集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)研究

蔡巖松 夏詩(shī)雨

(黑龍江大學(xué) 哈爾濱 黑龍江 150080)

引言

正常情況下，集團(tuán)公司實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)日后在內(nèi)部財(cái)務(wù)管理方面上，其相關(guān)信息化程度會(huì)顯著提升，同時(shí)共享程度也可得以快速提升，此外，企業(yè)管理效率和水平的提高也與財(cái)務(wù)管理信息化密切相關(guān)。但是，對(duì)人力和物力在建設(shè)共享中心這一過(guò)程中遭到大量損耗，在進(jìn)行更細(xì)節(jié)與具體的建設(shè)過(guò)程中，較多的風(fēng)險(xiǎn)因素將會(huì)影響該過(guò)程的建設(shè)。因此，為了防止該過(guò)程中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)以及其可能為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)的較為嚴(yán)重的后果，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行分析找到有效措施去應(yīng)對(duì)該建設(shè)過(guò)程中相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，幫助企業(yè)順利的在未來(lái)開(kāi)展各個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)，促進(jìn)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

一、財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的意義

集團(tuán)公司將各成員公司的財(cái)務(wù)部門(mén)分開(kāi)，再將其合并為一個(gè)單位實(shí)體，即財(cái)務(wù)共享中心。在這種模式下，建立集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的意義如下:

(1)實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本增效，利用財(cái)務(wù)共享合理性整合企業(yè)中那些頗為繁瑣、單一、重復(fù)的業(yè)務(wù)，從而以較少的人力處理原有的業(yè)務(wù)量。同時(shí),通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化管理流程與業(yè)務(wù),以及優(yōu)化流程優(yōu)化,可將那些重復(fù)性和非增值性的業(yè)務(wù)清除掉,以此來(lái)實(shí)現(xiàn)工作效率的提高與成本的降低。

(2)能夠有效提高服務(wù)質(zhì)量和效率，共享服務(wù)中心本身的專業(yè)服務(wù)，為客戶提供優(yōu)質(zhì)高效的財(cái)務(wù)、人力、信息技術(shù)支撐服務(wù)。在集中規(guī)模的狀態(tài)下，復(fù)雜的工作可以簡(jiǎn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、細(xì)化，工作效率可以顯著提高。

(3)促進(jìn)核心業(yè)務(wù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以處理重復(fù)性強(qiáng)、復(fù)雜性強(qiáng)的非核心業(yè)務(wù)，從而使企業(yè)全身心投入到核心業(yè)務(wù)上。同時(shí)，可以大大縮短重復(fù)工作的時(shí)間，從而員工將更多的時(shí)間和精力投入到?jīng)Q策支持、業(yè)務(wù)支持等業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中，促進(jìn)企業(yè)核心業(yè)務(wù)的發(fā)展。

(4)加速企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，企業(yè)在開(kāi)展該項(xiàng)目之前,其內(nèi)部的各個(gè)業(yè)務(wù)單位資源呈較為分散的狀態(tài),同時(shí)業(yè)務(wù)的操作方式與其流程又都存在差異。而共享服務(wù)中心則是對(duì)以上現(xiàn)狀進(jìn)行修繕，將之前那些在不同業(yè)務(wù)單元處于分散狀態(tài)的活動(dòng)和資源整合為一起,有助于企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程與服務(wù)工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化，并有利于統(tǒng)一、綜合各項(xiàng)管理數(shù)據(jù)，從而加速后續(xù)工作進(jìn)程。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心具體的建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)

集團(tuán)公司通過(guò)實(shí)施財(cái)務(wù)共享實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升，提高企業(yè)價(jià)值，這對(duì)企業(yè)獲得重要的市場(chǎng)地位是關(guān)鍵的，然而在開(kāi)展此項(xiàng)活動(dòng)時(shí)，可能由于對(duì)該項(xiàng)目了解不充分、缺乏一定的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)或是一些其他因素，會(huì)或多或少伴隨著一些風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，不能人為地主觀去規(guī)避它，但可以通過(guò)后期一些具體的措施去控制它，這些建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的一些風(fēng)險(xiǎn)如下：`

(一)模式選擇風(fēng)險(xiǎn)

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過(guò)程之中，財(cái)務(wù)共享存在的模式主要是服務(wù)型、管控型，這兩個(gè)基本模式本身存在一些的優(yōu)缺點(diǎn)。這時(shí)，對(duì)于企業(yè)而言，如何正確選擇出一個(gè)適合自己的模式，對(duì)日后發(fā)展是至關(guān)重要的，模式選擇風(fēng)險(xiǎn)意味著企業(yè)多半未考慮自身實(shí)際的發(fā)展?fàn)顩r去進(jìn)行構(gòu)建模式的選擇，這是不夠合理的，如忽略財(cái)務(wù)管理狀況和企業(yè)發(fā)展理念，這項(xiàng)舉措使企業(yè)未來(lái)的發(fā)展存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。如當(dāng)某個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)管理方面的控制力較為薄弱時(shí)，其如果選擇了管控型這一構(gòu)建模式時(shí)，其較差的財(cái)務(wù)管理管控力無(wú)法成功地支撐該模式下企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)而造成在該模式下建設(shè)時(shí)易產(chǎn)生較多風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)該企業(yè)既定的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行帶來(lái)阻礙。

(二)IT系統(tǒng)優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)順利實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)大多憑借IT系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。一個(gè)好的系統(tǒng)，即系統(tǒng)的優(yōu)化和設(shè)計(jì)，這些對(duì)于流程方面的設(shè)計(jì)以及成功運(yùn)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)都有著一定的影響。其作為財(cái)務(wù)共享服務(wù)的重點(diǎn)，信息化對(duì)于幾個(gè)核心系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)和實(shí)施效果至關(guān)重要。企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)轉(zhuǎn)效率和運(yùn)營(yíng)效果與這些相關(guān)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成之間密切聯(lián)系,系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)對(duì)系統(tǒng)能否成功支撐財(cái)務(wù)共享下的業(yè)務(wù)流程存在一定影響。在分散模式下,各分子公司基本上都是依據(jù)其自身實(shí)際狀況與業(yè)務(wù)需求來(lái)自主進(jìn)行研發(fā)相關(guān)的信息系統(tǒng),但是這些公司本身其信息化程度是不一致的，聰明而其后續(xù)使用的信息系統(tǒng)也隨之不同,原先呢些各自的信息孤島較為分散，使其在進(jìn)行信息集成時(shí)可能會(huì)在接口上產(chǎn)生很多困難。而且，最重要的是財(cái)務(wù)共享服務(wù)成功的實(shí)施需要一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)作為保障，這一點(diǎn)對(duì)于很多企業(yè)而言，是較為困難的。

(三)人員轉(zhuǎn)型風(fēng)險(xiǎn)

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)完成后，該平臺(tái)主要負(fù)責(zé)統(tǒng)一處理分散在各分公司、子公司的賬務(wù)核算，然后通過(guò)規(guī)模效應(yīng)以及實(shí)施共享后流程的優(yōu)化、效率的提高,將相關(guān)的進(jìn)行核算的財(cái)務(wù)人員得以釋放,此時(shí)便會(huì)引起這些釋放的財(cái)務(wù)人員的轉(zhuǎn)型問(wèn)題。如果企業(yè)未能財(cái)務(wù)適當(dāng)?shù)拇胧┤ネ桩?dāng)?shù)匕才胚@些人員,那么將會(huì)對(duì)企業(yè)整個(gè)組織日后發(fā)展造成一定負(fù)面的情緒,對(duì)共享服務(wù)的實(shí)施造成一些障礙，不利于企業(yè)后期對(duì)共享業(yè)務(wù)的推進(jìn)。

(四)流程風(fēng)險(xiǎn)

流程管理是共享服務(wù)構(gòu)建的核心，業(yè)務(wù)流程相關(guān)方面可在該平臺(tái)上持續(xù)分析、評(píng)估、改進(jìn)和優(yōu)化，從而在此基礎(chǔ)上流程效率和質(zhì)量才得以實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的持續(xù)管理。因此，流程設(shè)計(jì)與該共享服務(wù)中心的成功運(yùn)營(yíng)有著密切的關(guān)系。合理的流程設(shè)計(jì)有助于提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)行效率。在分散式模式下，同一集團(tuán)的每個(gè)子公司都有自己的自主權(quán)。換句話說(shuō)，它們也可能采用不同的業(yè)務(wù)流程來(lái)處理相同的業(yè)務(wù)，而在財(cái)務(wù)共享實(shí)施中，流程梳理及優(yōu)化是該過(guò)程中必不可少的一項(xiàng),因?yàn)楦鞣肿庸镜臉I(yè)務(wù)需經(jīng)優(yōu)化后的流程來(lái)進(jìn)行處理,又要盡量地做到高效、標(biāo)準(zhǔn)化。一旦流程方面進(jìn)行了不合理的設(shè)計(jì)，那么將會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營(yíng)帶來(lái)嚴(yán)重后果,例如會(huì)導(dǎo)致企業(yè)成本較高、造成工作效率下降、流程冗余，甚至無(wú)法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)配合等不良現(xiàn)象。因此,合理化流程的設(shè)計(jì)對(duì)共享服務(wù)中心的運(yùn)作效果帶來(lái)一定的作用，它在該共享服務(wù)中心順利運(yùn)營(yíng)中十分關(guān)鍵。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施

(一)模式選擇風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

在對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建模式的選擇中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)多多參考自身的財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀，以企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向來(lái)進(jìn)行更詳盡的共享服務(wù)建設(shè)模式的選擇。例如，某大型國(guó)有機(jī)械制造業(yè)，其自身存在著較弱的財(cái)務(wù)控制力度，企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略是盡可能實(shí)現(xiàn)技術(shù)研發(fā)能力快速提高這一目標(biāo)。在這種情況下，服務(wù)型構(gòu)建模式更適于該企業(yè)日后經(jīng)營(yíng)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心也可充分實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，支持各項(xiàng)研發(fā)性活動(dòng)順利完成。對(duì)于普通企業(yè)而言，其應(yīng)該通過(guò)熟知好自身實(shí)際的財(cái)務(wù)管理狀況，并對(duì)所制定戰(zhàn)略的發(fā)展方向進(jìn)行詳盡分析后，選擇出最為可行的適合于自己的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)模式，從而能夠更好地控制該方面的風(fēng)險(xiǎn)。

(二)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

企業(yè)應(yīng)該充分地對(duì)其IT系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估，識(shí)別出該系統(tǒng)需進(jìn)一步完善的地方以及在實(shí)施過(guò)程中所不足的共享功能。企業(yè)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)方面應(yīng)盡可能對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)并整合，同時(shí)對(duì)必要的核心系統(tǒng)功能及逆行開(kāi)發(fā)以供以共享服務(wù)更好地實(shí)施，另外，企業(yè)還應(yīng)充分將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成起來(lái)，竭力將各分子公司的業(yè)務(wù)和系統(tǒng)統(tǒng)一起來(lái),以此減少系統(tǒng)數(shù)量并降低接口難度，另外需要對(duì)該平臺(tái)的工作人員加強(qiáng)操作系統(tǒng)方面的培訓(xùn)。各分子公司還應(yīng)派人加入到系統(tǒng)需求設(shè)計(jì)當(dāng)中,從而更好地滿足各公司對(duì)系統(tǒng)功能的需求,同時(shí)增強(qiáng)各公司的參與感,降低系統(tǒng)上線的阻力，盡量規(guī)避該方面的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)人員轉(zhuǎn)型風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)施的初期,企業(yè)需要慎重考慮有關(guān)人員的減少,避免使員工心神不穩(wěn)，造成負(fù)面的情緒,連累企業(yè)日后業(yè)務(wù)流程的開(kāi)展和推進(jìn)。企業(yè)在設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)方案時(shí)，要對(duì)被解除人員的安置有明確的態(tài)度，并提前制定轉(zhuǎn)型計(jì)劃。企業(yè)應(yīng)對(duì)不同的人員制定不同的方案，根據(jù)釋放人員的基本素質(zhì)、學(xué)習(xí)能力去做出選擇。例如，在實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)，應(yīng)將相關(guān)流程的崗位和人員納入財(cái)務(wù)共享中心，并按能力類型、高低不同進(jìn)行分流管理，將具有創(chuàng)新能力和豐富流程經(jīng)驗(yàn)的人員組成共享中心的核心團(tuán)隊(duì),讓他們以流程為導(dǎo)向?qū)蚕碇行姆蛛A段的進(jìn)行上線；安排具有操作經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)具體的交易處理；對(duì)于能力介于二者之間的人員,企業(yè)應(yīng)在充分尊重員工個(gè)人意愿的前提下,鼓勵(lì)他們向業(yè)務(wù)骨干方向發(fā)展。

(四)流程風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

企業(yè)應(yīng)積極努力去取得高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，由于在流程梳理、優(yōu)化過(guò)程中，原先那些各分子公司存在的習(xí)慣和規(guī)則會(huì)發(fā)生一定的變化,抵觸情緒便會(huì)從中醞釀產(chǎn)生,此時(shí)若是在高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和要求下,執(zhí)行力將會(huì)顯著加強(qiáng),流程優(yōu)化工作會(huì)很容易開(kāi)展下去。同時(shí),在執(zhí)行過(guò)程中,若遇到一些項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)無(wú)法保持統(tǒng)一意見(jiàn)時(shí),高層領(lǐng)導(dǎo)便可發(fā)揮決策作用,明確方向，促進(jìn)接下來(lái)的流程管理。另外，企業(yè)應(yīng)以實(shí)施共享服務(wù)后的業(yè)務(wù)模式為基礎(chǔ)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化,并在優(yōu)化后的流程為前提下來(lái)滿足業(yè)務(wù)與共享服務(wù)的運(yùn)作模式。建議企業(yè)的流程優(yōu)化團(tuán)隊(duì)的組成應(yīng)從各分子公司進(jìn)行人員抽調(diào),要求該團(tuán)隊(duì)需共同參與相關(guān)流程的調(diào)研分析和優(yōu)化項(xiàng)目,該做法不僅可對(duì)各分子公司的需求進(jìn)行全面考慮,也可滿足優(yōu)化后流程的可行性,同時(shí)各公司在此過(guò)程中的參與和存在感也會(huì)大大加強(qiáng),減少其對(duì)新流程產(chǎn)生的抵觸。

四、結(jié)語(yǔ)

集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)施可以有效地解決成本高、效率低等不良局面。它不僅能達(dá)到企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化的目標(biāo)，而且有助于在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，有效地促進(jìn)企業(yè)未來(lái)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的發(fā)展。然而，企業(yè)在開(kāi)展財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心具體的建設(shè)活動(dòng)中，應(yīng)對(duì)該過(guò)程可能會(huì)產(chǎn)生的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行慎重仔細(xì)的考察，并在實(shí)際建設(shè)中積極地對(duì)該風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，從而采取一定的措施去進(jìn)行的防范，促進(jìn)企業(yè)日后健康快速地發(fā)展以滿足市場(chǎng)的需求，占據(jù)一定的市場(chǎng)地位，提高自身價(jià)值。