基于4M1W的檔案管理定義公式研究

蕭落英 郗瀅 李湘雯 梁春華

摘? 要：為了更好地理解檔案管理定義，從檔案工作的4M1W方法入手，借鑒安達信咨詢公司提出的知識管理公式KM= （P+K）S，通過對比分析知識管理和檔案管理中各要素的相同點和不同點，推衍出檔案管理定義公式AM=（P+T+A）M，以期為檔案管理人員開展檔案管理工作提供借鑒和參考。

關鍵詞：檔案管理;4M1W;知識管理公式;檔案管理定義公式

Abstract： In order to better understand the definition of Archives management，this paper starts with the 4M1W method of Archives work and draws lessons from the knowledge management formula proposed by Andersen Consulting Company，KM=（P+K）S. By comparing and analyzing the similarities and differences of various elements in knowledge management and Archives management，this paper derives the definition formula AM=（P+T+A）M of Archives management，with a view to provide reference for Archives managers to promote Archives management.

Keywords： Archives Management; Knowledge Management; Knowledge Management Formula; Definition Formula of Archives Management

1 引言

檔案管理工作是用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務的工作。企業檔案管理工作是融合檔案專業、企業管理相關專業等多專業知識和技能的綜合性科研工作，在企業發展中發揮著特別顯著的“保障科研發展和支撐管理決策”的重要作用。檔案管理的定義是檔案管理工作的基石，厘清檔案管理的定義有助于從根本上提高檔案管理工作的質量，更好地發揮檔案管理工作在科研生產工作中的作用。

中國航發沈陽發動機研究所從檔案管理的本源出發，采用人（Man）、機（Machine）、料（Material）、法（Method）和流程（Workflow）的4M1W方法[1]，借鑒安達信公司提出的被廣為認可的知識管理公式KM=（P+K）S，分別對比分析檔案管理工作的4M1W與知識管理公式中P（People）、T（Technology）、K（Knowledge）、S（Sharing）各要素之間的異同，梳理出檔案管理工作的要素和流程，進而推衍出檔案管理的定義公式，以期提升檔案工作的效果和作用。

2? M與P的對比分析

M（Man）與知識管理公式中P（People）同指人[2][3]，人是知識管理和檔案管理的主體，也是客體，即人在兩項工作中承擔著相同的角色，但從事知識管理和檔案管理工作的具體人員又略有差別。

2.1 對比分析。知識管理和檔案管理中“人”要素的解讀既有聯系也有區別。知識管理工作的主體是知識生產者、知識共享者以及知識傳播者，而檔案管理工作的主體是檔案生產者（即檔案形成者）、專職檔案員、兼職檔案員，知識管理與檔案工作的客體同為使用者。

在知識管理工作中，人的因素決定知識能否被深度挖掘、充分共享、快速傳播、有效利用。在檔案管理工作中，檔案形成者的檔案意識、專職檔案員的能力素質、兼職檔案員的配合程度，以及檔案使用者與檔案管理工作者之間的溝通情況，都直接影響著檔案管理工作的質量。

人是知識管理與檔案管理的基礎，發揮著關鍵的作用，即人在兩項工作中的角色及作用相似。知識管理與檔案管理的人又略有不同，知識管理的主體之間并無明顯的界限，一個人可以既是知識的生產者，同時是知識的共享者、傳播者。而在檔案管理工作中，檔案的生成者和管理者為分工不同的兩類人員，檔案生成者負責收集、整理和初步立卷的工作，專/兼職檔案員對檔案進行管理并提供利用。

2.2 ∏型檔案管理人員能力素質模型。基于美國著名心理學家麥克利蘭于1973年提出的冰山模型[4][5]，得出了檔案管理人員的素質要求。[6][7]

以此為基礎，通過中國航發沈陽發動機研究所的調研及實踐，構建了∏型檔案管理人員能力素質模型，該模型將檔案人員的能力素質分基準性素質和鑒別性素質，基準性素質包括知識與技能，鑒別性素質包括角色定位、價值觀、自我認知、品質、動機，最終從專業知識、操作技能[8]、基礎能力、職業素質四個維度分別提出檔案管理人員應該具備的能力素質，從而有針對性地對檔案管理人員進行培養。

3? M與T的對比分析

M（Method，法）是檔案管理的技術與方法，M（Machine，機器）是檔案管理的平臺，而知識管理工作所需技術和方法以及使用的平臺構成知識管理的T（Technology，技術）的支持環境。

檔案管理中的M與知識管理中的T所包含的要素相似，技術、方法和平臺是知識管理和檔案管理工作的保障，優化技術、方法和平臺可以提高知識管理和檔案管理工作的效率。

但由于知識管理與檔案管理工作的差異性，要素包含的具體內容不同，知識管理的技術與方法集中在知識的挖掘、共享與傳遞方面，而檔案管理的技術與方法[9][10]是從檔案管理的各環節入手，分別針對各環節工作性質提出不同的方法，方法的種類相對較多。

4? M與K的對比分析

檔案管理的M（Material，料）與知識管理的K（Knowledge，知識）都是指管理的對象，顯然，檔案管理和知識管理的管理對象分別為Archives（A）和Knowledge（K）。

知識管理中的K和檔案管理中的A要素分析。知識管理對象中的數據、信息、知識與檔案管理中的數據、記錄、文件都屬于顯性知識的范疇，這些元素的性質相同，不同的是知識管理還包括對人腦中智慧的管理[11][12]。

人腦中的智慧應屬于隱性知識的范疇，因此，知識管理既管理顯性知識又管理隱性知識[13]，而數據、文件和記錄是知識資源的載體，是顯性知識的典型代表[14]，檔案管理相對來說是對顯性知識部分進行管理。因此，通過對比分析，檔案管理與知識管理的管理對象大致相同，但知識管理的研究對象多了隱性知識。

5? W與S的對比分析

W（Workflow）是檔案工作的流程，主要體現在檔案的管理，即M（Management，管理）、S（Sharing，分享）是知識的分享，即知識管理的流程。檔案的管理的流程包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案利用和檔案銷毀7個步驟。知識管理的流程主要包括知識識別、知識創造、知識獲取、知識搜集、知識適應、知識組織、知識應用、知識共享和知識轉化。

從知識管理流程與檔案管理流程步驟的對比來看，流程中步驟具有相似性。通過對步驟內涵的進一步挖掘發現，知識管理的步驟在檔案管理流程中都有體現。不同之處是用戶對于檔案的利用可能是間接的，但是對知識的獲取卻是直接的，將蘊含在檔案中的知識以共享的形式向用戶開放[15]。知識管理與檔案管理流程具有極高的相似度，知識管理中的知識應用和知識共享同時對應檔案管理中的檔案利用。

6 結論

采用4M1W方法，將檔案管理的4M1W要素分別與知識管理定義公式的各要素進行對比分析，可以看出，檔案管理與知識管理具有顯著的相似性和可類推性。借鑒認可度極高的安達信咨詢公司的知識管理公式，類比推衍出檔案管理定義公式是AM=（P+T+A）M。

AM（Archives Management，檔案管理）是以人為中心、以方法和平臺為基礎，以流程為保障，以管理與服務為最終目標的管理性工作。通過檔案管理定義公式，可以看出影響檔案管理水平的因素分別是人、方法和平臺、管理流程，因此，加強檔案管理人員的能力素質，優化檔案管理的方法與平臺，規范檔案管理的流程是提高檔案管理工作質量和水平的根本途徑。

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（作者單位：中國航發沈陽發動機研究所? ?來稿日期：2019-10-16）