大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新分析

山東省青島市城陽區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心

近些年市場經(jīng)濟(jì)逐漸放開，機(jī)關(guān)單位的生存壓力逐漸增大。為確保單位穩(wěn)步發(fā)展，需要提高管理水平。檔案管理是一項極其重要的工作，受限于思想老舊與方法缺失，導(dǎo)致管理模式無法滿足時代發(fā)展要求。如此一來，機(jī)關(guān)單位就無法獲得充足的信息資料支持，以至于發(fā)展偏離正確軌道。久而久之，機(jī)關(guān)單位的競爭力勢必會下降，無法應(yīng)對復(fù)雜環(huán)境變化為扭轉(zhuǎn)這一局面，需要找準(zhǔn)檔案工作的薄弱點，以便找到應(yīng)對之法，推動機(jī)關(guān)單位向更高水平邁進(jìn)。

一、機(jī)關(guān)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）管理精度較低

機(jī)關(guān)單位檔案管理涉及多個方面，包括人員、財務(wù)等，這無疑增加了管理難度。雖然大多數(shù)機(jī)關(guān)單位都搭建了檔案管理體系，但管理工作仍由人員完成，難免不會出現(xiàn)紕漏，從而導(dǎo)致管理精度不足。在日常管理中，也會用到計算機(jī)設(shè)備，但僅限于檔案的存儲。當(dāng)有需要時，只能由人工來完成信息檢索，不僅效率低，出錯率還高。

（二）管理效率較低

在機(jī)關(guān)單位運行過程中會產(chǎn)生大量檔案，需要檔案人員在短時間內(nèi)將其分門別類。但由于缺少規(guī)范的管理流程，導(dǎo)致管理工作過于隨意，工作效率自然無法保證。在檔案應(yīng)用環(huán)節(jié)，由于手續(xù)復(fù)雜，導(dǎo)致檔案的價值無法充分體現(xiàn)。當(dāng)前，市場環(huán)境變化速度較快，機(jī)關(guān)單位為了滿足實際需要，會時常調(diào)整發(fā)展方針。但由于檔案分析不徹底，導(dǎo)致發(fā)展目標(biāo)存在一定偏差。

（三）管理方法落后

現(xiàn)階段，很多機(jī)關(guān)單位缺乏科學(xué)認(rèn)知，并未意識到檔案管理工作的價值，導(dǎo)致管理方法更新遲緩，甚至有些單位并未建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。如此一來，檔案工作只能依靠人工，不僅費時費力，還極易出現(xiàn)錯誤。很顯然，這種管理方法無法滿足實際需要。為滿足大數(shù)據(jù)時代要求，需要對管理方法進(jìn)行創(chuàng)新。

二、機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢較為明顯，可顯著提升檔案管理質(zhì)效[1]。一套完整的管理系統(tǒng)包括兩個方面：一方面，硬件系統(tǒng)。現(xiàn)階段，不少機(jī)關(guān)單位搭建了信息系統(tǒng)，在服務(wù)器的作用下，系統(tǒng)可正常運轉(zhuǎn)。但這種方式不能很好的完成管理目標(biāo)，為此需要進(jìn)行升級改造。機(jī)關(guān)單位要為系統(tǒng)增加工作站、虛擬服務(wù)器等設(shè)備，以提高系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)率。與此同時，提高線纜規(guī)格，確保信息及時傳輸。為避免檔案資料遺失、損壞，要強(qiáng)化系統(tǒng)的存儲功能。通過一系列操作，夯實硬件基礎(chǔ)。另一方面，軟件系統(tǒng)。機(jī)關(guān)單位的部門眾多，如何有效傳遞信息成為需要思考的課題。已具備軟件系統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位，要結(jié)合實際工作拓展系統(tǒng)功能。不具備軟件系統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位，要充分調(diào)研市場，從中選出最優(yōu)載體。在軟件系統(tǒng)中要具備自動復(fù)制、自動標(biāo)號等功能，這樣才能顯著提升管理精度。當(dāng)然，檔案管理系統(tǒng)要連接其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以確保數(shù)據(jù)收集全面。另外，軟件系統(tǒng)要具備較強(qiáng)的檢索功能，這對提高檔案利用率很有幫助。此外，在軟件系統(tǒng)的幫助下，檔案整合、調(diào)用變得簡便，管理效率自然會提高。

（二）加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新

常言道：“技術(shù)是第一生產(chǎn)力。”機(jī)關(guān)單位要重視技術(shù)創(chuàng)新，以提升檔案管理水平。云計算是一種高效的技術(shù)，可將其融入檔案管理中。在該技術(shù)的幫助下，數(shù)據(jù)分析時間被縮短，分析準(zhǔn)確率顯著提升。不得不說的一點是，云計算技術(shù)具有較好的控制力，可將零散檔案歸入正確位置。當(dāng)需要某一檔案時，可立刻顯示。去中心化技術(shù)也是檔案管理工作的得力幫手，機(jī)關(guān)單位要積極引進(jìn)及應(yīng)用。這項技術(shù)可實現(xiàn)兩個功能[2]：一是完成檔案轉(zhuǎn)移。以往檔案資料大多存放在硬件設(shè)備中，會占用大量的空間。空間越小，運行效率越低。一旦存儲空間不足，就無法保存數(shù)據(jù)信息。而利用去中心化技術(shù)就可解決這個煩惱，其會將檔案信息轉(zhuǎn)移至云盤中，以騰出設(shè)備空間。二是完成分散配置。在不使用檔案信息的時候，系統(tǒng)會將信息分別放至在設(shè)備節(jié)點，當(dāng)需要使用時，又可快速歸整。除此之外，云存儲技術(shù)對提升檔案管理水平有一定幫助。這項技術(shù)已發(fā)展多年，技術(shù)相對成熟。無論是檔案存儲，還是檔案調(diào)取，都極為方便。同時，還能有效避免檔案損壞及丟失，最大程度保證檔案的完整性。

（三）加強(qiáng)安全管理

只有檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運行，才能最大程度發(fā)揮功效，這就需要不斷提升安全防護(hù)等級。機(jī)關(guān)單位可從兩方面展開工作：一方面，為系統(tǒng)安裝正版殺毒軟件，并定期更新病毒庫。機(jī)關(guān)單位要安排人員負(fù)責(zé)此項事宜，定期開展病毒查殺，以保證系統(tǒng)的運行安全。如果發(fā)現(xiàn)病毒，要及時處理，并查找病毒源，避免問題再次發(fā)生。另一方面，設(shè)計系統(tǒng)使用規(guī)則，并嚴(yán)格執(zhí)行。機(jī)關(guān)單位要根據(jù)崗位重要性劃分優(yōu)先級，對于重要崗位，給予最高權(quán)限，對于一般崗位，給予瀏覽權(quán)限[3]。在使用系統(tǒng)時，不得連接外網(wǎng)，也不得連接個人存儲設(shè)備。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，要嚴(yán)肅處理，并在單位內(nèi)宣傳，以儆效尤。對屢教不改者，撤銷其權(quán)限。

三、總結(jié)

在大數(shù)據(jù)時代下，傳統(tǒng)檔案管理工作弊端日漸凸顯，無法滿足實際要求，因此需要改革創(chuàng)新。機(jī)關(guān)單位要培養(yǎng)全員科學(xué)認(rèn)識，加快信息化建設(shè)步伐。在建設(shè)系統(tǒng)前，單位要做好統(tǒng)籌規(guī)劃。除了投入必要的人力財力外，還要對市場環(huán)境有一個準(zhǔn)確的把握。在檔案系統(tǒng)中融入多項技術(shù)，以增強(qiáng)系統(tǒng)功能。在應(yīng)用系統(tǒng)時，要努力營造安全環(huán)境。在多措并舉下，打造行之有效的檔案管理模式，助推機(jī)關(guān)單位向更高水平發(fā)展。