論計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的有效運(yùn)用

張鵬

【摘?要】隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了快速的發(fā)展，在越來越多的領(lǐng)域中，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛且深入的應(yīng)用，這將極大地促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。自動(dòng)化辦公是具有綜合性特點(diǎn)的辦公模式，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升具有顯著的促進(jìn)作用，受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以及基層工作人員的普遍歡迎。論文主要圍繞計(jì)算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的有效應(yīng)用展開了討論。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī);辦公室自動(dòng)化;應(yīng)用

引言

為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化這一目標(biāo)，合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是成本最低的方式。一旦離開了計(jì)算機(jī)技術(shù)，辦公自動(dòng)化將無(wú)從談起。就好比普通的建筑物，少不了鋼筋和混凝土，一旦缺少，很快會(huì)土崩瓦解。新技術(shù)的推廣應(yīng)用需要一定的時(shí)間，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化并未達(dá)到事先預(yù)想的理想狀態(tài)，仍然存在不少亟待解決的問題。

1辦公自動(dòng)化的涵義

1.1提升辦公效率，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作

就個(gè)人辦公來說，一系列的辦公軟件，比方說：Office以及Lotus等，極大程度的提升了工作的效率，各種通知、總結(jié)、報(bào)告以及文件等主要依靠書面材料的寫作不會(huì)再猶豫效率非常的低下，而非常容易出現(xiàn)歧義，導(dǎo)致辦公的過程當(dāng)中出現(xiàn)不應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)的延誤。更為主要的是，群體與群體之間以及每一個(gè)個(gè)體之間，都進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)了協(xié)同辦公。因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)的充分運(yùn)用，工作的合作以及信息的接收、傳遞都可以非常的及時(shí)、精準(zhǔn)。比方說領(lǐng)導(dǎo)批閱完畢以后的辦公文件，相關(guān)的工作人員可以按照文書管控的相關(guān)規(guī)定，將文件同一時(shí)間傳輸給不同的用戶，或者向指定的用戶進(jìn)行單獨(dú)傳輸，進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)辦公文件的上情下達(dá)以及各級(jí)傳閱。

1.2節(jié)約辦公成本，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化公文流轉(zhuǎn)

就以往較為傳統(tǒng)的辦公工作來說，需要應(yīng)用大量的紙張來進(jìn)行實(shí)施，這一定程度上浪費(fèi)了材料成本。很多原本需要進(jìn)行交代的事項(xiàng)，現(xiàn)如今自動(dòng)化辦公體系都能夠易如反掌的取而代之。不僅可以進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)對(duì)電話費(fèi)用以及碳粉、墨盒、紙張等消耗材料的控制，進(jìn)一步的解決了辦公費(fèi)用浪費(fèi)多以及成本高的問題，并且還有利于設(shè)施資源的保養(yǎng)、維護(hù)以及共享。

1.3內(nèi)部之間的溝通，增強(qiáng)外部與內(nèi)部的聯(lián)系

在以往的辦公環(huán)境之下，受到工作紀(jì)律以及工作場(chǎng)所的約束，員工之間以及部門之間極為缺少互動(dòng)性的溝通。但是在實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公之后，則沖破了空間以及時(shí)間的約束，使得工作人員在不影響辦公的情況之下，能夠像面對(duì)面一樣便捷的對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行學(xué)習(xí)以及交流。與此同時(shí)使得全部的工作業(yè)務(wù)極為密切的聯(lián)系在一起，工作人員只需要按下一個(gè)按鈕，就能夠進(jìn)一步的完成信息解析以及信息采集等密切聯(lián)系具體的工作，進(jìn)而使得領(lǐng)導(dǎo)的決策以及管控更為便捷。除此之外，各個(gè)intranet互聯(lián)網(wǎng)能夠通過intranet與整個(gè)世界進(jìn)行溝通，挖掘出更多的資源，聯(lián)絡(luò)合作伙伴，尋求潛在客戶。伴隨著自動(dòng)化辦公的不斷推廣，越來越多的資源都將傳輸?shù)絀nternet當(dāng)中，使得互聯(lián)網(wǎng)線上聯(lián)系以及交流的潛力十分龐大。

1.4企業(yè)辦公管理工作更加規(guī)范化

計(jì)算機(jī)軟件廣泛應(yīng)用于企業(yè)辦公自動(dòng)化管理之中，辦公管理中的各種人為操作將得到顯著減少，各種工作的開展都將按照標(biāo)準(zhǔn)制度來實(shí)施，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，考評(píng)系統(tǒng)也將得到有效創(chuàng)建，企業(yè)員工在工作行為意識(shí)方面將得到強(qiáng)化規(guī)范，各種越權(quán)行為將得到限制，企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督管理工作將得到加強(qiáng)，企業(yè)在運(yùn)營(yíng)管理中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)也將得到降低。

2在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件的策略

2.1文字處理軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用

現(xiàn)階段，企業(yè)內(nèi)部常用的辦公文字處理軟件主要包括WPS辦公軟件、Office系列辦公軟件等，其中Office系列辦公軟件在功能方面最具全面性，Office系列辦公軟件與其他文字處理軟件相比，具有更高的兼容性及操作性。WPS軟件是國(guó)內(nèi)自主研發(fā)的文字處理軟件，具有占據(jù)空間小且可以提供免費(fèi)版本等優(yōu)勢(shì)，所以，WPS軟件一經(jīng)問世，就獲得了很多企業(yè)的好評(píng)與認(rèn)可，得到了廣泛的應(yīng)用。在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中，文字處理軟件的應(yīng)用具有十分重要的價(jià)值：第一，企業(yè)應(yīng)用辦公文字處理軟件，可以幫助企業(yè)員工高效開展文字編輯、打印等相關(guān)的工作;第二，現(xiàn)階段得到企業(yè)廣泛使用的文字處理軟件，普遍具有體積小、內(nèi)存占用量不大等特點(diǎn)，在U盤等便攜式存儲(chǔ)空間的幫助下，企業(yè)辦公文件可以實(shí)現(xiàn)備份和轉(zhuǎn)存。企業(yè)在計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)上，工作效率及工作質(zhì)量都得到了提升，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理，提供了重要的工具支持。

2.2實(shí)現(xiàn)信息處理的自動(dòng)化

信息處理階段的辦公工作內(nèi)容較多且煩瑣，會(huì)耗費(fèi)工作者大量的時(shí)間，以至于有限的時(shí)間被用于煩瑣的工作，抽不出太多的時(shí)間用于深度思考和科學(xué)決策。因此，信息處理方面，要想達(dá)到辦公自動(dòng)化的目的，則需要堅(jiān)持快速、實(shí)用、安全三個(gè)基本原則。一方面，持續(xù)更新辦公軟件，優(yōu)化辦公軟件性能。比如，市面上部分付費(fèi)軟件的辦公功能十分齊全，如可實(shí)現(xiàn)批量處理圖片和文件，能夠節(jié)省不少時(shí)間。另一方面，采用信息加密制度提高信息的安全性。與此同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，信息處理的人為工作量將減少。比如，辦公室人員的日常工作包括文件擬寫，在未來可利用AI智能化系統(tǒng)分析以往稿件的風(fēng)格和組成部分，幾分鐘即可生成初稿，再由人工修改。就好比阿里智能文案，幾秒鐘可寫幾萬(wàn)條文案。

2.3以計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)建信息發(fā)布平臺(tái)

在企業(yè)內(nèi)部或者機(jī)關(guān)內(nèi)部創(chuàng)建一個(gè)高效的信息交流以及信息發(fā)布的平臺(tái)，比方說電子刊物、電子論壇以及電子公告等，使得企業(yè)內(nèi)部或者機(jī)關(guān)內(nèi)部的公告事項(xiàng)、技術(shù)交流以及規(guī)章制度等可以在單位內(nèi)部得到進(jìn)一步的傳播，使得單位內(nèi)部工作人員能夠?qū)挝坏膶?shí)時(shí)動(dòng)態(tài)進(jìn)行進(jìn)一步的了解。提供單位內(nèi)部工作人員的電話號(hào)碼查詢：進(jìn)一步的加強(qiáng)單位內(nèi)部工作人員與外界以及單位的溝通;提供國(guó)家內(nèi)外有關(guān)法規(guī)以及法律查詢。公共信息服務(wù)不但可以使得單位內(nèi)部共享其余數(shù)據(jù)資源，還可以使得社會(huì)各個(gè)行業(yè)可以共享企事業(yè)單位以及政府可公開的信息，比方說企業(yè)形象宣傳以及政務(wù)公開等等。

2.4數(shù)據(jù)存儲(chǔ)軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化管理中的應(yīng)用

數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是企業(yè)日常辦公管理的重要環(huán)節(jié)，現(xiàn)階段，企業(yè)常用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)軟件包括三大類，三類存儲(chǔ)方式各具優(yōu)缺點(diǎn)。首先是軟件存儲(chǔ)，其優(yōu)點(diǎn)是易于上手，操作過程簡(jiǎn)便，缺點(diǎn)是對(duì)后續(xù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和查找時(shí)，存在一定的難度;其次是數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)方式，這種存儲(chǔ)方式有效節(jié)省了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的空間，更有利于開展數(shù)據(jù)的備份及分析工作;最后是通過云盤、文件服務(wù)器來進(jìn)行存儲(chǔ)，這種存儲(chǔ)方式在分類和整理上更為簡(jiǎn)便。不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)軟件具有不同的特點(diǎn)，在不同的時(shí)間、不同的場(chǎng)合中，每種存儲(chǔ)方式所發(fā)揮的作用也是各不相同的，這就需要企業(yè)在對(duì)存儲(chǔ)方式進(jìn)行選擇時(shí)，要根據(jù)具體的情況來進(jìn)行合理的選擇，這樣才能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)辦公自動(dòng)化管理的開展。

結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)與辦公自動(dòng)化屬于工具與目標(biāo)的關(guān)系，要想實(shí)現(xiàn)并提高辦公自動(dòng)化水平，需要合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和系統(tǒng)。因此，根據(jù)辦公工作內(nèi)容，可利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提高信息處理和傳輸?shù)乃俣群蜏?zhǔn)確度，提高判斷和決策的科學(xué)性和正確性，最終使工作者又快又好地完成工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]闞靜.計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)工程與應(yīng)用，2018（2）：3.

[2]房海青.淺析計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用及進(jìn)展[J].邢臺(tái)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2019，29（1）：72-73.

[3]高愛輝.計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)在通信工程和辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用解析[J].電子測(cè)試，2019（13）：93+86.

（作者單位：國(guó)網(wǎng)山東省電力公司昌邑市供電公司）