大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革研究

王春艷 濰坊學(xué)院

新的發(fā)展環(huán)境對(duì)于高校檔案管理提出了新的要求，所以高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思維，確保檔案管理工作可以為高校進(jìn)一步發(fā)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。但就當(dāng)前高校檔案管理情況來看，部分高校在檔案管理中存在著運(yùn)用大數(shù)據(jù)的意識(shí)相對(duì)薄弱、檔案管理工作者對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用能力不足、檔案信息采集設(shè)備較為落后等問題，這無疑影響了高校檔案管理質(zhì)量。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革

（一）檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

檔案管理觀念對(duì)于檔案管理工作者工作質(zhì)量有著一定影響，所以工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，及時(shí)預(yù)測(cè)檔案的價(jià)值，明確檔案保存過程中存在的問題，只有這樣，才能進(jìn)行檔案的收集和整理。與此同時(shí)，顧客提出服務(wù)要求之后，管理人員也應(yīng)當(dāng)根據(jù)顧客的要求來進(jìn)行檔案的查找與封存，以此發(fā)揮檔案管理的作用。

（二）檔案數(shù)據(jù)的采集、處理

在檔案信息收集過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照教育部門相關(guān)要求進(jìn)行學(xué)生信息的采集，并將所收集到的數(shù)據(jù)上傳到高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，根據(jù)數(shù)據(jù)源建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并提交高等部門。而且管理人員在檔案管理時(shí)也應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，刪除過期無用的信息數(shù)據(jù)，從而確保檔案信息的真實(shí)性。

（三）檔案數(shù)據(jù)的歸檔、保存

檔案的歸檔與保存工作對(duì)于檔案管理效率也會(huì)產(chǎn)生影響，所以高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)納入信息數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編碼，并記錄入庫(kù)時(shí)間，這樣可以確保后期檔案查找與更新的效率。

（四）檔案數(shù)據(jù)的安全性

針對(duì)電子化的檔案易受到外來網(wǎng)絡(luò)手段攻擊的特點(diǎn)，管理人員應(yīng)當(dāng)制定完善的網(wǎng)絡(luò)安全體系，保證檔案信息的安全性。不僅如此，電子設(shè)備存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的使用壽命和技術(shù)條件也會(huì)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全性產(chǎn)生負(fù)面影響。如果文件存儲(chǔ)方法不合適，也會(huì)影響文件數(shù)據(jù)的安全性，而保存文件信息的客戶端也是網(wǎng)絡(luò)攻擊的主要目標(biāo)，容易出現(xiàn)安全隱患。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理工作存在的問題

（一）運(yùn)用大數(shù)據(jù)的意識(shí)相對(duì)薄弱

近年來的實(shí)際情況表明，部分高校管理人員對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不清，沒有充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)處理海量信息、提高信息處理效率和信息處理質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。

（二）檔案管理工作者對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用能力不足

就目前而言，我國(guó)高校的圖書館檔案管理工作，還存在著檔案管理工作人員對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)使用能力欠缺的問題，許多高校檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)相對(duì)新穎的信息科學(xué)和技術(shù)的理解相對(duì)不足，部分高校的檔案管理工作者由于自身?xiàng)l件的限制，不能夠?qū)⑿碌墓芾砑夹g(shù)運(yùn)用到高校檔案管理中，這也降低了檔案管理質(zhì)量。

（三）檔案管理信息設(shè)備較為陳舊

在新的時(shí)代背景下，不僅檔案管理人員需要改變意識(shí)形態(tài)和工作概念和方法，完善技術(shù)水平，高校還必須加強(qiáng)資金投入，更新檔案管理信息設(shè)備，解決設(shè)備老化的問題。不僅如此，一些高效的檔案管理工作中，設(shè)備更新速度慢，許多設(shè)備停留在過去的臺(tái)式機(jī)計(jì)算機(jī)設(shè)備水平，導(dǎo)致高校的檔案管理工作沒有足夠的硬件支持。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革措施分析

（一）推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)

資金是高校檔案管理模式變革的重要支撐，所以在新的發(fā)展環(huán)境下高校管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案資金管理，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理工作的有效性。

例如，高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到充足的管理資金對(duì)檔案管理質(zhì)量的影響，及時(shí)建立“檔案管理專項(xiàng)資金”，并規(guī)定“該資金主要用于檔案管理設(shè)備的維修、更新以及檔案管理室的擴(kuò)建裝修”，這樣可以保證檔案管理資金的充足。不僅如此，管理部門也需要投入大量資金，積極構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，開發(fā)專業(yè)檔案管理軟件，提高查詢目錄和搜索引擎的功能，以此保證檔案管理的效率與質(zhì)量。

（二）建立現(xiàn)代化的檔案安全保障系統(tǒng)

安全系統(tǒng)是高校檔案管理工作質(zhì)量的保障，如果高校檔案管理部門能夠根據(jù)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)病毒以及其他影響網(wǎng)絡(luò)安全的因素建立完善的檔案安全保障系統(tǒng)，那就可以保證檔案管理與傳輸?shù)陌踩裕岣邫n案管理的安全系數(shù)。

例如，高校應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)病毒查殺工作，這是檔案安全的重要環(huán)節(jié)。并且管理人員也應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)團(tuán)隊(duì)對(duì)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行漏洞監(jiān)測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)安全漏洞就進(jìn)行漏洞的縫補(bǔ)，這樣也可以避免學(xué)生檔案信息的泄露。不僅如此，高校也應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大招聘規(guī)模，及時(shí)根據(jù)高校檔案管理的需求來進(jìn)行專業(yè)網(wǎng)絡(luò)人才的招收，并依據(jù)學(xué)校檔案管理情況對(duì)新招收人才進(jìn)行培訓(xùn)，這樣可以為檔案管理模式的變革提供人才保障。與此同時(shí)，管理部門也應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員在認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性的基礎(chǔ)上提高自身管理能力，從而提高檔案管理的整體工作效率。

（三）對(duì)檔案管理信息化設(shè)備進(jìn)行更新

目前，我國(guó)高校檔案管理質(zhì)量沒有明顯提高，因?yàn)楦咝５臋n案管理信息設(shè)備較為陳舊，導(dǎo)致檔案管理信息設(shè)備陳舊，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作任務(wù)沒有足夠的幫助。

例如，加大經(jīng)費(fèi)投入，為新信息管理設(shè)備的引進(jìn)和采購(gòu)提供必要的資金支持，使高校檔案管理設(shè)備能夠跟上時(shí)代的發(fā)展。同時(shí)，新檔案管理設(shè)備的進(jìn)口和采購(gòu)不能盲目被市場(chǎng)購(gòu)買，需要深入剖析自身檔案管理需求，并結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)專業(yè)人士的意見，努力最大限度地保證檔案管理設(shè)備更新?lián)Q代，進(jìn)一步發(fā)揮其最大作用。

四、總結(jié)

當(dāng)前高校檔案管理發(fā)生了巨大的變化，所以為了適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)正視大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響，并結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷創(chuàng)新檔案管理模式。