建筑工程施工現場過程性文件管理的探討

于 杰 黃紫健

1. 中國工程物理研究院激光聚變研究中心 四川 綿陽 621900；2. 四川省海天建設工程有限公司 四川 綿陽 621900

1 過程性文件的產生及分類

1.1 過程性文件的產生

在建項目過程文件的產生主要來源于工程建設單位、監理單位、施工單位及過程控制相關單位等。文件通常依據建設工程施工合同、招投標文件、工程圖紙、已標價工程量清單、技術標準及規范等相關要求所生成，是項目建設過程中作為見證、驗收，或解決某類問題而陸續產生并反映現場施工情況的一系列文件。

1.2 過程性文件的分類

標準規范如GB/T 50328—2014《建設工程文件歸檔規范》、DA／T 28—2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等中給出的建設工程文件分類較為詳細，其中施工文件所涵蓋內容較為廣泛，且大多數過程性文件均在此范圍內。該類文件大致分為四類，即：施工管理文件、施工技術文件、施工試驗記錄文件（含檢測文件）、建安設備與關鍵材料質量證明文件（含進場檢測記錄）。在四大類中，所有的過程性文件均與質量控制密切相關，解決好了過程性文件的管理問題[1-2]，也就解決好了工程建設過程中關鍵的質量問題。

2 過程性文件的特點及問題

2.1 過程性文件的特點

1）種類多。項目實施過程中存在的過程性文件種類眾多，如：技術資料傳遞單、備忘錄、會議紀要、設計審查意見單、接口信息單、技術變更單、通知等以傳真或郵件形式傳遞的非成品類技術文件。

2）內容多。過程性文件可能涉及技術信息和管理信息等各個方面。技術信息包括技術參數、技術變更單等，管理信息包括合同、通信渠道等。

3）文件來源廣泛。在大型或超大型項目建設過程中，涉及的關聯單位很多，如設計院、建筑商、監理單位、過程控制單位、生產廠家、經銷商等。文件責任單位眾多，文件格式也是多種多樣。

4）數量大。由于各類業務活動較多，所產生相互聯系的函件數量眾多，尤其是項目類別多、涉及專業面廣的建設工程，其過程性文件占整個項目文件的比例更大。

2.2 過程性文件常見的主要問題

1）有些施工單位為節約成本，臨時找人充當資料員，所編制的過程性文件與現場完成情況的差距較大，致使文件質量在完整性上大打折扣，從而造成歸檔文件無法達到GB/T 50328—2001《建設工程文件歸檔規范》的要求。

2）建設單位與施工單位、監理單位在簽訂合同時，對過程性文件的質量、內容、事件描述深度不夠明確，所產生的過程文件作為竣工結算資料在真實性上不能反映施工過程的實際情況，失去了作為工程結算參考的價值。

3）由于施工過程的復雜性及試驗資料的延后性，加之施工單位、監理單位管理上的缺失與監督力度不夠，編制或記錄的施工內容與現場實際完成情況不能一一對應，其準確性存在較大出入，造成工程竣工結算時引發爭議，進而影響工程竣工驗收等相關問題。

4）施工單位存在著重施工、輕檔案的思想，認為干完工程就結算，平時不注重資料的收集、整理和歸檔。普遍存在竣工時再補做工程資料，甚至事后編造虛假資料，其后果是使本應具有時效性的過程性文件變得雜亂無章，這樣所生成的文件無法通過竣工資料預驗收，致使工程竣工驗收無法進行。

3 過程性文件管理要求的探討

2000年國務院頒布了第279號令《建設工程質量管理條例》，國家首次從法規層面將建設工程檔案管理納入到建設工程質量控制體系之中，同時對工程建設檔案的內容、質量要求、報送移交和法律責任進行了強制性規定，為工程資料的管理提供了法理依據。

3.1 工程資料必須完整和真實

工程過程性資料完整性和真實性，是客觀反映工程建設過程中現場實際情況的第一手資料。在項目實施過程中所產生的過程性資料的完整性，可確保在工程造價結算、后期審計工作中，能夠提供全面、可追溯的記錄憑據。例如一些特殊的施工措施、施工方案、隱蔽工程驗收，尤其是施工過程中圖紙之外的設計變更、現場簽證、材料代用說明、事故處理記錄等資料，能夠為我們提供全面、完整、真實反映現場實際情況，在竣工后無法直接查驗且施工過程中確實發生的實施內容。因此，只有當過程性文件在產生、審核、簽批、歸檔等流程中完整、真實地反映現場的實際情況，才能充分考慮建設周期的物價上漲、匯率變化等各種可變因素，進而在工程造價結算、項目審計以及參建各方發生爭議時提供有效且具有說服力的證據。

3.2 工程資料必須準確

工程過程性資料是工程竣工結算及項目審計評判的法理依據。在確保過程性資料完整性的前提下，資料的準確程度將決定工程結算與工程審計結果是否正確。比如，在結構形式、技術工藝、建筑布局、設備或材料等進行變更或置換時，除在竣工圖中真實準確地反映所涉及的設計變更外，還應與圖紙會審紀要、設計變更通知單、工程洽商記錄（技術核定單）、現場技術（經濟）簽證等過程文件做到一一對應，既能夠準確地反映出增加工程量的原因，又要明確變更方案及引起造價調整的責任單位。再比如，樁基結構工程、建筑物防雷接地工程、水電管線預埋工程等，當涉及與“項、量、價”等有關的簽證文件時，應認真履行審核、確認流程，并準確反映實際工程狀況（即工程量及做法），同時形成完整的歸檔資料，為后期的竣工驗收、工程結算、審計決算等工作打下基礎。只有這樣，所形成的過程性資料才能作為竣工結算、項目審計等工作的有效支撐材料。

3.3 竣工資料簽批歸檔必須及時

GB 50328—2014《建設工程文件歸檔規范》基本規定中明確要求：工程文件應隨工程建設進度同步形成，不得事后補編。《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》規定：項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進行現場竣工驗收。由此可以看出，過程性資料辦理的及時性對工程竣工驗收及工程結算有著非常重要的影響。

基礎工程、結構工程、管線工程有許多的隱蔽工程，隱蔽資料、質量檢測報告、設備調試記錄、產品合格證等資料會大量產生。及時準確地將所收集的資料填寫、編制、匯總、上報審批，組卷歸檔，可為后期工程竣工驗收資料報審工作奠定基礎。如果過程性資料沒有及時辦理審核、批準，由于工程建設的時效性，在工程后期一旦出現問題，就有可能因隱蔽工程已被下一道工序所覆蓋，或因時間太久等原因，引發甲乙雙方爭執，進而造成竣工驗收與工程結算工作無法開展。

4 結語

綜上所述，工程建設過程中所產生資料的完整性、真實性、準確性和及時性，對工程結算、項目審計有著重要的影響，同時也是建設單位內部管理是否系統、嚴謹、高效的具體表現。只有加強對在建工程過程性文件的系統性管理，才能全面反映建設項目內容、規模和標準，才能充分考慮建設期間物價上漲、稅金調整、政策變化、施工措施方案變更等各種可變因素的影響，才能為工程造價結算提供切實有效的法理依據。實現施工現場過程性文件的有效管理，既能保證建設單位實現項目立項時所制定的建設目標及建設成果，又能保證施工單位在獲得應有經濟效益的前提下，確保工程施工質量。

[1] 王穗明.與國際慣例接軌 做好項目竣工文件管理工作[J].石油工程 建設,2004,30(1):51-53.

[2] 郭俊萍.工程竣工驗收資料管理重要性淺析[J].建筑監督檢測與造 價,2009,2(4):50-52.