建筑工程檔案資料管理中的問題及措施分析

毛鵬飛

摘? ? 要：建筑檔案的作用和價值日益凸顯。一般來說，建筑檔案是按照一定方式保存的具有價值的文字、圖片、聲像等材料，在建筑工程建設的過程中，其檔案能夠真實記錄施工狀況和建筑的全貌，對于國家來說，是非常寶貴的資料。而且對于建筑人員來說，建筑檔案是最直接、最有效獲取相關資料的途經，所以加強建筑檔案的管理對于建筑業的發展有重要的意義。

關鍵詞：建筑工程;檔案資料管理;措施

1? 工程建設項目檔案資料管理工作的內容

1.1? 對工程建設項目的綜合類文件和資料進行管理

建筑工程項目中的綜合資料主要是指項目施工的各種圖紙、項目變更的相關文件、工程建設過程中的各種合同、招投標文件等，除此之外還包括工程建設過程中的圖片、視頻以及錄音資料等。綜合類文件的管理工作是建設項目檔案資料管理工作的主要內容，對工程項目的順利開展和質量保障都有著非常重要的意義。

1.2? 建筑項目中水、電以及設備的安裝文件的整理

這一部分的檔案資料管理工作是工程項目建設的關鍵憑證，主要包括項目施工的測量資料、工程沉降位移的數據記錄以及工程測量的相關成果等。通過對這些資料進行整理和分類，能夠為工程項目建設過程中各種問題的解決提供有力的數據支撐，從而提高問題解決的效率，保障工程項目的順利實施。

1.3? 建筑工程后期的資料管理工作

工程項目后期的資料管理工作主要是對項目的驗收文件進行管理，項目的驗收文件不僅是工程項目安全性的重要保障，也是判定工程建設質量的重要憑據。項目后期的檔案資料管理對象主要包括工程質量檢測報告、質量勘察單位的檢查報告、施工單位的質量檢測報告以及設計單位的質量檢測報告等。

2? 建筑檔案管理過程中存在的不足之處

2.1? 建筑檔案原件缺少嚴重

對于建筑檔案管理來說，原件是基礎且最直接檔案構成部分，原件的損失對于信息查詢人員來說會增加工作的困難度，而且對于建筑工程考察人員來說也是極為不利的。當前，在建筑檔案管理中，原件的缺失非常嚴重，部分材料僅僅只有復印件，導致很多的建筑檔案難以完整收錄，影響了建筑檔案實際價值的發揮。原件的缺失是多方面因素導致的，可能是設計部門和監理單位僅下發了復印件，也可能是檔案管理責任人管理不利，原件在管理過程中被遺失。

2.2? 缺乏一體化的檔案管理模式

檔案管理在建筑工程中屬于獨立的部門，它需要和各部門緊密溝通，全面收集相關信息資料，從而實現統一化的管理。但是很多的建筑單位并沒有建立一體化的檔案管理模式，檔案內容管理界限不明確，促使部分文件由其他部門管理，很多檔案中的文化缺乏完善性，建筑工程的全貌難以通過收錄的檔案信息來呈現，分散在各處。

2.3? 檔案管理流程缺乏規范性

很多時候，檔案管理信息在完整的情況下，由于沒有規范化和嚴格化的管理流程，導致信息難以完整、準確記錄。如建筑完工文件編錄的過程中，沒有嚴格的操作要求，以及工作人員專業素質較差，沒有按照標準要求分類成冊，促使編制的目錄不準確或者是存在遺漏，一些工程中原件圖紙缺失，在后續查詢中無法獲取。此外，檔案管理在建筑工程一開始就需要設定原始文件的管理內容和格式，但很多建筑單位的檔案管理人員初期就忽略了對原始文件收錄的標準規定，致使施工的過程中經常修改和添加原件信息，導致檔案資料無法形成統一、規范的格式要求，這為后續檔案文件的組裝增加了難度。

3? 處理策略

3.1? 完善檔案管理制度

首先，建筑企業在具體開展檔案資料管理作業時，政府部門需要進行管理法規和管理制度的科學制定，在進行具體作業時，必須確保相關制度法規具有較高的可操作性，能夠更好地滿足建筑企業管理需求，確保企業具有更高的檔案資料管理能力。其次還需要針對工程建設檔案資料管理工作具體內容制定管理制度，去某相關制度能夠進一步滿足現代市場經濟發展需求，從而實現更高程度的規范化和科學化。例如，在進行具體作業時，為了進一步簡化現場管理人員具體工作內容，使其工作職責實現更高程度具體化合精確化，需要科學制定相關人員具體工作職責，最大程度實現責任到人，確保管理工作能夠進一步符合企業工程內容。最后，在具體工作過程中，檔案資料管理相關人員必須最起每個施工環節加強重視，確保能夠更為有效地管理檔案資料。因此，在進行具體施工作業之前，管理人員必須全面勘察施工現場，并以此為基礎，科學制定檔案管理工作計劃，在完成工程建設之后還需要進一步整理和分析相關資料，并對其進行科學有效的存檔作業。

3.2? 控制資料編寫過程

在管理檔案資料時，相關工作人員首先需要確保工程技術資料具有統一的表格樣式，在準備籌建項目時，相關工作人員需要嚴格基于工程具體特點進行竣工資料表格的科學制定，確保能夠最大程度滿足檔案管理部門以及當地行政部門管理規定。有效統一表格樣式能夠能夠在一定程度內簡化工程資料整理和編輯作業，他從而有效避免資料格式出現不規范和多樣化的現象。

其次，還需要全面收集整理施工物質資料，在進行建筑項目施工作業時，受到時間以及其他因素的不良影響現場施工物質，材料檢驗報告和出廠合格證通常很難與相關材料同步到達施工現場。基于此，現場管理人員必須確保及時收集復試資料，避免出現材料先用后試，對其工程進度和工程質量進行更高程度的保障。

在此過程中，企業需要設置專業人員跟蹤收集和整理相關資料，在進行具體作業時，第一步需要嚴格檢查到達施工現場的構配件和原材料，同時，對其實驗報告和材料合格證進行及時收集和有效整理。在具體應用相關材料之前需要審核廠家提供的實驗報告和合格證書。

3.3? 重視工作人員專業素養

建筑施工企業在進行具體工作過程中，如果確保更為有效的開展檔案資料管理作業，必須對現場管理人員進行系統的專業培訓，確保相關工作人員能夠全面把握檔案管理流程。在完成培訓工作之后還需要對其進行一定程度的技能考核，只有確保滿足作業需求之后才可以具體參與檔案管理工作，最大程度實現持證上崗。在此過程中，如果要確保檔案資料管理，實現更高程度的合理化，需要對檔案資料管理工作人員進行業務培訓使其能夠進一步明確具體工作流程，掌握更為專業的操作步驟，保證檔案管理內容完全符合施工內容。

3.4? 科學應用現代技術

現代科技的高速發展為我國建筑單位管理工程檔案資料提供了新的技術，管理技術逐步實現更高程度的信息化，在具體進行管理作業時，相公，工作人員可以利用信息技術和計算機設備管理檔案資料，通過科學構建管理平臺，在企業內部構建信息庫，確保企業管理逐步實現更高程度的信息化，滿足企業發展大趨勢。通過應用信息化技術和計算機設備的編制建筑工程施工作業中各環節產生的具體數據和資料，確保管理人員能夠更為便捷的查詢相關資料，進而使管理人員具有更高的工作效率和工作質量，有效推進企業建設。

4? 結語

檔案在建筑工程中發揮著憑證以及參考等重要作用，在現代化建筑工程發展中，檔案的管理是不可缺失的工作內容。但當下，建筑單位在檔案的管理中存在原件缺失、管理不規范等問題，影響了檔案價值的發揮。要加強檔案管理工作，需要建筑單位重視這一工作管理的積極作用，深入現場，創建完善的檔案信息管理系統，同時，加強檔案管理團隊的建設。

參考文獻：

[1] 王輝.關于加強建筑檔案管理工作的研究[J].辦公室業務，2017（15）：114.

[2] 韓艷梅.關于加強建筑檔案管理工作的探討[J].城市建設理論研究：電子版，2016（3）.