血站檔案管理中的常見問題及改進措施

金 晶

（延邊朝鮮族自治州紅十字中心血站，吉林 延邊 133000）

血站的工作內(nèi)容包括血液儲備、血液調(diào)劑與供給等，這些工作對地區(qū)醫(yī)療工作的順利開展非常重要，是醫(yī)院臨床用血的保障，也是對獻血人和用血患者生命安全的保護。當前，我國的無償獻血民眾數(shù)量正在迅速增加，血站的建設(shè)數(shù)量也相應(yīng)增多，這也使得血站工作人員有了更多的業(yè)務(wù)量，血站檔案需要記錄的數(shù)據(jù)信息隨之上升。所以，將檔案管理中的常見問題予以修正，改進檔案管理措施對血液管理工作的正常展開有重要的幫助作用，值得深入探討。

1 血站業(yè)務(wù)檔案的開展要求及意義

血站檔案是借助包括文字、圖像等各種信息記錄手段在內(nèi)的方式血站的日常采血工作進行全方位記錄的過程，其記錄內(nèi)容囊括了采血工作中的血液采集、檢驗、存儲、發(fā)放和運輸，隨著近年來獻血人員的數(shù)量增加，檔案管理還增加了制備成本、血液采集量與供給量等內(nèi)容。血站業(yè)務(wù)檔案的主要作用在于醫(yī)院用血時為醫(yī)護人員提供可以篩選血液的信息基礎(chǔ)以及明確用血情況等。比如在醫(yī)院輸血時，可以通過血站業(yè)務(wù)檔案了解到獻血者的體制情況、獻血數(shù)量，還有血液的具體使用去向，這些信息材料的保存能夠減少醫(yī)療糾紛發(fā)生的可能性，并且也可以為獻血、輸血過程中責(zé)任的攤分及問題的解決提供依據(jù)[1]。同時，當醫(yī)院臨床用血時遭遇稀有血型，血站也可以借助對檔案中獻血人員的信息檢索，及時找到匹配的血液，解決醫(yī)院用血的燃眉之急，提升患者的救治成功率。

綜上可見，血站業(yè)務(wù)檔案管理的重要性非常突出，是血站血液管理乃至醫(yī)院臨床治療中不可或缺的一環(huán)，故對于檔案管理的開展也要特別重視。

2 血站檔案管理中的常見問題

血站檔案管理中的常見問題可以分成重視性不夠、利用性不足、規(guī)模性不大三個方面。首先是重視性問題，重視性問題是檔案管理中的常見問題，部分血站工作人員對于血站檔案的價值始終沒有完全了解，缺乏足夠的重視，很多管理措施都流于形式，比如檔案管理一直沒有一個較為完善的制度作為約束，同時缺乏對應(yīng)的考核標準，這些問題掣制血站業(yè)務(wù)檔案功能的有效發(fā)揮，是一種資源上的浪費。

重視程度不夠引發(fā)的連帶問題是血站業(yè)務(wù)檔案的利用效率不高，因為管理人員沒有對檔案管理建立一個全面、準確的認知，沒有真正了解到檔案的功能和用途，對檔案管理在醫(yī)療工作開展和醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中的認知還不清晰，對檔案作用僅僅局限在信息查詢這一業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，這也導(dǎo)致了業(yè)務(wù)檔案的其他功能價值難以有效發(fā)揮[2]。

最后是規(guī)模性問題，我國的醫(yī)療事業(yè)正在快速發(fā)展，醫(yī)療服務(wù)功能越來越完善，各地區(qū)的血站數(shù)量迅速增多，但是在規(guī)模設(shè)備和技術(shù)水平上，血站的檔案管理卻未能和血站的建設(shè)速度實現(xiàn)同步性。部分地區(qū)存在血站站點過多，但檔案管理設(shè)施過少的現(xiàn)象，這造成了檔案管理的技術(shù)力、人員配制存在很大的不足，特別是在信息化社會的當下，大部分血站業(yè)務(wù)檔案管理依然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，這讓血站各項工作的開展更顯被動。

3 改進血站業(yè)務(wù)檔案管理措施的建議

3.1 完善檔案管理機制，加強工作意識培養(yǎng)

為了提升血站檔案管理質(zhì)量，工作人員要轉(zhuǎn)變自己的工作意識和工作觀念，明確業(yè)務(wù)檔案管理對醫(yī)療工作發(fā)展、醫(yī)療事業(yè)建設(shè)的重要意義和價值，并加強對檔案管理工作的看重程度。血站也要以《獻血法》為實施依據(jù)，以無償獻血制度為檔案管理制度的建設(shè)根本，構(gòu)建起能夠保障血站采血工序流暢運轉(zhuǎn)的制度，具體的管理過程中，相關(guān)工作人員需要加強對獻血人身份的鑒定與存儲，同時構(gòu)建起完善的《獻血人員數(shù)據(jù)采集》編目，以此為根據(jù)采集并匯編信息，且將分類歸檔生成的數(shù)據(jù)并完成備份，以具體需要為根據(jù)進行電子導(dǎo)入歸檔或打印，這樣一來能為血站工作人員和醫(yī)務(wù)工作人員在信息查閱中提供便利，促進用血服務(wù)效率的提高。

3.2 增強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進現(xiàn)代化探索

為了適應(yīng)新時期的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展精度，血站業(yè)務(wù)檔案管理工作需要進一步優(yōu)化，加強軟硬件設(shè)施上的支撐，提升基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)水平和技術(shù)能力，實現(xiàn)血站檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，消除血站業(yè)務(wù)檔案以往被檔案室與檔案袋限制。在信息化建設(shè)過程中，血站應(yīng)當著重建設(shè)數(shù)據(jù)庫，積極利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對其涉及的資料進行管理，把收集到的紙質(zhì)材料及時上傳到電腦云網(wǎng)端，使信息能夠更加流通，提升信息可利用率，這樣也能降低紙質(zhì)資料在搬運、整理的過程中發(fā)生遺失的風(fēng)險[3]。此外，通過視頻、音頻等材料的收集方式，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅可以豐富檔案資料的形式，還能使檔案保存工作更加完整、立體，提升信息分類的及時性以及準確性。檔案管理人員需要分類信息資源，篩選信息內(nèi)容，幫助血站工作人員將所需資料迅速找出，形成自動化的電子檔案構(gòu)建與服務(wù)模式。血站業(yè)務(wù)檔案管理工作開展期間，依托信息化技術(shù)能夠自動化管理電子檔案、自動上傳檔案信息，實現(xiàn)檔案利用效率的提升。所以具體工作開展期間，需將電子檔案自動化管理措施增強，通過檔案資源的快捷、迅速上傳與收集，促使血站業(yè)務(wù)檔案價值得到提升。最后要促進信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的完善，信息時代下的檔案信息管理中，通過相應(yīng)信息化平臺的構(gòu)建，可實現(xiàn)血站業(yè)務(wù)檔案信息的快捷、迅速查詢與搜索，用血服務(wù)質(zhì)量與水平自然也就得到提升。

3.3 增強管理人員培訓(xùn)，科學(xué)利用檔案

管理人員的整體素質(zhì)與重大建設(shè)項目檔案管理工作息息相關(guān)，只有具備較強的溝通能力以及責(zé)任心，才能做好項目檔案管理工作。因此，血站一定要提升檔案管理人員的專業(yè)理論水平，配備專業(yè)且綜合素質(zhì)較高的專職檔案人員參與檔案工作的整個過程。在開展檔案管理工作時，有關(guān)檔案人員一定要積極參與到整個獻血、用血、輸血的過程中，使檔案管理工作可以根據(jù)具體的標準進行實施，能夠得到有關(guān)人員的重視，血站應(yīng)強化對檔案管理人員的培訓(xùn)，依據(jù)實際情況投入培訓(xùn)資金，避免資金浪費；要對培訓(xùn)結(jié)果進行相應(yīng)考評，依據(jù)考評結(jié)果，對于不足之處進行針對性培訓(xùn)，以提升培訓(xùn)效果，可制定相應(yīng)獎勵措施，激活檔案管理人員參加培訓(xùn)心態(tài)，從而達到預(yù)期培訓(xùn)效果。培訓(xùn)首先要從工作觀念展開，讓管理人員認可血站檔案的醫(yī)療服務(wù)價值，為自己的管理工作自豪。

4 結(jié)語

綜合而言，血站業(yè)務(wù)檔案在醫(yī)療事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展過程中具有重要的作用與價值，對業(yè)務(wù)檔案管理進行科學(xué)化、綜合化的改進不僅能提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，同時也是符合社會發(fā)展需求的表現(xiàn)。根據(jù)當前血站業(yè)務(wù)檔案管理存在的弊端，需要積極轉(zhuǎn)變管理人員的工作觀念和工作意識，健全檔案管理的機制，特別是加強血站檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進其數(shù)字化轉(zhuǎn)型，科學(xué)利用檔案等策略來對血站業(yè)務(wù)檔案管理進行優(yōu)化。