歷史檔案收集和數字化管理研究

吳筱貞

摘? 要：歷史檔案是對歷史發展過程的事件、人物最真實的記載，對歷史和文化的研究具有非常重要的價值。但留存至今的歷史檔案的數量卻非常有限，而且還存在繼續被損毀的危險，所以加強歷史檔案管理已經成為刻不容緩需要解決的問題。尤其是在數字時代，應該充分利用數字化技術對歷史檔案進行整理和加工，從而更好解決傳統歷史檔案管理方式中存在的問題。

關鍵詞：數字化;歷史檔案;管理

我國有著悠久的歷史文明，記載歷史的各類檔案數量也非常之多，但各種原因導致大量歷史檔案損毀，很多珍貴的歷史檔案流失到了國外或者是散落在民間，收集和管理都存在很大的困難，所以加強對歷史檔案的收集和管理已經是迫在眉睫。如果不加以重視，將會永遠丟失這一珍貴的歷史文化資源，這對研究我國歷史文明和傳統文化也是非常不利的。

1 歷史檔案收集的意義和途徑

1.1 歷史檔案收集的意義。歷史檔案的收集是對我國幾千年珍貴文化資源的整合，對保護中華民族歷史文明具有非常重要的意義。一是有利于保護我國的歷史文化財富，因各種因素的影響，很多歷史檔案并沒有完整保留下來，到近代就已經損毀或流落到了民間;二是有利于國家當前和以后對歷史檔案的長久利用，歷史檔案是對歷史發展進程和歷史人物、事件最真實的記載，是學者們研究歷史最可靠的資料，只有加強收集和征集，才能夠滿足國家當前和未來的利用;三是有利于搶救歷史遺產和發展檔案館事業，盡快將散落的歷史檔案收集起來，采用科學的方法加以保管和管理，利在當代，功在千秋。

歷史檔案是我國眾多檔案的重要組成部分。館藏資源豐富與否、珍貴與否將決定著檔案館的貢獻和社會地位，而國家大型檔案館、博物館的館藏資源數量和質量則反映出了這個國家對文化的重視程度和文化的發展水平。歷史檔案的收集任務更多是落在檔案工作人員身上，所以應該將收集歷史檔案納入到檔案館的重要工作中，要認識到為廣大學者提供更多的歷史資料是檔案工作人員義不容辭的職責，檔案館收集歷史檔案有利于檔案館事業更好地發展。

1.2 歷史檔案收集的方向

歷史檔案的收集并不是盲目的，而是要分門別類、分區域收集，以保證收集的全面性。

一是收集散落在相關機構和組織的歷史檔案。根據革命斗爭的需要，中華人民共和國成立后不久，黨中央和國務院批準將北洋政府時期、民國政府時期以及汪偽政府時期的檔案從檔案館中抽調出來，由各級公安機關來統一保存。這是由當時特殊的歷史環境所決定的，雖然公安機關保存檔案安全性更高，但導致機關檔案的有機聯系被破壞了，甚至導致同一機構的歷史檔案被分散保存。

除此之外，十年動亂時期對民國時期檔案的損毀嚴重。國家在1981年正式要求各級檔案機關要將自己保管的明清中央機關的檔案都移交到國家第一歷史檔案館，民國時期的中央機關的檔案則統一移交到國家第二歷史檔案館，地方機關的檔案則相應地由地方檔案館繼續統一保管。經過幾十年的發展，全國絕大部分檔案館都已經完成了對這一時期歷史檔案的移交和接收工作，但還要繼續收集，直到全部收集完畢。

二是征集散落在民間的歷史檔案。從檔案的收集經驗來看，我國很多歷史檔案因為種種原因散落于民間，而保存這部分檔案的人屬于不同群體，既有專家學者，也有國家干部，還有一些商人和收藏愛好者等等。有些檔案被藏在非常隱秘的地方，而保管人已經不在世，甚至還有部分歷史檔案成為了廢品而被售賣。這部分檔案亟待人去搶救，而且任務艱巨，困難較多，情況也比較復雜。但是，只要有堅持不懈的精神以及合理的方法，還是可以將散落在民間的歷史檔案征集到檔案館中，要盡可能征集更多的散落在民間的歷史檔案到檔案館。

三是征集少數民族地區的歷史檔案。我國少數民族眾多，而且也有悠久的歷史，所以這些少數民族地區孕育了內容豐富的歷史檔案。這些歷史檔案很多都是保存在當地土著居民手中，尤其是族長、土司等人的后代，或者是當地人民手中。這里流傳的歷史檔案記錄著非常古老的事情，很多檔案都非常珍貴，是中華民族十分寶貴的歷史遺產。因此，要盡可能將這部分歷史檔案征集到檔案館，這對于研究各個民族的文化和歷史有著非常重要的意義。

四是征集散落在國外的歷史檔案。鴉片戰爭打開了我國的國門，先后有十幾個歐美資本主義國家軍隊踏上了中國的版圖，劫掠中國的財富。在這個過程中，我國大量的歷史檔案流落到了國外，其中有很多都是非常珍貴的檔案，是當世僅存的孤本。如果能將這些珍貴的歷史檔案征集起來，會使我們的歷史文化寶庫進一步充實。同時，追回原本屬于我們國家的歷史檔案也是每一個檔案工作者應有的責任。

2 歷史檔案數字化管理的途徑

隨著數字化技術的進一步發展，檔案的數字化管理模式已經逐步形成，這對優化檔案管理方式、提升檔案管理效率具有非常重要的作用。歷史檔案雖然時間比較久遠，而且絕大多數都是紙質檔案，但同樣適用數字化的管理模式。

2.1 建立歷史檔案數字化管理制度。任何管理活動中，制度建設尤為重要。一套完善、優秀的管理制度必然會促進歷史檔案管理水平的提升。數字化背景下，要加強歷史檔案的管理，需要建立數字化管理制度。為確保歷史檔案管理更加規范，要明確相關責任，確保網絡和數據的安全，要依照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的相關要求，立足于檔案館實際建立相應的規范管理機制。首先要建立健全檔案管理技術規范及業務流程，尤其是要細化電子歷史檔案工作的具體步驟和相關環節;其次要制定必要的安全措施，因為很多歷史檔案非常珍貴，所以即便是制成電子檔案，也要確保這些電子化的歷史檔案的完整性和安全性，必須要統一歷史檔案數字化管理標準，主要涉及檔案的整理、統計、服務以及各類技術方面的標準;最后要加強歷史檔案管理的法律建設。

雖然國家頒布了檔案借閱規則，但對于歷史檔案管理并沒有明確的法律條例，尤其是在數字化模式下，很容易出現檔案信息泄露等問題，所以應該明確歷史檔案的管理責任，責任要明確到個人，如有違反，則要追究相關人員的法律責任，情節嚴重的要依法追究其刑事責任。[1]

2.2 建立歷史檔案的數字化管理系統和數據庫。歷史檔案數字化管理平臺主要是指管理檔案的數字系統。歷史檔案數字化管理系統主要包含檔案數據存儲、文字檔案管理、圖片檔案管理、檔案下載、檢索查詢、瀏覽查看以及用戶管理這八個方面。除了建立數字管理系統以外，還需要建立歷史檔案數據庫。

一是梳理征集的歷史檔案，歷史檔案本身有其特殊性，在拆封歷史檔案的過程中要有明確的標注，對于頁碼和內容的缺失要標注清楚，這樣可以有效避免后面進行數字處理的時候出現混亂。在采用數字處理技術以后，同樣需要貼上卷宗或者是封面，這樣有利于后面的保存及查詢。

二是對歷史檔案實施數字化處理。要根據當地檔案館數字化基礎條件，采取不同的數字化標準和技術方案，還要注意數字化檔案后期的共享問題。

三是要對歷史檔案分類和編輯。數字化管理平臺下，用戶直接通過前臺操作，前期的分類和編輯必須要保證清晰、無差錯，以保證后續檢索的方便性、快捷性和準確性，提升歷史檔案利用的效率。在這個過程中，根據歷史檔案大都是繁體字和毛筆書寫情況，系統在識別這些文字的時候存在困難，應該采用人工輸入的方式來統一做成PDF版本，以保持檔案內容的原始性，減少錯誤，方便用戶的使用和后期的開發利用。

2.3 重視少數民族歷史檔案數字技術處理。少數民族歷史檔案數量眾多、類型多樣，非常珍貴，所以要加強征集和整理工作。

對已經征集的少數民族歷史檔案，要重視數字處理。在數字社會大背景下，數字技術在檔案管理過程中應用愈來愈廣泛，應重視開發少數民族的文字處理系統，比如說關于彝語、藏語等語言的數字資源庫，以有效提升少數民族歷史檔案的管理質量。

從當前少數民族語言發展情況來看，擁有自己語言的少數民族絕大多數都已經建立了語言數據庫，其中成效最顯著的就是蒙語、藏語和彝語，基本已經開發出了專門輸入方法，還開發出了本民族的語言分析軟件和子母機系統、圖書目錄管理系統等等。這些技術的進步和應用都非常有利于少數民族歷史檔案的開發、管理和利用。

與此同時，針對不同民族的歷史檔案，可以選用不同輸入方法來進行數字化處理，如掃描輸入、鍵盤輸入等方式，在此基礎之上將檔案數字輸入計算機中，建立少數民族的數字化歷史檔案資源體系。

3 結語

我國的歷史檔案記錄著中華民族發展的歷程，是祖先留給我們的優秀文化遺產，對研究歷史事件、歷史人物、編纂史志等方面有非常重要的影響，所以加強歷史檔案的收集和管理具有特殊的意義和價值，也是一個亟待解決的問題。

中華人民共和國成立以來，歷史檔案的收集、整理工作已經走過了70年，取得了顯著成效，但問題也很明顯。尤其是在大數據時代背景下，數字化技術在檔案管理領域應用得越來越深入，推動了檔案管理朝現代化方向進一步發展，這已經成為時代發展不可逆轉的大趨勢。我們對歷史檔案的收集和管理也要緊跟時代的步伐，重視歷史檔案的數字化處理和網絡化管理。可以相信，通過歷史檔案數字化管理理論與實踐研究的不斷深入，歷史檔案的現代化管理也必將進入良性發展的快車道。

參考文獻：

[1]吳瑞山.試論檔案法律責任[J].山東檔案，1996（4）：78.

（作者單位：廣東技術師范大學 來稿日期：2019-12-12）