如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

孫秀艷

（煙臺市芝罘公路建設養護中心，山東 煙臺 264010）

在機關事業單位的各種工作中，檔案管理是重要的工作。檔案管理中有許多資源與單位的發展有關。由于缺乏科學的檔案管理系統，工作效率低，影響機關事業單位檔案管理質量。隨著網絡信息技術的飛速發展，事業單位也應普及網絡信息技術，積極探索通過網絡技術進行檔案管理的有效方法和途徑，但也必須以規范化、標準化建設作為改善檔案的前提。

1 檔案管理在機關事業單位中的重要性

加強機關事業單位的檔案管理能力，確保管理模式、操作程序和機制的標準化和完整性，是檔案管理的基本目標，也是提高機關事業單位的服務質量和管理能力的一項必要工作。改進機關事業單位檔案管理的標準化非常有用，尤其是嘗試使用各種管理方法。改革和優化公共事業單位檔案管理的方法和機制，提高公共事業單位檔案管理的開放性是有益的。但是，長期以來，由于許多問題，檔案管理工作的效果與也受到限制，因此有必要加強檔案管理。

2 機關事業單位檔案管理問題

2.1 檔案管理人員的不合理分配

無論機關事業單位檔案管理員的技術水平和專業管理技能的掌握程度如何，標準化與規范化之間仍存在很大差異。但是現在，隨著信息技術的飛速發展，檔案管理的業務范圍開始涉及檔案材料的研究、使用和二次開發，呈現出多學科的發展趨勢。因此，在機關事業單位的檔案管理中仍然存在許多問題，進展緩慢，效率太低。這就要求檔案管理人員在計算機科學和統計分析方面具有一定的知識儲備和業務能力，檔案管理的標準化和現代化需要高層技術人員的支持。由于檔案管理專業性強，檔案管理人員的專業水平也與檔案管理的質量有關。當前，許多機關事業單位的檔案管理人員習慣于使用傳統的管理方法和思維模式，導致創新能力低，專業能力不足，專業性不足，使得檔案管理的標準化和計算機化緩慢且難以適應快速發展的社會需要。

2.2 管理工具和方法缺乏創新

隨著我國現代科學技術的進一步發展，我國機關事業單位的檔案管理面臨著越來越多的挑戰，同時也為發展創造了機遇。目前，許多機關事業單位在其檔案管理工作中繼續使用以前的管理方法，主要是紙質檔案管理，并將它們放置在特定的工作位置。如果需要這些文件，搜索信息需要花費大量時間，并且這種工作方式顯然無法滿足當前開發的需求。在機關事業單位檔案管理的實際工作中，沒有有效地引入現代管理技術，僅采用了人工管理方式。時間一長，將與大數據時代嚴重脫節，并且難以有效地組織和管理大量數據。在形勢嚴峻的情況下，管理將進一步導致管理工作混亂，甚至危害人民和國家的利益。單位應利用信息技術本身的功能來建立包括信息和辦公文件在內的集成電子檔案，并使用計算機對檔案進行相關操作，這對檔案管理的技術和模型構成了挑戰。電子檔案雖然具有明顯的優勢，但是由于病毒入侵的影響，會造成文件丟失。因此，當前的管理工作迫切需要解決文件的穩定性和安全性問題。

3 促進機關事業單位檔案管理規范化的對策

3.1 增加資金投入，加強軟硬件建設

因為在檔案管理過程中，大量的先進設備以及軟件和硬件安裝，導入和推廣高級文檔管理信息基礎結構，分發計算機和應用程序軟件，并根據需要購買必要的硬件。系統的運行和維護所需的資金在未來的開發過程中也至關重要。另外，根據業務狀況和業務單位的實際情況，開發了專業的應用軟件來加強檔案資源數據庫的建設，這對于后續文檔的查詢和使用非常有用。為了讓檔案管理工作能夠在規范化和標準化的條件下進行，需要各單位加大對資金的投入，推動機關事業單位方案管理工作的快速發展。

3.2 實施檔案管理方式的改革和升級

建立和完善工作檔案管理系統是完成檔案管理工作的關鍵，也是重要的環節。對不同類型的檔案進行分類和管理，以便在隨后的提供和使用檔案的過程中，可以快速找到必要的檔案。在機關事業單位的日常管理工作中，檔案管理也應分為重要的管理內容，以促進檔案管理的各種問題，逐步促進檔案管理的標準化和規范化。該系統不僅明確了一線人員的工作職責，而且明確了事業單位管理人員檔案管理工作的內容，使責任真正由個人分配，提高了管理水平。在管理檔案時，有必要按照標準程序進行細致的工作，并對違反規定的人進行制裁。創新的檔案管理系統清楚地提供了獎勵標準和制裁機制，從而明確區分了獎勵和制裁，從而提高了檔案管理的效率。有利于做好檔案管理。還需要有足夠的設備來確保良好地維護檔案管理設備，例如，在使用各種計算機設備時避免計算機病毒的入侵，及時檢查和清除病毒，正確備份重要的歸檔文件，保證檔案管理的安全性，實現標準化和規范化的檔案管理工作。

3.3 提高檔案管理人員的能力

為促進檔案管理的標準化和規范化，有必要加強檔案管理團隊的組成，提高檔案管理能力。定期進行檔案管理培訓活動，以專業的檔案管理技術和信息技術為主要培訓內容，幫助檔案管理員提高管理意識，檔案管理的重要性和建立安全意識，不僅有助于提高企業的業務水平檔案管理器還有助于提高其安全管理能力。此外，該單位還必須為檔案的標準化和標準管理提供良好的人力資源保證。管理人員必須遵守適用的規章制度，對工作負責，首先解決工作的重點和難點，并指導檔案管理人員解決技術問題。

3.4 使用信息化的檔案管理方法

過去，檔案管理工作中使用的管理方法相對過時，完成歸檔工作需要很長時間，并且很難有效地執行檔案管理工作。為此，事業單位管理人員必須及時進行實際工作，動員管理人員通過管理信息的數字化建設，有效利用互聯網，以達到提高檔案管理效率和文件資源利用率的目的。確保數據安全性，也方便文件檢查、分析和整理。在檔案管理過程中，機關事業單位可以適當地運用信息技術來構建科學的檔案管理信息系統，并在系統中執行各種管理任務，以有效地提高檔案管理的有效性，促進信息化檔案管理建設。

4 結論

總而言之，在當前深化改革的背景下，有必要重視對機關事業單位檔案的管理。檔案管理是促進各種任務的創新和有序發展的基礎，是機關事業單位內部管理的重要組成部分。有必要實現管理的標準化和規范化，采取信息化管理的模式，并以全新的思想和觀念提出針對性的解決方案。不僅可以提高檔案管理的效率，而且可以延長檔案的保管期限，同時保證檔案的安全性，為工作發展和社會發展提供幫助和服務，并最大限度地提高檔案管理的價值。