工程檔案資料有效管理措施的應用分析

唐美娟

（泰州日成交通工程有限公司，江蘇 泰州 225300）

1 建筑工程檔案資料管理的重要性

1）為工程建設管理提供依據。一旦在工程建設中出現安全或者質量方面的問題，都可以通過對檔案資料的查詢及時發現問題所在，并進行相應地調整與改善。如果沒有檔案資料的話不僅工程建設的安全和質量無法保障，而且一旦出現問題無法進行有效追溯，出現各方相互推諉扯皮的情況，不僅阻礙了工程的進展，而且也給工程管理人員帶來了極大的負擔和壓力。工程檔案資料可以使施工流程和工程管理更加規范，施工人員和管理人員各司其職按照標準要求做好自己分內的工作，只有這樣才能保證工程項目有序開展。

2）為建筑的后期維護以及行業的發展提供參考。隨著社會的發展以及技術的進步，在漫長的時期里對建筑的維護和修繕是必不可少的，有的甚至根據當地的發展要求還需要對建筑進行擴建或者改建。在此過程中如果沒有工程資料做參考，也就意味著對工程建設時的強度以及應力方面是無從知曉的，因此也就無法進行科學合理地施工設計，這種情況下進行的修繕和施工往往會潛藏巨大的風險。而工程的檔案資料就很好地解決了這一問題，通過詳細的建筑設計以及施工中的強度等方面的數據進行參考，在此基礎上進行建筑的擴建和改建就會比較安全徹底。

2 建筑工程檔案資料管理存的問題分析

1）檔案管理人員管理意識薄弱。現階段，在建設工程中，由于資料的缺失對很多信息無處查詢，無法做到對問題的有效追溯。還有在使用檔案資料時，并沒有做好詳細記錄也沒有相關的管理制度，導致工程資料在使用中出現丟失以及缺損的情況，這樣就無法確保檔案的完整性。另外，工程竣工交付后，管理人員往往以為這個工程已經徹底結束了，從而忽視對其工程資料的整理歸檔，最終導致工程資料的不健全。給后期的資料查詢以及建筑維護帶來了很多困擾。

2）工程檔案管理制度不完善以及落實不到位。我國的建筑工程建設雖然發展迅速，但是由于不同企業之間的水平以及管理制度的差異，很多規模比較小的建筑企業的在建筑檔案管理中還是存在非常多的問題。這些小的建筑企業往往更加重視企業的經濟效益，而忽視了對制度的建立和健全，沒有制定完善的檔案管理制度，建筑的檔案資料管理過程中隨意性很大，并沒有完善的借閱或者使用的制度和流程，往往在這個過程中容易造成資料的丟失[3]。而且隨著當前建筑工程規模的不斷擴大，檔案資料的種類也越來越多，如果沒有系統的檔案管理制度做保障，很難使工程檔案資料管理工作真正落到實處。

3）工程檔案資料缺乏真實性和有效性。我國很多的建筑施工企業由于缺乏完善的檔案管理制度，在施工過程中經常會由于檔案資料保存不當造成資料的遺失，或者由于原件準備不足在工程移交中頻繁使用復印件或者掃描件代替。另外還有一種現象也非常普遍，那就是在工程進展過程中大多數的資料都需要相關的負責人簽字確認或者審批，但是在實際的工程中往往由于負責人不在或者企業為了方便起見隨意找人代簽，而這種情況會降低建筑工程資料的真實性和合法性。從短期來看這種方法似乎是促進了工程的進展，使很多流程能夠順利開展，但是從長遠來看是不利于企業的發展，一旦工程建設中出現問題就很難追究相關責任了。

4）檔案移交工作不及時。隨著工程技術的發展以及工程規模的不斷擴大，傳統的建筑工程資料管理的方法已經無法滿足現代建筑企業對于工程檔案管理的要求。很多建筑施工單位仍然沒有充分認識到檔案資料管理的重要性，對工程檔案的管理缺乏方式方法。工程資料管理是一項需要細心和耐心的工作，很多企業為了降低成本并沒有設置相關的專職崗位，工程人員也往往更加重視工程實際的發展情況，沒有對資料實施系統化管理，而且工程人員隨著項目的竣工也都會逐漸撤離原來的工程項目。資料被移交的人員對工程資料又完全不熟悉，就會造成很多資料在存檔時出現缺損等情況，而且無法核對工程資料的審批情況，這些種情況也會為后續的實際問題的處理造成非常大的困擾。

3 工程檔案資料有效管理措施的應用

1）加強建筑工程管理者對于檔案管理工作的重視。如果沒有工程資料做支撐，管理者很難準確判斷工程的具體情況以及經濟效益，也就無法做出正確的決策，最終會給企業帶來巨大的經濟利益損失。因此在進行建筑企業管理時，要提高員工工程檔案資料管理的意識，從檔案資料的重要性入手，通過培訓教育提高全員對于工程資料的重視程度，建立檔案資料管理的相關制度，并且根據企業的實際發展情況設立專門的檔案管理崗位甚至是檔案資料管理部門，將檔案資料的管理制度化、規范化，資料在記錄、存檔或者借閱中都要遵循相關的流程制制度，使企業的檔案管理工作真正落到實處。

2）不斷完善檔案資料管理制度。為了能夠加強檔案的管理工作，需要不斷完善企業檔案管理的制度，并且參考國家對于工程資料檔案管理的相關規定進行制度的補充完善。其中需要明確工程項目單位完善檔案的借閱登記制度，避免檔案在使用過程中丟失。出現問題能夠有效地追蹤到當事人的責任，提高每一位工程參與者對檔案資料的重視程度。

3）提高檔案管理人員的職業素養。在實際工作中通過對他們的工作進行檢查和指導，提高他們的檔案資料管理技能。另外鼓勵他們在工作中主動及時發現問題并提出改善對策，實現檔案管理工作的持續改進。同時加強檔案管理人員與工程人員之間的相互溝通交流，及時了解正在實施的工程的進展情況，使檔案管理工作能夠結合工程的實際進展情況進行相應的調整，而不是完全的一成不變。最后，通過各方面的激勵機制引導檔案管理人員進行主動自主的學習和檔案管理相關的專業知識，為企業的檔案管理工作的改進獻計獻策，提升管理的質量。

4）充分利用信息技術的優勢加強對工程資料的管理。隨著信息化技術的不斷提高，企業已經普遍將信息化技術應用到企業的管理中，在建筑工程檔案的管理中也可以充分利用信息化技術的優勢加強管理。在管理中可以根據企業的實際發展情況和對于檔案管理的不同要求引進相關的管理軟件，通過網絡與信息化技術實現電子資料的有效管理。而且通過電子化可以實現信息資源的共享，不同的工程技術人員通過電腦就能及時掌握工程的相關內容，不需要頻繁對資料原件進行借閱，避免了紙質資料在流轉過程中的丟失和損毀。另外，通過信息技術的管理，可以實現相關資料的快速查詢，通過輸入關鍵字進行查找就能夠快速找到所需要的資料文件，節省了資料查找中時間和人力資源的浪費，也使得管理的效率更高。

4 結束語

總之，建筑工程的檔案資料管理是工程建設的非常重要的組成部分，其重要性不言而喻，不光是工程施工的重要依據，也是后期工程維護以及建筑行業發展的重要的參考資料。