以對標管理為導向的企業檔案治理體系構建研究

丁國勇

（航空工業沈飛，遼寧 沈陽 110034）

1 引言

我國檔案事業發展“十三五”規劃綱要中提出要加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力。完善的檔案治理體系不僅是檔案治理能力現代化的體現，也是檔案治理法治化的主要標志，更直接反映檔案工作的管理水平和管理效果。如何完善檔案治理體系是當前國內檔案工作各級領導者的思考主題，也是全體檔案工作者面臨的主要任務。

對標管理（Benchmarking management），由國外施樂公司于1979年首創，主要是指企業以行業內或行業外的一流企業作為標桿，從各個方面與標桿企業進行比較、分析、判斷，通過學習先進經驗來改善自身的不足，從而趕超標桿企業，不斷追求優秀業績的良性循環過程。它被視為現代企業管理活動中支持企業不斷改進和獲得競爭優勢的最重要的管理方式之一。

對標管理這一先進的企業管理理念和管理工具，同樣適用于檔案領域和檔案管理工作，特別是企業檔案管理。企業檔案管理開展對標管理，不僅能夠大大提升企業檔案工作水平，更大發揮企業檔案資源的價值與作用，更是對構建、完善企業檔案治理體系，為企業檔案工作營造積極向上環境，推動檔案工作制度化、法制化、規范化、科學化，最終實現企業檔案治理能力現代化具有積極重要的意義。

2 企業檔案治理體系構建必要性分析

2.1 構建企業檔案治理體系是推進國家治理體系現代化的任務要求

企業檔案治理體系是國家治理體系的重要組成部分，企業檔案治理的目標是服務和促進國家治理體系和治理能力現代化建設，這就要求我們要轉變理念：要從傳統的“管理”理念向現代的“治理”理念轉變，要有新思想、新方法和新思路。其目的是改變當前社會檔案意識不強、檔案部門執法不力、檔案服務跟不上時代發展的節拍、檔案事業發展滯后的局面，從而對照國家法律法規、標準、規定，形成與檔案治理相適應的企業制度和企業標準、規范體系，保證檔案服務優質高效、檔案事業全面發展。

2.2 企業檔案治理體系建設是企業依法治企、合規管理的工作要求

隨著我國法治化的不斷完善，依法治企是企業管理的最基本要求，很多企業都注重加強企業合規管理體系建設。檔案管理是企業的基礎管理之一，同樣需要依法合規。因此，推進合規管理工作要求企業檔案工作也要開展合規管理，開展企業檔案治理體系建設，梳理公司檔案管理制度的完善性，審視公司檔案工作流程的嚴謹性，要對標管理的最根本要求，即對照國家標準、行業標準與企業標準、規章、程序對比，來提出問題，抓管理細節，糾正偏差，確保檔案工作依法合規。

2.3 檔案現實問題也要求重新健全檔案治理體系

檔案管理對維護公司歷史記憶和服務公司創新發展具有重大意義。檔案部門不僅承擔著公司檔案集中保存管理職能，還承擔著公司技術文件、管理文件的接收、整理、發放、傳閱等管理工作。檔案工作質量的好壞直接影響公司經營效率，直接反映公司整體管理水平和市場競爭力。目前檔案工作基本上圍繞著一個點或一條線來開展，如固定資產檔案管理、型號檔案管理、檔案信息化建設等，缺少全局觀和大局意識，標準化、體系化和規范化水平不高，同時現實中檔案員、資料員職責不清、責權不對等、管理關系不順暢問題較突出，實際創新效果不穩定和持久，一會好一會壞，這些現實問題促使我們必須從體系制度入手重新健全企業檔案治理體系。

3 以對標管理為導向的企業檔案治理體系構建實施路徑

3.1 以流程管理工具為基礎梳理企業檔案職責和業務范圍，明確檔案管理責任和檔案治理范圍

以流程管理工具為理論基礎，組織開展檔案業務流程梳理工作。依據原有檔案部門職責范圍，認真梳理檔案部門職責、 理清對內對外業務關系，明確檔案業務工作具體范圍和其他部門工作界面，明晰企業檔案管理、文件資料流轉渠道，并遵照流程管理體系標準，通過流程清單梳理和流程地圖的建立，將檔案館全部業務職責進行了集中匯總和顯性化展示，實現企業檔案部門職責和業務范圍的顯性化和規范化，明確檔案部門承擔的具體檔案責任，明確企業檔案治理范圍和治理體系邊界，為檔案治理體系構建和檔案歸位盡責奠定基礎。

3.2 構建企業檔案治理體系組織架構，健全檔案治理工作網

組織建設是企業檔案工作的基礎和前提，更是檔案治理體系建立和有效運行的基礎和前提，直接決定著企業檔案治理體系和治理能力的高低，因此要借鑒公司治理和企業架構管理理論，重新構建企業檔案治理體系架構，完善公司檔案治理組織管理體系，理清企業檔案部門機構設置、各單位資料室、檔案分室設置及業務管理關系，建立健全企業檔案工作組織管理機構，明確企業檔案治理組織架構。

3.3 重建公司檔案業務架構，建立檔案業務流程清單明確檔案治理工作重點

企業應從檔案業務職能發展方向出發，以IT架構建立為契機，認真梳理企業檔案業務，從流程組、流程維度對企業檔案業務進行了合理劃分、排序和系統歸納整理，重新構建企業檔案業務架構，將企業檔案業務按檔案管理、文控管理和文印服務等業務職能進行劃分，進一步建立并完善檔案管理業務流程清單，進一步明晰檔案治理業務領域和治理工作重點。

3.4 固化對標管理成果，完善企業管理制度，夯實企業檔案治理體系

一個企業檔案治理體系和治理能力的直接體現就是企業檔案管理制度和制度執行能力。因此企業檔案治理體系和治理能力建設的核心就是企業檔案管理制度建設，企業要以對標管理為導向，對企業檔案治理體系，特別檔案管理制度要全面進行修訂，包括企業級檔案管理制度、部門級管理制度、各崗位員工崗位說明書、崗位標準等，使企業檔案治理體系更加合理、精準及全面。通過固化對標管理成果，完善企業檔案管理制度，可以有效地夯實檔案治理業務，固化檔案治理模式，有效地推進企業檔案治理體系化和規范化。

4 以對標管理為導向的企業檔案治理體系構建的現實意義

4.1 實現檔案業務顯性化

遵循流程管理體系標準，通過開展流程清單梳理，可以系統梳理企業檔案業務工作界面，并以流程用語進行規范，建立流程地圖，實現在一張表格上將檔案部門全部業務進行集中匯總和顯性化展示，實現了企業檔案業務的顯性化、規范化，明確了檔案管理責任和企業檔案治理范圍。

4.2 健全企業檔案治理工作組織，落實檔案治理責任

企業通過借鑒架構管理理論，開展企業治理體系構建，可以重新構建企業檔案治理工作組織架構，完善企業檔案治理工作組織管理體系，健全企業檔案治理工作組織，明確企業檔案治理組織網絡，建立覆蓋全單位、全崗位的企業檔案治理責任體系，有效地落實企業檔案治理責任。

4.3 提高企業檔案治理水平，推進企業檔案管理標準化、規范化進程

開展對標管理的檔案業務架構和治理體系構建，會營造良好的檔案治理和創新氛圍，提升企業檔案業務治理水平，實現檔案業務流程化、顯性化和規范化，提高檔案治理體系的科學性、實踐性和實效性，提高公司檔案治理水平。特別是對標管理成果的應用，會大大推進檔案管理標準化、規范化進程，促進各項檔案業務工作水平和工作質量顯著提升。