前，我國高校政府采購預算機構崗位設置缺乏合理性，很多高校采購業務均采取財務部門和國資兩個部門共同負責的形式，財務部門主要的任務是預算編制，國資部門的主要任務是完成采購工作，工作過程中部門溝通不到位，學校無法按照規范要求開展采購招標工作，使得財務部門的計劃性預算受到較大的影響，國資部門隨意性較強，影響了采購工作的效率。

另外，采購預算編制缺乏科學性與合理性，采購預算工作中并未細分項目，也沒有制作集中采購目錄，削弱了采購的規范性和可靠性。預算編制工作中部門間溝通不暢，重復申報和采購問題較為普遍，降低了資源利用率。且預算編制中沒有采取措施應對突發性采購，在發生突發性采購時，其申報審批流程較為復雜，不利于預算管理的開展。

（二）采購流程不合理

如今，高校政府大宗貨物采購中并未提出硬性的公開招標規定，采購招標中的招標流程不完善。很多學校均可避開公開招標，出示招標文件后，以學校教學緊迫為理由取消招標，采購相對單一，該方式容易在采購中出現腐敗問題，特別是在大型采購項目中，采購中并未形成完善的競爭機制，如此就降低了采購質量，采購預算也有所增加。再者，高校政府采購中，辦理支付的流程尤其復雜，采購立項時，經逐級申報、論證、審批方可確認采購，財務部門支付前也應經資產管理部門、院系部門和領導的簽字審批，浪費了大量的行政資源，這也在一定程度上降低了學校采購預算執行效率。

（三）采購管理職責不明確

現如今，國資部門是高校政府采購中的重要執行者，采購中國資部門要參與到接洽和合同談判當中，其他部門與其相比較為被動。高校政府采購中，設備儀器采購所占比重較高，操作者是多個部門的工作人員。國資部門及其他部門間的溝通不暢，很多部門無法全面了解采購信息。國資部門普遍認為采購結束即完成任務，管理職責不明確。再者，國資部門的工作量較大，需要向使用部門透露供應商信息，而供應商供貨安裝后便與國資部門失去聯系，直接與使用者溝通交流，這樣極大地降低了采購競爭的公平性，對學校國資部門和紀檢監察部門產生了較大的影響，并且在日常工作中也需要承擔較大的風險。

三、高校政府采購內部控制問題的主要原因

（一）內部控制制度體系存在明顯不足

高校與企業組織形式存在較大的差異，一方面要完成教育學生的任務，另一方面還需取得科研成果，高校內部創建采購制度的難度較大，政策對采購制度的制定產生了較大的影響，制度建設尤其被動，限制了高校采購業務的發展，降低了內部調控機制的科學性與合理性。高校無法充分了解現行的政府采購政策，且受制于招聘人員，人才數量存在明顯不足。在高校政府采購工作中過于關注審批環節，并未重視內部調控。政府采購管理中機械地聽取各方建議，未深度考慮實際。且高校內部控制機制無法全面落實，不同部門間的采購機制也有所不同，按照上級指令的要求執行各項工作。另外，高校運營和發展的過程中尚未形成科學的管理機制，采購中忽視了個體差異，很多工作均流于形式。不僅如此，高校采購人員需要承擔多項工作，采購人員通常嚴格按照上級的指令采購，高校采購制度中的很多崗位并未落到實處。

（二）無法正確認識政府采購內部控制

高校領導層對內部控制的認識有所不同，過于關注細節，并未制定科學的采購控制制度，依然利用經驗主義開展內部控制工作。高校政府采購工作中，部分領導將內部控制等同于蓋章數量，認為蓋章的數量展現了內部控制的嚴謹性。部門負責人與供應商交流溝通后，可隨意更改調整招標文件和合同內容。除此之外，相關部門的負責人在采購中并未充分考慮預算。隨著高校教育事業的發展，高校有關部門也應該采取有效措施不斷完善內部控制。

（三）職責部門未按照要求建立問責機制

高校政府采購工作中涉及的部門較多，但是部門職責劃分不夠清晰，尚未建立完善的問責機制，出現違規問題后，容易出現相互推諉等問題，很多部門均不能主動承擔責任。如在學校生命科學觀擴建工程中，采購的物品較多，生命科學館所在的學員需要向學校后勤部門提出申請，但是基建部門認為，空調并不是基建項目中的內容，因此并未將其納入本年度高校預算。招標后，建筑人員方可進入現場施工，后勤管理部門依然以同樣的理由拒絕簽字，該種情況影響了項目驗收報告的完整性，阻礙了電梯系統等基礎設施安裝施工。且水電消防工作的進展也相對遲緩，進而對當年高校政府采購工作的進度產生較大的影響。

某些部門則認為采購管理工作應由采購部門負責，忽視了采購流程，不愿承擔本部門需要承擔的責任。與采購部門相互推諉，不愿在出現問題后承擔責任。該現象與落實部門責任過程中沒有明確具體要求有關。采購時，部門間的交叉無法明確主要責任人，又由于采購工作中需要投入較多的資金，故而頻繁出現相互推諉的現象，最終降低采購工作的效率。

四、加強高校政府采購內部控制的措施

（一）優化高校政府采購組織機構，確定崗位職責

高校應積極優化采購組織布局，成立決策機構、需求機構和執行機構等，決策機構需要完成審批采購管理方案及年度采購預算計劃、重大和突發事項的采購立項和審核工作，及時協調和解決政府采購中出現的重大問題。需求機構主要的任務是提出切實可行的采購建議，編制本部門的采購計劃和采購預算，合理保留采購中的重要材料，更加自信地應對來自決策機構、供應商和執行機構的質疑，組織開展項目驗收工作。設立機構的過程中，也要以國資部門為基礎下設執行部門，明確部門的崗位職責，如預算編制、選擇供應商、簽訂采購合同和驗收等多個環節，以此為基礎合理劃分崗位職責。

（二）正確認識高校政府采購內部控制

若高校管理人員和教職工無法正確認識政府采購控制的意義，則再完善的機構體系都無法展現該項工作的作用與價值。對此，高校必須正確認識采購內部控制的重要性。首先，定期組織全員參與培訓，認真學習政府采購制度和內部控制制度。其次，政府采購內部控制管理工作需成為常規考核當中的重要內容，密切考核與職工薪酬工資間的聯系，從而引導教職工積極參與內部控制的優化工作。

（三）建立完善的內部控制責任體系

考核中必須重視政府采購業務執行概況和部門負責人工作評價間的聯系，同時，優化和完善采購監督機制，高校領導、使用部門和國資部門的負責人應當切實履行自身的職責。發現內部控制問題后，內部審計單位要及時采取有效的控制措施，嚴肅懲處采購中的腐敗和違規行為。

五、結束語

總而言之，高校政府采購內部控制工作日漸受到人們的重視，受多種因素的影響，在內部控制中也存在著明顯的不足。為充分發揮內部控制的作用，工作人員需采取切實有效的應對措施，建立完善的內部控制責任體系，優化組織機構，確定崗位職責，以此推動高校政府采購工作的規范化開展。