探討如何做好辦公室督查督辦工作

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近年來，辦公室督查督辦工作逐漸成為人們的關注重點。目前，辦公室督查督辦工作中存在一定不足。這些問題的存在不僅限制著督查督辦價值的發揮，還可能干擾決策的推行及單位的正常發展?；谵k公室督查督辦工作的重要作用，探討辦公室督查督辦工作的優化對策具有一定必要性。

一、辦公室督查督辦工作現狀

結合當前辦公室督查督辦工作現狀來看，實踐工作中的不足主要體現為：

（一）方法選擇不當

在辦公室督查督辦工作中，方法的選擇與工作質量密切相關。結合當前現狀來看，部分單位仍然存在采用傳統方法開展督查督辦管理的現象。即由多名人員完成各項督查督辦任務，督查督辦各環節銜接、關聯不足。事實上，在督辦工作中，各環節的銜接、信息溝通極其重要。如各督辦人員未能充分開展信息共享，可能會產生重復工作、辦理效率下降等問題。鑒于工作方法的重要意義，宜通過對工作方法的更新，促進辦公室督查督辦工作質量的提升。

（二）工作流程不完善

辦公室督查督辦工作涉及進度計劃評估、工作反饋、考核等相關內容[1]。結合當前督查督辦工作現狀來看，部分單位的辦公室督查督辦工作流程存在一定疏漏，其督辦流程與實踐督查督辦要求存在一定差異。不規范的督查督辦工作不僅難以發揮良好的督導作用，還可能會影響單位的正常運營及發展。此外，對于部分經驗不足的督辦人員而言，基于簡化流程、疏漏流程的督查督辦，容易影響其督辦知識結構體系的構建。

（三）督查督辦工作效率低下

隨著督查督辦范圍的擴大及單位的持續發展，辦公室督查督辦工作內容逐漸增加。由于受到工作壓力、人員意識、工作積極性等因素的影響，部分單位的督查督辦工作效率相對較慢。對于單位而言，辦公室督查督辦效率的下降，容易造成大量督查督辦任務的積累，并限制督查督辦工作價值的發揮，形成一個惡性循環。因此，及時糾正上述問題具有一定必要性。

（四）督查督辦工作質量欠佳

在單位內部管理中，辦公室督查督辦工作，是保障各部門正常發展、促進單位運營發展的關鍵所在。但從目前辦公室督查督辦工作質量水平來看，質量低下問題較為普遍。例如，某單位辦公室督查督辦工作對各部門反饋工作的監管不足，導致部分部門在反饋項目、計劃實施狀況時，直接由相關人員代筆，部門負責人并未對反饋內容進行審查把關。上述問題的存在，不利于督查督辦工作作用的發揮。

二、提升辦公室督查督辦工作質量的策略

為實現辦公室督查督辦工作質量的優化，可將以下幾種策略，應用于實踐辦公室管理工作中：

（一）優化工作方法

在辦公室督查督辦工作中，工作方法的選擇，直接決定督查督辦工作對單位發展的支持作用。因此，可將工作方法作為一項重點，通過對方法的更新、調整，進一步發揮辦公室督查督辦工作的作用，為決策實施、單位發展提供可靠支持。

可行的方法優化、調整模式為：第一，責任制管理方法。為提高辦公室督查督辦質量，可利用責任制管理法取代這項工作中的傳統方法。即在初期階段，為督查督辦負責人制定明確的職責要求。在實踐督查督辦工作中，定期評估工作質量，識別辦公室督查督辦中的欠缺部分，并確定其對應負責人，要求負責人針對督查督辦內容進行合理調整、優化。第二，主動督辦方法。既往辦公室督查督辦工作方法以被動督辦法為主，即相關負責人按照既定要求被動開展各部門相關內容的核查與管理[2]。為達成優化辦公室督查督辦質量目的，可運用主動督辦方法替換被動督辦法，要求督辦人員積極主動參與到督查督辦工作中。遵循矛盾不規避原則，細化完成各項內容的審核、評估。從辦公室督查督辦成效來看，主動督辦方法不僅可促進這項工作價值的發揮，還有助于轉變督辦人員的工作態度，為專業督查督辦團隊的構建奠定良好基礎。

（二）構建完善督查督辦流程

在辦公室督查督辦工作中，督辦流程的完善性，可影響單位實踐督查督辦工作質量。為助力上述工作價值的發揮，各單位可將工作流程的優化構建納入辦公室督查督辦管理的重點范疇，通過對流程的調整、完善，保障單位的正常發展。

完善辦公室督查督辦流程的構建方法為：第一，需求評估及既往工作經驗評估。開展辦公室督查督辦工作優化的作用為：通過對督查督辦工作的調整，推動單位的良性發展[3]。對此，可在構建完善流程前，細化評估單位對督查督辦工作的要求。此外，還需將既往辦公室工作經驗作為參照，通過對工作記錄的分析及對督辦人員信息反饋的匯總等，確立有助于提升辦公室督查督辦流程完善性、合理性的意見。第二，建立完善督查督辦體系。在辦公室督查督辦工作流程的優化中，可將上述信息作為參照，合理補充、調整工作流程中的內容。例如，某企業在辦公室督查督辦工作改革中，按照先評估后優化流程，將辦公室督查督辦工作流程調整為：由企業領導層擬定督辦通知，并在通知中明確指出督辦部門、督辦內容、辦理時限范圍等信息。下發通知后，承辦部門參照相關要求細化落實督辦事項，制定相應計劃（包含各階段小目標、達成目標節點等信息），并嚴格按照計劃及要求內容開展實踐工作，定期向督辦部門反饋近期工作進度。在此期間，督辦部門采取聽取承辦部門工作匯報、現場查看等形式，動態收集承辦部門計劃落實相關資料。任務（項目）完成后，由督辦部門開展系統評價，并將辦理結果匯總至企業管理層。

（三）多途徑提高工作效率

隨著單位的發展及內控要求的升高，內部督辦任務也隨之增加。在這一背景下，如何提高辦公室督查督辦效率，已經成為辦公室督查督辦管理面臨的主要問題。對此，可參照提升工作效率這一目標，建立多途徑督辦工作效率優化體系：

第一，設置督辦事項重要性等級體系。各單位中不同督辦事項的重要程度不同。為避免因督辦人員短缺、工作壓力大等狀況而出現督辦事項延誤的狀況，可于辦公室督辦管理中設置適宜的督辦事項重要性等級體系。即從督辦事項與單位發展關聯、可能后果等方面，綜合評定督辦事項的重要性水平。對于重要性等級較高的事項，采取優先督辦原則，以保障這類事項的及時督辦。第二，構建并落實獎懲制度。督辦人員的工作積極性，是影響辦公室督查督辦工作效率的主要影響因素?；谏鲜鰻顩r，可于督辦人員群體中，推行適宜的獎懲制度，借助制度的激勵、約束作用，提升其工作積極性及工作效率。例如，某企業為督辦人員提供如下獎勵模式：對于能夠連續6 個月以上及時完成督辦事項者，可連續獲得3 個月當月工資1%-10%的獎金。

（四）強化辦公室督查督辦質量管理

鑒于辦公室督查督辦工作的重要意義，可通過對實踐工作的合理管理，助力督查質量的提升，可行方法如下：

第一，閉環管理。要求督辦部門嚴格按照閉環管理的要求，規范開展相關督辦任務的核查、管理。即按照制定辦理計劃、定期收集反饋信息、及時審核結項、考核評估的流程，確保督辦任務的辦理質量。第二，提供豐富學習培訓機會。在辦公室督查督辦工作中，督辦人員的知識儲備、督辦經驗，均與督辦工作質量密切相關。對此，可針對督辦人員這一主體，通過增加繼續培訓學習機會的形式，促進其專業知識儲備、督辦技巧等知識的拓展。隨著督辦人員個人能力的提升，單位辦公室督辦質量、效率等也可得到一定改善。例如，某企業不定期于內部開展督辦人員交流活動、表彰大會等活動，通過各類活動，為督辦人員提供豐富的交流、溝通機會，以便其能夠及時學習他人的優秀經驗、技巧。此外，在溝通交流中，督辦人員還可借助他人的經驗分享，掌握規避督辦質量問題的方法、提升督辦質量的技巧等。

三、結論

綜上所述，優化辦公室督查督辦工作質量具有一定現實意義。為了實現上述目標，可結合當前辦公室督查督辦工作中的不足，運用適宜方法，逐步抑制辦公室督查督辦工作中相關問題的形成。此外，還應注意結合實踐辦公室督查督辦工作的應用成效，于這項工作中引入更多行之有效的措施，以助力辦公室督查督辦工作質量的持續提升。