高校檔案管理的觀念更新論析

龐 軍

（寧夏醫科大學，寧夏 銀川 750004）

隨著時代的不斷發展，各行各業管理理念應該積極地保持與時俱進，從而才能促進管理工作效率提高。對高校來說，作為重要的人才培養基地，需要緊跟時代發展變化，從教學到管理的各個環節都應該主動創新，其中檔案管理是高校日常管理工作的重要組成部分，在信息技術快速發展的社會背景下，高校應該積極實施檔案管理的觀念更新工作，從而能夠促進檔案管理工作質量水平整體提高，為師生帶來更好的檔案管理服務。

1 秉承創新原則

在當今社會，創新是各行各業維持長久生命力的基礎技能，隨著知識經濟時代的到來，高校檔案管理工作的重要性越來越突出，所以高校檔案管理工作應該緊隨時代發展變化，秉承創新原則來開展檔案管理活動，讓檔案管理的工作價值充分體現出來。因此高校應該解放思想，引導檔案管理工作人員學會使用長遠的目標來應對檔案管理工作中存在的各種困境，從知識經濟時代和信息時代視角來探究解決問題的方案，這樣具備前瞻性思維之后，檔案管理工作中問題的解決也會更加快速、科學，對高校檔案管理工作的有序開展具有很大幫助。此外，還應該根據我國市場經濟發展狀況和高校檔案的社會屬性及特點，從多個方面來徹底改革舊的管理模式，比如檔案管理體制、管理工作人員、管理基礎設施、管理能力、管理效用、服務意識等方面入手，實行全開放型、創新型的科學管理手段，來達到檔案管理、學校教育教學改革實現同步發展的目標

2 加強對技術創新的重視

隨著信息技術的快速發展以及普及應用，給各行各業的發展帶來了很多機遇。對高校檔案管理工作而言，由于信息量大，管理任務繁重，所以在傳統的管理模式下，檔案管理工作效率比較低，不利于高校從中發掘更大的科研價值。基于信息技術飛速發展的背景下，高校應該積極引進先進的信息技術，并將其應用到檔案管理工作中，以提高檔案數據信息的處理效率與準確率。此外高校還可以自主研發先進的檔案數據處理軟件，那樣方便挖掘和處理更有研究價值的數據信息，從而檔案數據處理軟件就能夠在教師的科研工作中發揮積極效用，促進科研工作效率提高，又可以幫助學生及時獲取專業知識，成為輔助學生學習的良好幫手，總之有著很大的利用價值。另外，高校應該采取有效措施來提高檔案管理工作團隊的綜合素養水平，比如定期組織工作人員參與計算機技能培訓學習，引導他們學習新的計算機技術、檔案管理理念、管理方法等，以提高他們的檔案管理水平，同時也要增強檔案管理人員的科研意識，使他們能夠積極關注檔案管理科研動態，更新檔案管理知識體系，掌握先進的信息技術，這樣檔案管理能夠在高校實現可持續發展目標的基礎上發揮更大利用價值。

3 建立新型檔案管理工作機制

檔案管理機制建設水準高低能夠給高校的檔案管理工作質量帶來很大影響，高校作為重要的人才培養基地，也應該在檔案管理工作方面加強關注，為高校的穩定發展做好充分準備。科學的管理機制能夠為檔案管理工作的有序開展指明方向，所以高校應該從檔案管理人員、管理方法、管理內容、管理模式等方面著手，來建立全新的、符合時代發展現狀的檔案管理體制。首先，檔案管理機制應該具備時效性，這樣在處理檔案數據時能夠更加科學、準確，來為師生提供專業化的信息服務，也會讓檔案的搜集、整理、保管、統計等各個環節趨于現代化，以滿足師生的多樣化需求[1]。其次檔案管理機制應該具有全面性，因為檔案信息設計范圍較廣，而且在高校中師生人數眾多，提高檔案管理機制的全面性，有助于對師生個人信息進行科學化管理，比如教師的教學經歷、科研成果、教學成就、道德品質等都可以收錄到檔案中，那樣也有助于實現人才資源優化配置，將教師分配到其所擅長的工作崗位上，這樣教師的工作積極性和工作熱情都會提高，從而對教學質量提升也有積極意義。再者對學生來說，他們的理論課成績、實踐課成績、特長等信息資源都需要收集整理，這樣既能夠為教學計劃與教學內容的制定提供參考，還可以加強教師對學生的了解，從而有利于構建良好教學氛圍，促進學生全面發展，綜上，在制定檔案管理工作機制時應該盡可能滿足全面性需求，那樣檔案管理工作覆蓋范圍會更廣，成為助力高校提高綜合實力的基石。

4 提高資源共享意識

調查結果顯示，有不少高校在開展檔案管理工作時，還是采用落后的檔案管理模式，容易造成檔案管理工作服務范圍受限，比如單一的為檔案部門提供專業服務，而和其他部門之間卻無法進行資源共享。眾所周知，在知識經濟時代到來之際，對于檔案信息的需求也趨于多元化，但是現在檔案信息卻被局限于檔案部門中，所以高校應該主動摒棄這種傳統的管理模式，并自覺樹立起資源共享意識，提高檔案的利用效率。例如隨著信息技術越來越成熟，高校可以以信息技術為媒介來建立檔案信息共享平臺，像高校與企業之間就應該積極展開合作交流，在確保畢業生信息安全的基礎上給企業提供學生個人檔案信息，這樣既能夠提高學生的就業效率，幫助學生盡快找到理想的工作崗位，高校也可以直接從學生檔案庫中為企業匹配人才，來大大降低企業的招聘成本，這樣檔案管理工作的價值也就充分體現出來了。

5 增強服務意識

在高等院校中，服務意識也是檔案管理工作中一個不容忽視的重要課題，因為服務意識的強弱會給高校檔案工作的正常開展和可持續發展帶來很大影響，而且高校承擔著重要的人才培養職責，高校需要和知識經濟時代接軌，并且還要適應社會主義市場經濟提出的新要求，面臨知識經濟帶來的各種挑戰，所以提高服務意識顯得尤為重要。其實高校檔案管理工作本身就是一種通過保管和提供檔案來為社會進行服務的工作種類，高校檔案管理工作的開展方向是否正確，會最大限度地影響高校檔案價值的體現，其中高校檔案部門的工作態度就是決定檔案管理工作能夠發揮效用的重要因素[2]。所以說高校檔案管理工作的各個環節如果能夠將為了學校的發展、學生的成長而提供服務作為目標的話，那么高校檔案工作的生存和發展空間就會被無限拓展，成為辦學質量提高的助推劑。

綜上所述，檔案管理工作在高等教育體系中具有很大的應用價值，作為給國家和社會輸送專業人才的高校，也應該在檔案管理方面保持觀念更新，通過實施遵循創新原則、加強對技術創新的重視、建立新型檔案管理工作機制、提高資源共享意識、增強服務意識等舉措，來引導高校檔案管理工作實現更好、更快發展的目標，滿足經濟時代背景下師生提出的多元化信息需求。