淺談建設工程項目文件預立卷工作的現(xiàn)狀及建議

張 華

(中國鐵建大橋工程局集團有限公司 天津 300300)

項目文件預立卷工作是在工程項目建設過程中，對項目文件材料隨時收集積累最有效的形式。由項目各業(yè)務部門立卷人員或項目專兼職檔案人員，根據項目文件形成規(guī)律，參照項目檔案歸檔范圍，按照組卷方式，預先編制項目文件預立卷類目，然后隨時將項目建設過程中形成的項目文件按照所編的預立卷類目分類存放于相應卷盒，預見性地做好日常項目文件管理的一項系統(tǒng)工作。從檔案專業(yè)角度來看，預立卷工作開展的好，能有效保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效和規(guī)范等“五性”要求。

一、項目文件預立卷管理現(xiàn)狀

1.工作策劃不夠。項目成立之初，通常會對質量、安全、進度、成本等工作開展策劃，但對項目檔案管理工作往往沒有策劃或策劃不夠。施工單位與建設單位關于對竣工文件要求等方面的溝通往往被動多主動少，對有關規(guī)范標準學習不夠、了解不清，或建設單位本身對項目文件沒有具體規(guī)范的要求，施工單位習慣于按照以往經驗或自己的理解開展相關工作，導致所形成的項目文件存在文件樣式不對，文件種類數量不足，文件之間缺乏邏輯性等問題。

2.領導重視不夠。在項目上場后，或因為主觀上輕視項目檔案工作，或因為客觀上缺少場地、人員等問題，而對項目檔案工作投入不足，表現(xiàn)在沒有配備獨立的滿足八防要求的檔案室(或資料室)，沒有符合要求的裝俱(柜、架、盒等)，沒有安排適應工作需求的專兼職檔案人員，還有的項目部沒有成立項目檔案工作領導小組，沒有制定項目檔案管理辦法等等，致使項目文件從組織至制度再到空間和人員缺乏。

3.人員素質不夠。項目檔案管理是既要有工程專業(yè)知識又要懂檔案基礎業(yè)務，既枯燥乏味又要有細心、耐心和責任心的工作。項目檔案人員要善于從大局著眼，從小處著手，既要做好自己的本職工作，又要做好與相關業(yè)務部門的橫向聯(lián)系。這些其實對于從事項目檔案管理工作的人員提出了很高的要求。但是通常項目工作重心在工程建設過程，人員安排也側重于工程建設和項目管理，同時由于項目文件管理工作復雜，收集匯總難度很大；因此，項目上專門從事項目檔案管理的工作人員匱乏，通常無專職項目檔案管理人員或由其他人員兼任項目檔案管理工作。這些從業(yè)人員往往缺乏專業(yè)知識和技能，導致檔案整理工作不規(guī)范，質量不高。

4.過程管控不夠。施工過程中，有的項目部側重于對安全、質量、成本、進度的控制，對項目文件的管控做的不夠，滿足于完成驗工計價所需，過程中對其數量、質量要求不高。有的項目由于建設單位確定文件要求不及時，或施工單位習慣于按照已有經驗來自定并填報表格，忽視行業(yè)規(guī)范性文件或本工程項目文件格式要求。也有的項目，項目文件的形成滯后于項目施工進度，導致項目文件收集移交不完整或工程竣工后大量補竣工文件的情況發(fā)生。

二、項目文件預立卷工作的幾點建議

(一)健全管理體系

一是在項目部成立之初，要成立項目檔案工作領導小組，明確責任部門責任人，明確崗位職責，構建橫向到邊縱向到底的項目檔案管理網絡體系，搭建項目檔案工作相關人員QQ群、微信群、電話號碼薄等溝通平臺，確保信息傳遞及時順暢。二是根據職責劃分，以及文件收集范圍及歸檔要求，制定項目檔案管理制度辦法，落實項目檔案工作“三納入四同步”制度，建立健全項目檔案考核機制，以及項目檔案應急預案。

(二)加大經費投入

一是為確保工程項目文件存放安全有序，防止出現(xiàn)項目文件隨便亂堆亂放，以至丟失的現(xiàn)象，或在存放過程中出現(xiàn)各種不安全因素，項目部務必克服空間困難，滿足項目檔案庫房(或資料室)的用房需求，并按照檔案庫房要求，做好“八防”工作，庫房不得兼做它用，同時配備合適的架、柜、盒等項目文件裝俱。二是做好項目文件數字信息化建設，利用檔案智能管理系統(tǒng)或其他項目文件管理系統(tǒng)，做好項目文件預立卷的框架搭建，以方便隨工程施工進度同步開展項目文件管理工作。三是加大對項目檔案培訓經費的投入力度，可采取走出去請進來的方式，提高業(yè)務人員素質，如可通過聘請行業(yè)內或檔案館的業(yè)內專家進行培訓指導，或是到項目文件預立卷工作開展的好的單位去觀摩學習，或是各標段各分部工區(qū)的檔案業(yè)務人員互相交流等方式，提高工程項目檔案管理人員整體業(yè)務能力，為項目文件預立卷工作做好智力儲備。

(三)加強隊伍建設

一是要做好預立卷工作，首先應配備適應崗位需求的專兼職檔案人員，且工程建設過程中應保持穩(wěn)定。項目檔案人員的經常更換，不利于保持項目文件的連接性和齊全性，因此，各單位應制定政策保證專兼職檔案人員的相對穩(wěn)定，并注重對新檔案人員的培訓。二是項目建設過程中，項目文件的形成和積累也常受到一些諸如臨時變更等突發(fā)事件影響，資料的整理也隨之變化。因此對于項目檔案人員來說，要有足夠的責任心、耐心和細心，要做到手勤、腿勤、嘴勤，隨時依據工程建設的情況變化做好預立卷條目的調整。

(四)做好前期策劃

一是做好前期準備工作，項目上場后應擬定項目文件歸檔范圍、分類方案、案卷類目等預立卷指導性文件，并按照案卷類目的設置，預告設置好預立卷卷盒，對工程建設過程中形成的資料及時按時間、類目等進行分類和整理，這是一項系統(tǒng)工程，要做得盡量科學、詳細、具體，這一步尤其重要。二是因為很多大型建設工程歷時長，人員多，體量大，專業(yè)強，盡早確定項目文件表格式樣及具體填寫要求，規(guī)范工程名稱及用詞，明確項目檔案分類號、案卷目錄、卷內目錄等組卷編制要求，使項目文件預立卷工作與工程項目建設保持同步，盡量降低后續(xù)補充、整改的工作量。

(五)加強過程管控

一是遵循項目檔案管理的“四同步”要求，項目檔案人員要積極主動通過多途徑了解工程施工進度，溝通項目文件形成進展，提請有關人員重視，促使項目文件形成與工程進度相匹配，同步進行。二是定期召開項目文件整理工作會議，加強日常項目文件預立卷工作檢查和交流，除建設單位檔案工作組檢查外，承建單位尤其應加大自查力度，及時發(fā)現(xiàn)其中不符合歸檔要求的問題，及時修正整改，并確保后續(xù)形成的項目文件規(guī)避此類問題。三是當有項目專兼職檔案人員離職時，要認識做好交接工作，交接要全面細致，涵蓋從目錄到資料到卷盒到電子數據等的交接，并執(zhí)行監(jiān)交制度。四是要嚴格執(zhí)行項目文件借閱登記制度，確保出借文件安全。五是在工程建設收尾階段，要全面復核項目文件收集、整理情況，及時查漏補缺。

做好建設工程項目文件預立卷工作，著重強調事前策劃和事中管理對項目文件管理工作的控制，旨在解決工程建設“重實體、輕檔案”導致項目文件在形成、積累階段存在的問題，減輕項目文件整理、歸檔階段工作壓力，避免事后管理帶來的諸多不利，有效提升建設工程項目文件質量，進而大幅提升項目檔案管理水平。