談ERP系統下采購業務內控關鍵控制點關鍵探索

董川 北京泰德制藥股份有限公司

一、ERP概述

在信息化時代，企業管理的重點是如何利用信息技術做好對信息的收集和整合工作，尤其要做好對企業自身運行狀態和市場信息的收集管理工作。為提高企業整體管理水平，可利用ERP進行管理。ERP指的是企業資源計劃，也就是對企業所有環節中的資源做好合理安排，包括對企業采購、生產、銷售等各種業務功能整合到信息平臺上集中化、綜合性管理。

二、ERP系統下采購業務內控和傳統采購業務內控的區別

采購是企業生產經營的基礎性業務環節，合理的采購不但可以保證企業產品生產的質量而且還由利于維持合理的存貨、降低生產成本。在傳統采購業務內控中，因為無法實現對采購業務全過程、全方位的監控，容易出現員工無比、資產不安全的問題。為避免企業資產流失，減少員工舞弊給公司帶來的傷害，構建ERP系統，將人的控制和機器的控制結合起來，實現對采購申請單、采購訂單和入庫單的自動化生產，簡化了采購業務流程，使采購業務內控變得更加方便和高效。

三、ERP系統下采購業務內控的關鍵控制點分析

（一）采購申請和采購計劃環節

合理的采購申請，以及制定科學的采購計劃是保證采購業務符合企業實際生產需要、避免大量存貨堆積、降低成本支出的有效手段。為避免盲目性采購，企業首先要結合自己實際經營情況制定合理的采購申請，在經過領導審批簽字后將采購申請表送到采購部門，采購部門根據采購要求制定采購計劃表。在這環節需要控制的關鍵點在于：第一必須合理設置審批的權限，即在ERP系統下，應嚴格設置請購業務批準程序，明確各個環節的審批權限然后分別審核。利用ERP系統設定流程限制，在上一道審批環節沒有簽字的情況下不可開展下一步操作。

（二）比價詢價、確定供應商的環節

在制定好詳細合理的采購計劃并提交、審核通過后，采購部門應在已有的合格的供應商名錄中進行比價挑選，若沒有合適的供應商則需要到市場考察，然后根據審批權限與流程確定最終供應商。在該環節需要注意的控制關鍵點是：首先應建立供應商評價管理體系，通過有效的評價審核機制來確保所選擇的供應商的質量，對于供應商的評價工作應由采購部門、質檢部門和倉儲部門共同決定。其次要注意加強對特殊物料的采購控制，應由專門人員進行特殊專業設備或配件的選購，對于價格上漲超限的物料則需要通過審批后才能確定是否購買。

（三）物料驗收入庫環節

在庫房驗收采購物料的環節，需注意對比實際采購物料和采購訂單上的要求是否相符，對于特殊的物料則需要由專門質檢部門完成審核。在該環節需要注意的控制關鍵點是：首先應對所有實際采購物料和采購訂單上的信息通過ERP系統進行審核，對于超出數量或超出限價、質量不符合的物料系統將自動拒收，可避免為降低采購單價而盲目加大訂貨量、導致存貨堆積現象的出現。其次，對于特殊的物料以及重要的物料應由專門質檢部門進行審核，避免員工舞弊和供應商以次充好現象的出現。在ERP系統下，對于特殊物料的驗收管理需設置指定的授權，只有授權人通過認證才能確認驗收。

（四）供應商開具發票和發票核銷環節

在企業生產經營管理中，通常會出現物料是入庫時間和發票開具的時間不一致的情況，這時就需要利用ERP系統進行發票核銷。在供應商提供的發票和入庫單核銷以后系統將自動將數據轉入到財務系統中核算，公司的財務部門需要做的是對采購提交的發票內容和入庫單內容進行核實，只要入庫單通過驗收人審核，入庫單和供應商提供的發票內容一致就可以通過審核，財務部門再登記入賬。這一環節的關鍵控制點是核銷崗位和入庫經辦崗位職務要分離開來。

（五）付款環節

在最后付款環節，即企業財務部門進行付款業務時，需要對采購發票和入庫單再次檢查核實，然后按照付款程序進行付款。在開具付款單之前應由ERP系統自動完成采購訂單、入庫單和采購發票的審核。在這一環節需要控制的關鍵點是：首先要重點檢查采購發票和入庫單的一致性，這也是保證采購業務真實有效的關鍵措施。其次應查看付款審批單是否通過了授權審批人的簽字。此外，在付款時7系統應設置限額，在限額范圍內可進行現金支付，若在限額以上則需要采用銀行轉賬或電匯的方式來轉賬，避免貨款在中間被截留或出現其他差錯而影響企業的信譽度和資金的安全性。最后，在職務劃分上，存貨驗收工作、開具付款單的工具以及存貨保管的工作需要分離開來。

四、結語

綜上所述，ERP系統在企業采購業務環節中的應用，首先是為提高采購環節內部控制工作的效率，另一方面是為避免人工采購業務內控方式帶來的紕漏，通過在系統內設置程序不僅高效完成了審核審批等工作，而且也減少了人工舞弊、供應商貨不對板問題的出現，更重要的是ERP系統的應用使采購業務環節的內部控制工作變得更加方便快捷，能實時追蹤采購計劃執行情況，極大地提高了財務業務效率，對于保障企業資產安全、降低采購成本具有重要作用。在ERP系統下為做好采購業務的內部控制工作，應在充分利用信息技術的基礎上在所有采購業務環節上實施關鍵控制，這是降低采購成本、保證采購貨物質量和數量的前提。