事業單位檔案管理創新改革的有效措施

闞澤微

（大慶市疾病預防控制中心，黑龍江 大慶 163000）

我國事業單位正處在深化改革的關鍵期，當前事業單位發展過程中還面臨一系列的新老矛盾。加強事業單位的檔案管理體系，在新形勢下發揮檔案的實用價值，可以更好的推動事業單位加快改革。本文圍繞著事業單位檔案管理存在的問題，提出提高檔案管理工作質量的有效措施，著力構建完善的事業單位檔案管理體系，更好的發揮事業單位檔案的價值，滿足社會公益事業的需要。

1 事業單位檔案管理工作中暴露的問題

1）檔案管理重視低。事業單位普遍的沒能把檔案管理放在重要地位，事業單位重大事項決策與主要業務工作也未能充分的發揮檔案資源的服務價值。很多事業單位領導與員工未能正確認識到檔案的重要意義，未能形成良好的檔案管理工作氛圍，因檔案資源的使用不足，挖掘不到位，影響了檔案管理工作進步的速度。只有形成良好的檔案管理工作氛圍，才能更好的發揮檔案資源的實用價值。

2）數字化檔案建設慢。目前，數字化已經是檔案管理建設的主流趨勢，信息技術能否與檔案管理結合，大數據與云存儲的普及程度標志著檔案是否具有更高的實用價值。事業單位由于缺乏必要的技術設備與人才支持，因此在檔案信息化建設時的速度較慢，檔案管理的專業性不強，難以符合新時代檔案共享的需要。由于檔案管理信息化水平不強，缺乏科學的運轉模式，因此影響檔案發揮實用價值。

3）檔案管理規范性低。事業單位還缺乏規范的檔案管理工作制度，檔案管理的隨意性較大，檔案管理沒能形成完善的管控體系，不少檔案存在隨意存儲的現象，紙質檔案管理的制度未能向信息化檔案管理制度方向進行優化改革，由于管理制度不規范，檔案管理隨意性較大，因此嚴重的影響檔案的存儲質量，不利于發揮檔案的實用價值。因管理制度不到位增加了信息時代檔案運轉的風險。

4）檔案員專業能力低。目前事業單位缺乏專業的檔案管理員，檔案員需要進行專業培訓，由于事業單位人員編制有限，專職檔案員的數量不足，兼職檔案員的能力不強，現有的檔案管理員隊伍難以適應信息化檔案管理工作的需要。事業單位還缺乏有效的檔案員培養渠道，不能通過一系列規模化、系統化、持續性的培訓提高檔案員的技能，檔案員的能力素質有限，迫切需要加強檔案員的 專業素養。不少檔案員已經不適應信息化的檔案管理需要，嚴重的影響了事業單位檔案管理工作的質量。

2 提升事業單位檔案管理水平的措施

1）強化檔案管理的地位。新時期需要提高檔案管理的整體水平，明確檔案管理的重要意義，積極的形成高度重視檔案管理的工作氛圍。首先，單位領導應當高度的重視檔案管理，完善檔案管理工作的監管機制，事業單位相關工作人員應當積極的配合檔案管理部門，形成一個專兼職明確的檔案管理運轉機制。其次，事業單位領導需要給予檔案管理必要的指導，根據檔案管理事業的發展需要為其配置必要的設備設施，著力加強技術設備的更新，保證檔案管理向著信息化的方向穩步發展。第三，事業單位檔案管理還要進行廣泛的宣傳展示，積極的發揮檔案資源在事業單位重大決策、重大項目中的輔助作用，形成優質的檔案管理工作體系，從而達到提高事業單位檔案管理有效性的目標。檔案管理需要不斷提高工作效率，注重在良好的工作氛圍下促進檔案管理工作任務的有效落實，形成統一科學化的檔案運轉體系，達到全面提高檔案管理工作質量的目標。

2）建立數字化管理模式。檔案管理應當具有數字化的基本特征，這樣才能符合時代的發展需要，數字檔案管理模式應當成為事業單位檔案管理的基本模式。首先，事業單位應當加強信息技術建設工作，倡導把辦公數字化系統與檔案管理系統進行深度融合，建立自動化、智能化、信息化的檔案管理工作體系。其次，發揮大數據、云存儲的重要價值，不斷開發數字化檔案，借助先進的計算機信息技術系統實現相關數據信息的廣泛存儲，進一步在保存電子文檔的基礎上加強視頻檔案、圖片檔案等多類型檔案的管理能力。第三，加快提高紙質檔案信息化的水平，在專業檔案管理機構的輔助下形成事業單位的特色檔案體系，推動數十年來紙質檔案的電子化，尤其重視保證紙質檔案信息的完整性。第四，建設檔案管理網絡平臺，提高檔案智能化服務工作的水平，在全面共享事業單位檔案的理念下建立檔案查詢系統、檔案交流系統，提高檔案管理的效率。

3）完善檔案管理的制度。規范化是當前對事業單位檔案管理工作的基本要求，建立更加科學的檔案管理工作運轉機制，提高具體檔案的處理水平，才能滿足新時代建設信息化、共享化、專業化檔案管理工作體系的需要。首先，應當梳理事業單位檔案管理工作的基本流程，圍繞著信息化檔案管理建設的需要指出現有檔案管理制度的問題。其次，進一步建設規范化、標準化的檔案管理工作制度，針對性的提出完善檔案管理工作體系的方法，尤其圍繞著檔案管理設備更新、人員管理、技術培訓、安全防控提出具體的管理制度。第三，加大力度分析當前事業單位檔案管理運轉中存在的風險，由專職部門進行檔案管理現狀的分析，從而為修訂檔案管理工作制度打下堅實的基礎上，大檔案管理信息化運轉的過程中不斷完善管理制度，形成切實可行的檔案管理指導體系。

4）提高檔案員專業素養。建立專職的檔案管理工作隊伍，提高檔案管理人員的專業素養，促進專兼職檔案員的緊密配合，才能更好的滿足新時期事業單位檔案管理工作的需要。在信息化、智能化、共享服務的檔案管理新形勢下，應當加強檔案管理員的業務培訓，促進檔案管理人員掌握信息化的檔案運轉方式。具體可以采用業務培訓、問題研討、專業技能線上培訓的形式進行教學，推動檔案員根據實際業務工作的需要主動學習檔案業務知識。在標準化檔案管理流程的指引下明確專兼職檔案員的考核依據，在此基礎上推動檔案員主動學習業務知識，并且圍繞近期事業單位檔案管理工作的核心任務進行業務交流研討，推動檔案管理員主動的學習和提高檔案管理業務技能。還可以在承接事業單位檔案管理信息化建設的專業檔案管理機構的輔助下引進檔案管理技術人員，配合事業單位檔案管理員做好具體的檔案管理工作，并且進行技術上的充分交流，輔助事業單位提高檔案管理質量。新時代應當強化檔案管理人員的專業技術更新意識，形成專業技術人才的引進培養計劃，推動檔案管理技術人才能力創新，滿足新時代檔案管理需要。

3 結論

事業單位正處在深化改革的攻堅時期，加強事業單位的檔案管理工作，構建科學化的事業單位檔案管理工作體系，才能有效把握正確的改革方向，提高事業單位各項業務工作的質量，不斷提高事業單位發展的科學化水平。當前，還要建立一支專職的檔案管理工作隊伍，大力的普及信息化、專業化、智能化的檔案管理工作方式，形成積極配合的檔案管理運轉機制，從而提高檔案數據信息的共享效率，加快檔案管理工作的運轉，保證檔案更好的發揮實用價值。