基于建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的幾點(diǎn)建議

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建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理是建設(shè)工程管理的重要組成之一，對監(jiān)督工程的質(zhì)量和提高工程的管理水平具有積極的作用。規(guī)范化的檔案管理能提高檔案管理工作的效率，也有利于工程竣工后的備案整理。本文分析了建設(shè)項(xiàng)目在檔案管理方面的常見問題，探討了檔案管理規(guī)范化的必要性，并提出了規(guī)范檔案管理工作的具體策略和建議，為提高建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理水平提供了參考。

一、工程檔案的內(nèi)涵和重要性

工程檔案資料是指在工程建設(shè)活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產(chǎn)生于工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、前期準(zhǔn)備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)的全過程中的所有活動，并能直接反映工程建設(shè)活動的過程和成果。工程檔案既具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據(jù)和憑證；又具有自身的特殊性，即實(shí)體作業(yè)的技術(shù)依據(jù)，如使用、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建中的根據(jù)和設(shè)計(jì)、施工技術(shù)憑證等，它是工程建設(shè)項(xiàng)目管理過程的重要組成部分。檔案管理是否科學(xué)、有效對建設(shè)工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行起著舉重若輕的作用，它能夠?yàn)榻ㄔO(shè)工程提供查考的依據(jù)。檔案是在建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行的過程中直接形成，是完完全全的數(shù)據(jù)再現(xiàn)，是備查的第一手參考資料，客觀地記錄了建設(shè)工程真實(shí)的歷史情況，是最可靠的憑證。另一方面，它保留了最準(zhǔn)確的歷史痕跡，比如，有的資料是當(dāng)事人的親筆手稿，有的則是工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員的親筆批示和簽字；有些材料則是照片、視頻及音頻等，這寫都是檔案具有憑據(jù)作用的最有力證明。

二、項(xiàng)目檔案管理中的問題

（一）管理人員缺乏專業(yè)性

由于管理部門疏于對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案人員整體素質(zhì)較低，具體體現(xiàn)在檔案管理人員對檔案整理、編制、歸檔等流程以及檔案管理的相關(guān)條例等缺乏了解。在人員配置方面，從事檔案管理工作的人員隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)偏大，缺乏學(xué)習(xí)新知識新理念的主動性，缺乏提升自身能力的自主性。此外，從事檔案管理的人員流動性較大，導(dǎo)致一些實(shí)踐不能長期開展下去，造成人力、物力的浪費(fèi)。

（二）檔案移交不夠及時

按照國家的相關(guān)規(guī)定，在城市內(nèi)部進(jìn)行建設(shè)工程項(xiàng)目，需要向相應(yīng)的檔案管理部門移交項(xiàng)目的各種資料。但在實(shí)際工作中，大量的項(xiàng)目因?yàn)楦鞣N原因而沒有按時提交項(xiàng)目檔案及相關(guān)資料，這就增加了城市檔案管理單位的工作難度，不利于各項(xiàng)工作的順利開展。

（三）組卷中缺乏溝通，檔案的附加值較低

通常情況下，一個建設(shè)項(xiàng)目工程的竣工需要耗費(fèi)較長的時間，而工程檔案管理工作量會隨著施工實(shí)踐的增長而趨于復(fù)雜化。由此可見，如果參建各方缺乏溝通的平臺，且檔案管理人員沒有對工程項(xiàng)目施工的全過程進(jìn)行有效的監(jiān)督檢查，必然會造成檔案組卷不明確，參建各方缺乏檔案建立的工作頭緒，遇到問題就互相推脫，最終導(dǎo)致施工中許多重要環(huán)節(jié)缺乏完善的檔案資料，檔案附加值被降低。

三、提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效對策

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

對于項(xiàng)目檔案管理部門來說，則需充分認(rèn)識到現(xiàn)代化檔案的發(fā)展形勢，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際與長遠(yuǎn)目標(biāo)，以理論與實(shí)際相結(jié)合的原則，對檔案管理人員定期進(jìn)行技能培訓(xùn)。如制定切實(shí)可行的目標(biāo)，對經(jīng)費(fèi)進(jìn)行合理預(yù)算，定期開展崗位培訓(xùn)，確保檔案管理人員在邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐的過程中，有力提升自身業(yè)務(wù)水平。此外，還應(yīng)鼓勵檔案管理人員積極參加學(xué)術(shù)研討會，為提高自身專業(yè)能力創(chuàng)造條件、打好基礎(chǔ)。

（二）落實(shí)檔案管理責(zé)任制

建設(shè)單位要做好對工程的施工人員、技術(shù)人員以及檔案的相關(guān)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與集中培訓(xùn)的工作，不斷提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和綜合能力，并在督促檔案管理人員加強(qiáng)對工程技術(shù)規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高工作責(zé)任意識和安全管理意識。此外，要把工程的檔案管理工作作為一個重點(diǎn)項(xiàng)目，并納入有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍之內(nèi)，明確各個工程的承包人和檔案管理的責(zé)任人，保證各單位和工程的相關(guān)工作人員嚴(yán)格按照預(yù)先制定的合同協(xié)議與相關(guān)規(guī)定做好檔案文件和資料的收集、審核、整理、保存和歸檔工作，并切實(shí)保證每個工作環(huán)節(jié)的高效有序，再通過一定的責(zé)任追究制度和問責(zé)制度加強(qiáng)對各個環(huán)節(jié)工作的監(jiān)管。

（三）成立歸檔協(xié)調(diào)組，進(jìn)行信息化檔案管理

檔案管理工作必須貫穿于項(xiàng)目工程的全過程，鑒于其涉及部門廣泛，工作繁雜，因此，為了保證施工檔案能夠準(zhǔn)確及時地歸檔，施工企業(yè)應(yīng)該建立協(xié)調(diào)機(jī)制并成立竣工檔案協(xié)調(diào)小組。通常情況下，檔案協(xié)調(diào)小組可以有策劃部門、工程部門、建設(shè)部門、施工單位等參建方組成，而多部門參與協(xié)調(diào)小組是為了協(xié)調(diào)各參建方工作、保持項(xiàng)目竣工檔案管理為目的、把檔案管理工作貫穿于各個部門以及部門工作中。施工企業(yè)要遵循國家相關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一建設(shè)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和檔案信息歸檔儲存，以確保信息技術(shù)環(huán)境下，能夠全面收集和保管相關(guān)檔案資料。同時，為了方便檔案的查閱和利用，施工單位可以將所有電子文件通過網(wǎng)絡(luò)上傳的方式，建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

四、結(jié)語

總而言之，建設(shè)項(xiàng)目開展檔案管理工作，是促進(jìn)安全的重要保證，也是開展管理工作的基礎(chǔ)。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，需充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，并針對檔案管理工作中存在的不足，提出有效解決對策，以期促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。