高校電子新聞檔案管理模塊建設研究

黃夢華

摘? 要：本文以所在單位電子新聞檔案管理模塊建設為例，就專業檔案功能模塊建設準備、需求分析、功能設計以及實施和測試階段的重點工作內容進行了論述，指出系統建設應以資源合理利用、全流程管理、內容安全可控為原則，明確具體開發需求、著力做好歸檔流程設計及模塊試運行工作。

關鍵詞：高校檔案;電子新聞檔案;信息化工作

Abstract： At present，archivists has accumulated some experience in the construction of Archives management system，especially for electronic administrative documents management. However，in the construction of the management module of electronic business Archives，there is still little experience. Taking the construction of electronic news Archives management module as an example，the author discusses the key works of the functional module construction preparation，demand analysis，function design，implementation and testing stage，and points out that the system construction should be based on the principles of rational utilization of resources，whole process management and keep safe. At the same time，we should clarify the specific needs and focus on filing process design and module trial operation.

Keywords： University Archives; Electronic news Archives; Informatization business

高校新聞檔案是指校內外新聞人員在新聞采編、排版、審發過程中產生的關于新聞事實的報紙、期刊、審核材料、采訪錄音、筆記、影像資料等，經過整理、分類，交檔案人員保存的原始記錄[1]。

高校新聞檔案不僅是高校宣傳報道工作的歷史記錄，更是各個時期高校產、學、研發展的真實、系統的記錄[2]。因此，對高校新聞檔案進行規范化管理十分必要。

目前，國家層面尚無針對專業檔案的指導標準，在中國知網中以“新聞檔案”“高校新聞檔案”為主題詞分別進行檢索，也未見系統或功能模塊建設相關的學術成果。僅王馨藝[3]、李正平[4]、帥紅[5]、王紅霞[6]、王飛雪[7]、馬力媛[8]等從新聞數碼照片的管理、新聞檔案信息化工作的重要性，開展新聞檔案信息化的一些原則、注意事項等方面進行了論述，未深入介紹電子新聞檔案收集、歸檔及管理方法。

筆者所在單位漯河職業技術學院前期已建有檔案管理系統，實現了文書檔案的在線歸檔，在此基礎上，近期開展了電子新聞檔案管理模塊的建設工作，本文以電子新聞檔案為例重點闡述專業檔案管理模塊的建設步驟和要點。

1 電子新聞檔案特點

新媒體時代信息傳播的便捷性使得學校宣傳部門不再是新聞的唯一產生部門，有些部門甚至個人直接在網絡平臺上傳播與本校相關的新聞，學校網站、微信、微博、今日頭條等均已成為電子新聞傳播的常用渠道。形式上則有文字、圖片、音視頻，多種多樣、不拘一格。

同時這些新聞或留存于紙質載體上，或存于磁盤、光盤中，呈現出多主體產生、多平臺傳播、多形式存在、多載體保存等特點。

2 模塊開發準備工作

統一標準和流程。通過統一標準，實現不同系統之間數據互聯互通，開發電子新聞檔案管理模塊主要依據GB/T 29194《電子文件管理系統通用功能要求》、GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》、DA/T 47-2009《版式電子文件長期保存格式需求等標準》、DA/T 46-2009《文書類電子文件元數據方案》以及《數字檔案室建設指南》等標準。

明確系統建設的原則包括資源合理使用原則、全流程原則和內容安全可控原則。明確相關人員職責和分工包括檔案人員要與學校宣傳部門分工、電子新聞檔案產生部門或人員的歸檔等工作分工、負責系統開發和后期維護的部門或人員分工等。

3 模塊開發需求分析

需求分析的目的在于描述模塊的特性、行為，是后期開發時對模塊的約束。電子新聞檔案管理模塊的主要目的是接收、整理、保管、利用各類主體產生的新聞檔案，因此該模塊的基本功能按照GB/T 29194《電子文件管理系統通用功能要求》的要求進行設置。

4 模塊流程設計

模塊需設計的流程主要有利用流程、歸檔流程，其他編研流程、銷毀流程等。其中，利用流程設計較為簡單，主要是檢索、借閱、審批環節的流程設計。新聞檔案作為一類專業檔案，歸檔流程與文書檔案等其他門類檔案存在一定差異，因此是模塊流程設計的重點。

4.1 歸檔鑒定。歸檔鑒定主要是對歸檔的電子新聞是否在歸檔范圍內以及在歸檔范圍內的電子新聞保管期限進行鑒定。為確保歸檔鑒定的準確性，檔案部門需要與宣傳部門協作，根據國家有關文件歸檔范圍和檔案保管期限的規定，制定電子新聞檔案的歸檔范圍和保管期限表。

同時，注意將相關的元數據納入歸檔范圍。根據歸檔范圍和保管期限表對捕獲的電子新聞設置保管期限、開放程度，并生成檔號、歸檔目錄和備考表等。

4.2 格式轉換。由于電子新聞格式多樣，為確保文件能正確讀取與使用，需對歸檔文件的格式進行限定，根據國家標準GB/T 18894-2016以及《數字檔案室建設指南》的規定，對于非標準中規定的文本、音視頻格式應轉換為規定格式，在線調閱新聞的背景信息及過程信息時應可導出包含背景信息及元數據的壓縮文件。

不能被人工讀取和理解的元數據文檔，如系統信息、電子簽名信息等，應保存該元數據文檔的結構說明信息，或以注釋等方式在元數據文檔內加以說明。

4.3 預歸檔。預歸檔主要對已簽發的電子新聞及相關背景、過程信息、元數據進行收集、初步整理、封裝和固化，形成歸檔信息包。

文件收集主要將前期經過歸檔鑒定的新聞信息及流轉過程中形成背景、元數據信息流入檔案管理系統。對于紙媒上的新聞，應定期批量進行數字化加工，轉換為電子文件后導入系統中。

初步整理環節需要將收集的電子新聞及元數據根據內容結構存放至歸檔文件夾中，并按預先設置的命名規則生成電子文件號。電子文件號命名是電子新聞檔案管理中的重點工作，電子文件號采用以檔號為基礎，進行一定擴展的方式命名，歸檔過程中形成的歸檔信息包以電子文件號作為唯一標識。

封裝環節是將初步整理、命名后的電子新聞及元數據進行壓縮形成歸檔信息包，一條新聞形成一個歸檔信息包，一個歸檔信息包包含新聞辦理過程中形成的電子文件及其元數據。封裝結構一般是一個以電子文件號命名的歸檔文件夾，歸檔文件夾根據分類方案生成，可按照“分類號、年度、保管期限、部門代碼（或事項代碼）、件號”組成多級文件夾，最底層文件夾內存放歸檔配置信息、檔案背景和結構信息、辦理流程信息等元數據和對應的電子新聞及附件，包括文本、數據、圖像、音頻、視頻等多媒體文件。

初步檢測環節對歸檔信息包中的電子文件及元數據完整性進行自動檢測。對檢測不通過的文件模塊能夠自動提示存在問題并進行人工補充，因特殊原因無法補充則在歸檔配置信息中進行記錄，確保歸檔的電子文件與歸檔范圍及輔助配置要求相匹配。

檔案固化環節主要通過電子簽名、數字摘要等技術手段對歸檔信息包進行驗證，確保其不被篡改、破壞。

4.4 歸檔檢測及整理。歸檔檢測主要是通過專業檢測工具或系統集成的檢測模塊，對歸檔信息包進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測，記錄檢測時間、結果，并向檔案管理員反饋檢測結果。

歸檔整理環節根據需要，可對歸檔信息包進行排序調整、檔號更改、元數據補充及調整等操作，但不得修改電子文件和元數據的原始內容，而且需詳細記錄歸檔整理的操作人員、時間和結果等日志信息。數據經歸檔檢測、整理后便流轉至存儲設備中，正式進入檔案管理階段。

5 模塊開發實施及測試

模塊開發工作主要由第三方軟件公司實施，檔案人員需協助開發人員提供已有檔案管理系統的相關信息，主要涉及技術平臺、開發語言、運行環境、目前硬件配置，使用的數據庫以及數據結構等。

本文主要對高校電子新聞檔案管理模塊建設的大致步驟及每個環節中的主要事項如流程設計、電子文件命名等進行了闡述，以便從更細的顆粒度上勾勒模塊建設的樣貌，使之在這一方面的研究更為深入、具體，更有可操作性。

參考文獻：

[1]任曉晴.采編人員要養成建立新聞檔案的習慣[J].記者搖籃，2018（10）.

[2]徐海燕.新聞檔案管理必要性之探究[J].辦公室業務，2018（8）.

[3]王馨藝.試析高校數碼新聞照片的檔案管理——以中國人民大學圖片視頻中心為例[J].蘭臺世界，2017（21）.

[4]李正平.新聞檔案的信息化管理建設初探[J].中國報業，2019（1）.

[5]帥紅.加強新聞傳媒集團的信息資料建設工作的思考[J].新聞傳播，2017（12）.

[6]王紅霞.“互聯網+”時代新聞檔案管理與創新[J].辦公室業務，2016（7）.

[7]王飛雪.信息時代新聞檔案的創新與管理[J].辦公室業務，2013（23）.

[8]馬力媛.廣電新聞檔案管理信息化建設研究[J].檔案天地，2010（4）.

（作者單位：漯河職業技術學院? 來稿日期：2019-10-20）