做好檔案安全保密工作提升檔案管理水平芻議

劉爔元

（黑龍江省農墾北安管理局第三高級中學辦公室，黑龍江 黑河 164021）

檔案是單位各類實踐活動中產生的歷史產物，具有真實性和唯一性，主要發揮著原始真實憑證作用，具有較強的權威性。它還在“今世賴以知古、后世賴以知今”方面發揮著巨大參考作用。檔案利用是檔案管理工作的一項重要內容，體現了人類社會不斷向前發展的客觀需要，其作用具有其他信息資源的不可替代性。但同時，它也具有較大的安全保密性。

1 強化檔案保管過程的保密工作管理

1）要突出庫房管理這個保密工作的重點。檔案庫房是保管檔案的重要場所。實踐證明，檔案車房能否實現科學管理，對于做好檔案保密和維護檔案安全而言，是一項基本保障。對于檔案庫房，國家制定了嚴格的標準。基本要求上，是需要單獨興建并配備相應的設備設施，符合軟件及硬件方面的相關要求。但實際而言，部分單位由于不具備相應的條件，多將庫房設置在機關辦公樓內。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。盡管不得已如此，但并非可隨意將辦公室選作庫房。根據實際情況和保密的基本要求，辦公樓的最底層不得作為庫房設置，還應專門加固庫房門窗以防發生盜竊防水、防鼠、防蟲等。同時，要盡可能做到庫房與辦公室之間分開，庫房與閱覽室之間分開。對于檔案庫房，要做到由專人進行專六管理，同時，還要制定嚴格的檔案庫房管理制度，禁止一切無關人員私自入內。

2）把牢絕密檔案管理人員從業入口關。絕密檔案管理人員因為和密早、知密多且知密深，因此，不但地位特殊，其身份也特殊。同樣，也在保守黨和國家的秘密方面，責任更加重大。鑒于這一特殊的工作性質和崗位要求，作為絕密檔案管理人員，把牢其從業入口關是至關重果的。基本要求是：責任心要強，事業心要強，同時，還要有高度的保密意識。在工作作風方面，要有強烈的原則性，工作作風要嚴謹，更要保證嚴格執行檔案查閱借閱等手續，經辦的業務件件有始有終、有頭有尾，手續規范清楚。最重要的是，還要防止泄露“無形”儲存在頭腦中的秘密，即防止說者無意，聽者有心。

3）加強檔案庫管檔案的日常管理。庫管檔案中，絕密檔案是日常管理的重點。對于這類的檔案調閱、移出以及銷毀，是有著嚴格的規定的，作為檔案管理人員必須嚴格遵守相關程序和要求。要經過指定領導人簽字審批，并認真履行相應的登記、簽字手續，任何人無權未辦理手續擅自調閱。絕密檔案使用完畢后，應及時對其進行仔細清對、檢查，確認無損壞后立即及時歸檔，并做好登記。如果確實發生了失密、泄密問題，要在保密前提下查明發生的原因，采取補救措施。

2 強化檔案利用全過程的保密管理

檔案利用，是檔案管理當中的重要組成部分，必須要嚴格按照相關規定做好其監督工作。具體應從以下方面來展開。

1）用強化制度建設打牢基礎。檔案利用規章制度包括的內容較為全面。既包括了閱覽制度，也包括了外借制度以及復制制度等。在這方面，主要應根據實際情況，對檔案利用人員的不同層次對其利用范圍進行確定并規定其使用不同的審批手續。總之，總體要求和原則是保證檔案利用工作既有章可循，便于有效開展檔案利用，又確保不失密和不泄密，更要保證檔案利用后完好無損。對于較重要的檔案，原則上以利用復制件為主。在制定各項檔案利用規章制度時，其條文應既嚴密又簡明，具有可執行性并不斷加以充實和完善。

2）切實加強檔案管理人員隊伍建設。檔案管理人員同時也多是擔負利用服務工作的人員。對于利用制度來說，屬于直接貫徹者執行者，更是檔案安全管理的直接責任者。因此，必須具有較高的綜合素質。主要包括：政治素質業務素質和文化素質三個方面。作為檔案管理人員，一方面要對這項工作有強烈的政治責任心，并具有人民服務和甘于奉獻的精神；另一方面，要掌握專業性知識，對負責保管的內容做到心中有數，并能熟悉國家檔案法規和本單位相關的規章制度。此外，還要有較高的文化知識。特別是近年來，檔案電子化程度越來越高，更需要檔案管理人員掌握信息化知識的能力，做到善于總結工作規律，獨立處理利用中常見性一般性問題。

3）采取積極有效的各類監督措施。作為檔案管理工作人員，最大限度地確保檔案利用中的檔案安全，是重中之重，應實現采取多種有效監護措施，確保檔案安全。為做到這一點，既要積極爭取加大硬件設施的投入，如，安裝攝像監視器。應了解和掌握檔案利用人員的目的，重點做好偷撕或涂改檔案現象的發生。對于有不良習慣，如看書劃線或翻書沾口水之類的人員，要做好及時提醒，避免人為性損壞檔案及丟失現象。

此外，還要堅持做到：嘴勤，多提醒勤宣傳利用檔案的制度與規定；眼勤，要把握每個利用者的動態；手勤和腦勤，要勤分析利用者的情況，對被利用的案卷勤檢查和勤登記簿上備注說明。針對損毀檔案一類嚴重違法行為，應及時上報并最大限度挽回損失。

3 要做到檔案利用和安全保密工作互促共進

檔案管理工作，保密與利用都是十分重要的，要通過有效管理，實現這兩項工作的互促共進。

1）強化庫存檔案的篩查和分類。檔案管理工作重點在于安全性和保密性，它需要以做好檔案的審查和分類作為前提和基礎。從當前來看，檔案包括普通檔案和密級檔案。密級又可以分為秘密和絕密等級別。檔案密級不同，其針對的使用對象也是不同的。因此，應該在檔案管理過程中，在接收檔案時以及在開展檔案其他管理工作時，都應該做好細致的審查，區別其保密等級，并據此采用相應的管理方式，執行相應的程序，這樣，會對提升檔案管理的安全性和保密性是非常有利的。

2）強化用制度去約束檔案管理工作。雖然各單位都出臺了相應的檔案管理制度，但在實際執行中仍然由于管理制度仍持續性完善和具體執行時落實上的差距，造成了檔案管理中安全性和保密性還有一定的提升空間。特別是隨著社會的不斷發展進步，檔案管理制度更應與時俱進不斷完善并將抓好其實際落實作為主要手段。對這方面的基本要求是：成立專門機構，落實專人負責并明確具體的責任范圍。在進行檔案管理監管時，要做到真正在職盡責，實現全過程監督，真正用強化用制度去約束檔案管理工作。

3）提升檔案管理硬件軟件建設水平促進規范化管理。為確保檔案管理的安全性和保密性，必須要把提升檔案管理硬件軟件建設水平作為促進檔案規范化管理的有效手段。特別是近年來，互聯網技術和信息技術實現了快速發展，這使得檔案管理中，電子檔案的比重越來越大，傳統檔案進行數字化處理的任務也越來越重。雖然它具有諸多傳統檔案所無法比擬的優勢，但同時，計算機的軟件和硬件也存在著一定的風險性，如易受到病毒攻擊。這對于保證檔案的安全性和保密性來說是較大的威脅。因此，要做好計算機的軟件和硬件維護和檢查，以切實提升檔案管理的安全性和保密性。

4 結語

總之，做好檔案安全保密工作與提升檔案管理水平是同步的，它需要我們在充分認識其重要意義基礎上，并從檔案管理所涉及的“保密、管理及利用”這三個方面采取針性提高和改進措施，以切實提升檔案管理水平。