影響備件采購效率的因素及改進措施

高 翔，李 寧，陶 艷

（廣東韶鋼松山股份有限公司，廣東韶關 512123）

0 引言

備件采購供應，是工業企業生產和經營活動的重要組成部分，采購供應成本的大小、效率的高低，直接影響著企業利潤的高低和市場占有率的提升，對企業的生存和發展有著重要影響。簡要闡述備件采購效率不高的原因，分析提升備件采購效率的方法，針對影響備件采購效率的問題提出改進措施。

1 影響備件采購效率的問題

1.1 備件分類混亂，詢價期延長

備件采購不是單純地為采購而采購，因備件品牌、性能、使用環境較復雜，若沒有一定的專業技術能力，在分類時對圖紙、型號規格、參數、性能沒有充分了解，將各種不同性能的備件整體打包發詢，部分供應商核實相關備件參數后，受各種因素影響導致詢價耗時較長，且有部分無法詢到合理價格，結果導致采購流程變長，采購效率低下，采購價格上漲幅度較大。

1.2 采購策略指導性不強

備件采購人員在制訂采購策略時，未充分考慮備件質量、備件分類、市場定位、供應商發展、采購價格等因素，制訂出的采購策略沒有實際的指導意義，導致在采購過程中，被動執行備件采購。采購備件，從報計劃、尋源、擬簽、合同、貨物交付、配送等多環節均由采購員負責，造成頻繁發詢、撤單等，重復性工作增加，嚴重影響采購效率，在備件的采購質量、備件穩定性、供貨渠道等方面難以把控，造成人工及成本浪費。

1.3 采購備件要素不完整

在備件編碼新增審批過程中審核不嚴，備件參數不齊全、沒有圖紙、整體性設備沒有功能規格書等，這一系列因素導致備件采購員在接到任務后無法直接發詢，需要花時間與現場專業技術人員對采購物料進行溝通，按要求補圖紙、技術要求等，耗時較長，導致采購效率下降，并給后續核價環節造成困難。

1.4 供應商協同能力參差不齊，詢價時間長

在供應商管理方面未建立有效的供應商管理體系，未建立一個穩定而有競爭力的供應商體系，在詢價時公開發詢，報名條件限制有限，導致報名供應商較多，詢價能力參差不齊，在報名及擬簽環節耗時較長，造成整體效率低下，對后續備件質量有一定影響，提高了備件采購供應鏈成本。

1.5 采購人員素質不齊

在招聘時對相應采購崗位人員知識及能力要求不夠全面，采購人員素質參差不齊，在采購管理、技術質量、成本掌控、溝通技巧等方面欠缺相應知識及能力，導致其在采購過程中消耗過多的精力用于所采備件的數據收集和整理，造成在采購過程中只是單一地發詢、擬簽、合同等，沒有系統性、條理性統籌考慮問題，影響采購效率。

1.6 采購流程較長

公司在采購業務方面制定了相關管理規定、制度，隨著采購方式的多樣化、新上工程項目增加的新增備件采購等，部分備件因其性能、特殊使用環境等要求與市場通用備件不能互換，且在各種策略采購中未體現出來的備件，在采購流程中所需要的各種資料、請示類文件較多，現有采購相關管理規定對部分備件采購已經不適用，導致采購流程變長，影響采購效率。

2 提高備件采購效率的措施

備件采購效率的提升不僅僅是采購流程加快，也是備件壽命、備件節能型、備件綠色環保型、備件成本管控的體現，是企業持續生產經營、提高競爭力的重要支撐。

2.1 加強供應商管理

建立科學合理的適合于本企業的供應商管理體系，針對各類備件供應商制定專門的可適用的采購策略和方法，促成合理價格，達成長期穩定的供需合作關系，提高競爭力。

2.2 推進綠色采購

隨著政府對節能降耗、環保等方面要求的提高，積極推進綠色采購，將綠色采購要求融入采購管理制度，將環境管理體系認證納入新供應商的準入要求。編制禁止采購備件目錄、限制采購備件目錄及優先采購備件目錄，不采購國家明令禁止的淘汰落后產品以及落后生產能力和落后工藝裝備，不采購違反環保法律法規企業的備件，不采購國家禁止使用的含有毒有害的備件。

2.3 構建培養體系

圍繞公司的采購發展方向，構建采購人員專業能力培養體系，針對現有采購人員差異，制定專業能力提升年度計劃及核心人才培養計劃，從成本掌控、市場意識、溝通技巧及職業操守等方面提升采購人員的綜合素質，以達到滿足采購業務需求，實現采購人員與公司共同發展的目的。

2.4 整理技術資料

針對新增物料編碼類，規范新增編碼審批流程。審批過程中，與相關人員核實相關技術參數、圖紙、功能規格書、適用環境要求、能效等級等，核實舊物料編碼參數，修改技術屬性并完善圖紙。做到接到計劃后可以快速分類、發詢、核價并簽訂合同。

2.5 加強績效管理

結合企業采購供應目標，制定采購業務績效管理目標，細化績效指標，通過績效考核、績效評價、績效激勵，建立一種優秀的績效文化，通過績效管理提升自身工作的能力和素質，來提高采購業務的工作效率，進而提升采購供應的效率。

3 結束語

在當前企業快速發展的模式下，備件采購是一種非常重要的工作內容。只有采購的備件快速響應現場使用需求，才能為設備的穩定運行提供有力的保障，提升企業的經濟效益