基層疾控中心檔案管理的現狀與改進對策研究

黃海金

（海南省海口市疾病預防控制中心，海南 海口 570100）

檔案管理工作是我國各單位在日常工作中的記錄方式，通過檔案管理能夠了解到不同單位在開展經營管理過程中存在哪些問題有待解決，而這些問題解決的方法又是什么，檔案管理工作能夠記錄不同單位在發展的過程中，其發展的方向以及發展的能力。檔案管理工作也是我國各企事業單位的最基本組成部分。在工作中，管理工作的對象是檔案，但是服務對象卻是所有檔案的使用者，因此需要做好檔案管理工作，為更多人員服務。

1 基層疾控中心檔案管理的現狀

當前，我國基層疾控中心開展檔案管理的過程中存在的問題相對較多，其中包括了以下幾點：第一，檔案管理本身受到了基層疾控中心軟件、硬件投入不足而直接影響到了管理的質量。由于長期以來針對檔案管理的工作形成了固有思維，大部分的單位對檔案管理的重視程度不夠，并沒有隨著信息化的發展而改變，很多基層疾控中心在開展檔案管理時，仍舊選擇的是原本的紙質化管理，對于檔案管理的資金投入力度不大，雖然有專門的檔案存放空間，但是其檔案的排列是雜亂無章的，分類也不夠準確，甚至檔案的存儲空間出現了陳舊破損、灰塵較大、濕度過低或過高等現象，其存儲空間的嚴重短缺也導致基層疾控中心的檔案管理質量無法得到提升。第二，檔案管理的規劃規范化程度不高，在疾病中心檔案管理的過程中期，可以大致將其分為兩種，第一種是中心級別檔案管理，第二種是科室級檔案管理，這兩種不同的檔案管理模式針對疾控基層疾控中心的需求不同，需要對所有的內容進行統一的收集、存檔和整理，并且將所有的檔案進行合理的存儲以及劃分，能夠隨時隨地地將檔案抽出進行使用，防止檔案無法在最短時間內找到。第三，檔案信息化建設不到位，即便是科技在飛速發展，我國基層疾控中心在開展檔案管理時仍舊選擇傳統的檔案管理方式，沒有提高檔案管理的整體質量、改變檔案管理的現狀，導致檔案管理的質量無法得到提升。

2 基層疾控中心檔案管理的改進對策

2.1 建設良好的檔案管理環境

基層疾控中心想要提高檔案管理的質量，首先應改善檔案存儲的環境，特別是基礎設施建設，針對需要必須紙質存儲的檔案應該調整好存儲溫度，并且增加存儲的時間，控制好檔案室內的溫度與濕度，濕度應該盡可能在45%-60%左右。在紙質檔案存儲空間還需要做好防塵、防蟲、防火等一系列安全防護工作，防止由于紙質檔案長時間的存儲出現了被蟲子嗑咬、變黃、發霉等一系列的現象，而對于電子檔案，則需要在當下做好保密工作，設定好密碼以及工作人員的權限，特別是隨著科技的飛速發展，當前電子檔案的安全性也成為很多基層疾控中心在進行檔案管理時需要高度重注意的一點，應該做好備份工作，可以選擇脫機保存，或者是利用防火墻技術直接將內網與外網分開。除此之外，要求各基層疾控中心應該加大對于檔案管理的資金投入，可以定期引進先進的網絡設施，比如說常見的路由器、掃描儀、打印機等設備，可以隨時隨地的進行檔案的保存，讓檔案的管理效果得到提升，使得檔案管理擁有更加堅實的技術基礎。在檔案管理時需要建設相關的檔案管理體系以及檔案管理制度，要求制度設定時，體現出制度的科學性、實用性以及合理性，需要與當前疾控中心的實際情況相吻合，同時也需要高效率、高質量地做好檔案管理工作，要求在檔案管理制度制定過程中，首先要考慮的是該檔案管理是否是科學的、合理的，是否與我國國家的相關法律法規相吻合達到雙向的標準，雙向的約束。

2.2 選擇先進的管理方式，利用信息化技術

檔案管理部門以及檔案使用部門擁有不同的權限以，需要不斷地提高檔案管理的規范化。在檔案管理工作開展的過程中，需要落實領導責任制，將責任分配到人，能夠為管理工作提供良好、有效地保障，從同時充分地發揮出制度的作用，盡可能地避免風險一次又一次的產生。現代科技的飛速發展，要求基層疾控中心能夠緊緊地把握住時代的潮流，始終追趕先進的技術，改變傳統基層檔案管理模式，提高基層檔案管理的整體質量，其最終的目的是實現檔案的信息化管理，讓檔案的管理質量得到提升。要求各基層單位應該采用符合時代潮流的系統以及設備，將檔案存儲在計算機內，利用最短的時間實現數據共享，提高數據平臺的兼容性，同時也可以利用各式各樣不同的先進管理系統，對疾控檔案以及該檔案的歸檔時間，歸檔類型、歸檔格式等不同的內容進行分類整合，最大限度地提高檔案的電子化質量，方便檔案隨時隨地的進行開發以及保存與利用。

2.3 提高管理人員的素質，以及對檔案管理的重視程度

作為相關的管理部門以及基層疾控中心檔案管理人員需要增強對檔案管理的認知，改變他們原本認為檔案管理工作僅僅是當前僅僅是基層疾控中心日常工作中最普遍的一項。要求所有工作人員的專業素質能夠得到提升，工作人員應該高度重視檔案管理工作，認知檔案管理的重要性，要求基層疾控中心的領導以及檔案管理人員更加充分的認知疾控檔案管理對疾控事業發展的重要作用，特別是檔案管理部門的領導人員，更需要及時地轉變自身的理念，了解疾控中心在日常運作中產生檔案資料的重要價值，高度重視檔案管理，將檔案管理工作同各項不同的業務放在同等的地位，積極的約束檔案管理人員開展檔案管理工作，提高檔管理工作的整體質量，讓檔案管理工作能夠完全展現出其重要性。檔案管理的工作人員也需要提高自己的專業素質建設，建設一支專業化的檔案管理隊伍，可以成立檔案管理領導小組，其目的就是提高各科室以及檔案管理工作人員的專業素質，應定期加強檔案管理的教育，可以讓工作人員到專門的培訓機構進行學習，也可以由基層疾控中心定期組織講座、組織工作人員進行學習，其中學習的主要內容包括了信息化建設、專業技能建設等多方面，不斷提高工作人員自身的專業素質，開展多種形式的專業技能比賽、學術交流等不同活動，促使檔案管理人員可以將自身所學習到的知識以及能力更好的運用到疾控中心檔案管理中。激發管理人員的積極性、主動性，也可以培養管理人員的外出學習機會、培訓機會，充分發揮出檔案管理人員的創造性，改善辦公條件以及福利待遇，促使檔案管理人員對崗位的重視程度得到提升，不斷增強所有單位管理人員在日常工作中的積極性與主動性。

3 結語

綜上所述，近幾年我國對于基層醫療的重視程度在不斷提升，基層疾控中心在開展檔案管理時，管理的質量也成為人們關注的重點與焦點。檔案管理工作對于疾控中心而言具有非常重要的作用，其主要表現在了參考意義相對較強這一點，但是現階段基層疾控中心的檔案管理工作時并不完善，其中仍舊存在著非常多的問題，而隨著時代在不斷向前發展，有關這一系列問題應該逐步地進行解決、剖析，提出相應的策略，才能夠為當管理工作建言建策，使得檔案管理工作更上一層樓，也能夠提高疾病防治檔案的管理水平，真正的為基層群眾服務。