關于機構改革后新組建單位檔案管理工作的思考

潘奕穎

（中共漯河市源匯區委辦公室（區史志檔案局），河南 漯河 462000）

機構改革促進了我國的社會發展進步，作為社會發展的一個重要組成部分，各單位必須對自身進行重新的建設與完善。檔案管理工作是單位建設發展的“重頭戲”，它是各類單位對各方面重要事件的記錄。但是，機構改革打亂了各單位檔案管理工作的步調，如何積極跟上社會發展的步伐并努力做出調整，是各單位面臨的重要難題。

1 當下各新組建單位在檔案管理工作中存在的問題

1.1 工作人員對檔案管理的責任意識薄弱

現在部分單位的工作人員對檔案管理工作并不夠重視，而且管理的理念也比較落后，跟不上機構改革這一時代步伐。主要表現在，工作人員認為檔案管理工作就是將各類的檔案進行簡單的分類整理，然后進行保管。當然，并不是說這種想法是錯誤的，只是這部分工作人員將檔案管理工作看得過于簡單了。檔案的意義在于為日后單位發展過程中的各項事務服務，所以在整理的過程中要遵循一定的原則和標準，尤其是機構改革后許多單位面臨著整改和重新組建，對分類后的檔案進行編碼是一項十分有必要的工作。然而很多工作人員都缺乏這點意識，使得新組建單位的檔案管理工作比較耗時耗力，達不到想要的工作效果。

1.2 檔案的交接工作不到位

整改和重新組建的單位想要處理好檔案管理工作，就必須重視檔案的交接問題，然而檔案的交接工作進度緩慢是大部分單位都存在的問題。個別單位中從事檔案管理工作人員的業務不夠熟練，一些年齡偏大的管理人員在這方面的專業性、技術性等素養都缺乏學習和鍛煉。還有個別的工作人員雖然懂得具體的操作，但是對相關業務知識，整理的標準、原則、要求等內容都掌握得不夠系統、嚴格，這些問題在一定程度上對檔案交接工作帶來了阻礙。檔案的交接工作不到位，對新組建的單位來說可以說是后患無窮，許多單位發生了檔案丟失和損壞的事情，這又是給單位的檔案管理工作帶來了更大的麻煩。可見，檔案的交接工作不到位所產生的后果十分嚴重，甚至有可能導致一種惡性循環。

1.3 檔案的處理技術落后

現在我們身處信息技術時代，信息技術確實給各類工作、各項事業帶來了很大的便利。而且大部分單位也都是采取電子檔案與紙質檔案并存的管理模式，這也就說明檔案管理工作對單位的信息技術水平提出了新的要求。但是在機構改革的過程中，許多單位在管理檔案時運用到的相關信息技術還是比較落后的，甚至有的單位在如今這個電子化時代還讓工作人員采取手工化處理的方法。這讓檔案的收集、整理、分析以及儲存工作效率都十分低下，給檔案整理工作帶來了很大的阻力。試問，那些沒有進行整改和重新組建的單位都尚且如此，那些新組建的單位在管理檔案時就更是“剪不斷，理還亂”了。可見，檔案的處理技術與新組建單位的檔案管理工作效率息息相關。

2 提高新組建單位檔案管理工作效率的策略

2.1 提高檔案管理人員的責任意識

雖然說，檔案管理工作人員的專業素養是否符合標準，對整個單位的發展都起著十分關鍵的作用。但是，如果想要提高單位檔案管理的效率，還必須要提高他們的責任意識。首先，相關的管理者受到的思想教育要確保到位，這是至關重要的一點，因為思想對于具體行動的作用非常大。檔案管理的工作者要有先進的管理理念，要能夠正確認識到檔案管理效率的重要性。新組建的單位要在發展的過程當中重視要對檔案的管理工作進行大力的宣傳，讓工作人員能夠真正明白檔案的使用價值和重要性，還要激發檔案管理工作人員的熱情，具體的辦法是將這項工作納入他們的考核項目中，讓他們能夠主動地對檔案管理這項工作上心。其次，除了思想上重視，行動上也不能夠落后。要對管理工作人員的工作進行監督，想要提高檔案管理人員的責任意識，實施相應的獎懲制度也不失為一種好的辦法。除此之外，適當提高工作人員的工作地位，讓他們能夠對工作有更強的責任心。最后，對單位內的相關工作人員組織統一的進修培訓，培訓的內容除了相關的專業知識與能力外，還要促進他們道德思想的提高，這是一條對提高工作人員工作能力十分快速的途徑。

2.2 對檔案管理的具體流程進行優化整合

前文已經提高了，檔案交接工作不到位，對于新建單位的發展來說有很大的阻礙。那些新組建的單位要有意識地對檔案管理的流程進行優化整合。首先，如果有能夠合并的工作流程，工作人員要及時加以合并，這樣對于減小工作壓力也是十分有幫助。其次，對檔案進行集中管理。新組建的單位要指定專門的人員來管理檔案，這是十分有必要的，這樣做不僅可以有效避免檔案的混亂和丟失問題的發生，還可以防止單位檔案內容的外泄。需要注意的是，該部門內的每個工作人員都有明確的任務分工，要避免將文書檔案都留在一個人的手里。還有對于音頻、視頻、圖像等類的電子文件檔案，也要有針對性強的管理和保存措施，防止該類文件被盜取，做好保護工作也是一個不容忽視的重要方面。最后，要及時地汲取其他部門，乃至其他檔案工作做得好的單位的工作經驗，有可以借鑒的資源就要及時地借鑒，這樣不僅可以幫助工作人員在整理檔案的過程中少走彎路，還能夠有效地實現資源的整合利用。

2.3 加強檔案管理與相關先進技術的深入結合

在單位的重新組建與發展過程中，每一個組建環節都會產生大量的文件資料，這些資料是對這單位某一時期或者某一事項各方面具體狀況的真實反映。現在有許多先進的技術在我國各單位的發展中不斷地得到推廣，而且每一項信息技術都有自己鮮明的特征，都能夠對檔案管理工作起到獨特的作用。工作人員要能夠結合自己單位組建與發展的整體特點和檔案管理工作的實際情況，來選擇合適的檔案管理技術。要確保所選用的信息技術不僅能夠服務好當下的檔案管理工作，還能夠為未來的檔案使用工作做出貢獻。

3 結束語

綜上所述，各單位的發展建設都離不開檔案，檔案中的基本數據可以說是囊括了一個單位各個發展階段的所有內容。檔案本身就內容復雜、形式多樣，管理起來十分繁瑣，又加之機構改革后許多單位進行了整改與組建，所以許多單位在管理檔案的過程中產生了很多的問題。了解這些問題產生的根源，制定正確的措施去解決這些問題，是當下大部分新組建的單位都要做的事情。總之，檔案的管理工作對一個新組建的單位來說，既是機遇又是挑戰，關鍵要看單位怎么對待檔案，能否利用檔案為自己的新發展提供機會。