檔案數字化保密工作思考分析

龍遠瓊

（中國振華集團永光電子有限公司（國營第八七三廠），貴州 貴陽 550018）

1 引言

對于檔案管理工作來說，其就是在日常工作的過程中，收集、整理人員資料，為有關員工提供重大項目以及政府政策等的查閱服務。由于互聯網發展迅速，傳統的檔案管理已經被數字化檔案管理所取代，有效提高了檔案管理工作的效率，但是其安全問題也隨之而來。為此，工作人員必須高度重視保密和泄密等問題，并采取針對性的措施，才能盡可能減少泄密危機，精細檔案管理程序。

2 做好檔案數字化管理前期工作，加強基礎設施建設

對于檔案管理工作來說，其覆蓋了國有企業的各個領域，所以其工作量較大。另外，由于部門較為分散、日常工作較為復雜，使得檔案管理的難度越來越大。為此，為了盡量做好檔案管理的保密工作，就必須做好檔案數字化管理的前期工作準備，并加強基礎設施建設。

1）成立檔案數字化管理工作室。在進行檔案數字化管理工作的過程中，只有配備專門的機房室，才能為檔案保密工作打下良好的基礎。從工作環境這一方面來看，要想有效防止泄密事件發生，就必須實現監控系統的全覆蓋，盡可能減少工作室監控的“死角”，同時還要對數字化管理的工作流程進行實時檢測。另外，還應當意識到“磁場”可能帶來的安全隱患，為此還必須安裝磁干擾設備。從工作人員這一方面來看，為了盡可能減少泄密事件的發生概率，還需要對進出工作室的人員進行檢查并核實其身份，從而避免其他人入內。國有企業的資金充足，所以還可以安裝指紋識別、自動報警等高端技術設備，從而實現工作室管理制度的規范，進而減少泄密事件的發生。從安保工作這一方面來看，要想提高管理工作的嚴謹性，就必須定期全方位的檢查管理工作室，并重點檢查其是否存在竊聽設備。如果想要使得檔案管理實現全封閉模式，就必須不斷強化數字管理基礎好設施建設工作，引進先進的設備，并提高計算機的工作效率。同時，還要按照有關要求，購進更為專業的儲存設備，才能真正使得數字化工作室的網絡與外界隔離。另外，還需要引進更為先進的資料采集設備，如電子掃描儀等，才能有效提高收集的質量和效率。對于很多國有企業來說，由于這些數字化設備所需要的資金較多，所以很多國有企業并沒有購進數字化設備。對此，企業應當從發展的角度看問題，只有真正意識到保密工作的重要性，才會加大資金投入來提高其安全性。

2）完善檔案保密與泄密制度。為了更好地做好檔案數字化管理工作，就必須依據相關法律法規并結合自身實，不斷完善檔案保密與泄密制度。具體來說，要想制定更加合理、規范的保密泄密制度，就必須在進行電子檔案管理的過程中引入收集、整理、分類、查閱等環節，并建立健全有關監管制度和責任劃分制度，才能在泄密事件發生時，第一時間找到相應的負責人。另外，還要設立文件分等級查閱制度，只有通過數字化技術，并完善合理的平臺登錄及驗證形式，才能有效地防止越權查閱行為的發生。現階段，對于檔案管理工作來說，其泄密的主要原因在于流程不完善、受人為因素影響較大，為此必須加強對檔案工作的管理，盡可能完善的檔案保密與泄密制度，才能確保檔案管理的安全。

3 在檔案管理中引入監理機制

對于監理機構來說，其能夠有效的控制檔案數字化管理工作，提高每個環節的工作效率和工作質量。同時，建立監理機構還可以全方位的控制檔案數字化管理的工作流程以及文件處理的效率。針對文件檔案儲存的每一個環節，監理機構都可以介入，并對其儲存的格式、方式、級別進行審核，從而有利于其更加規范。另外，監理機構在進行工作的過程中，還可以及時地發現文檔處理過程中存在的問題，從而有效地降低了操作人員失誤的概率，提高了檔案處理工作的準確性、安全性。最后，監理機構的作用還在于其可以對檔案管理的過程進行分析，并提出科學合理的建議，從而使得系統不斷完善、漏洞盡可能減少，進而推動檔案數字化管理的安全運行。

4 培養高素質檔案數字化管理人才，確保信息安全技術

為了謹防泄密事件，就必須建設一支高素質的檔案數字化管理人才隊伍。對于檔案工作人員來說，只有不斷提高其對數字化管理安全的重視程度，才能降低人為風險，提高檔案管理的安全性、可靠性。

1）提升工作人員保密意識。一般而言，數字化管理過程的安全性與檔案管理人員的職業道德素質和責任感密不可分。為此，在實際工作的過程中，管理部門還要重視人才素質的培養。只有開展數字化檔案培訓活動，并對其進行有效的指導，將保密工作貫穿于整個培訓過程，才能切實提高有關工作人員的保密意識。另外，還要建立健全獎懲機制以及良性競爭機制。在進行數字化管理的過程中，一旦發現有關工作人員存在泄密行為，那么就必須對其進行懲戒，才能營造安全第一的工作氛圍。同時，還要激勵工作人員對數字化管理信息技術進行創新，并切實拓寬數字化管理的領域，讓員工與員工之間可以相互交流、凝心聚力，從而促進檔案數字化管理的發展。

2）引進先進信息安全技術。為了防止檔案泄密，還必須在進入數字化管理后，不斷完善加密系統和信息安全技術管理，并設置嚴格的登錄程序和密碼驗證程序。對于一些重要的檔案管理數據來說，還應當設立專門的管理員密碼，并交由多方人員進行監管，在管理的過程中，每個人員只有部分權限，如果需要查閱則必須經過有關人員審核通過后方能調取。對于檔案管理部門來說，要想提高分享速度的同時減小傳遞過程的泄密風險，其必須結合自身的檔案數字化管理水平，建立相應的數字資料庫。在對數字化檔案進行管理的過程中，病毒也是影響檔案安全的重要危害之一。一旦病毒進入檔案，那么將會使得檔案損毀甚至泄密，為此，工作人員必須對信息安全技術軟件的運行情況進行檢查，并安裝相關的殺毒軟件，針對那些保密性要求較高的檔案，還要配備安全系數更高的計算機軟件。

3）有效管理數字化存儲設備。現階段，對于大多數檔案泄密事件來說，其都是由于儲存設備不完善、不安全，為此在實際工作的過程中，只有明令禁止工作人員攜帶移動硬盤等存儲設備進入工作室，并要求其在對其數據的轉移時采取專門的安全設備，才能減少不必要的風險。在對檔案進行歸檔的過程中，必須按照文件的保密級別來確定檔案所需要儲存的位置。如果要刪除有關保密文件，還需要在監理人員在場的前提下進行刪除。另外，還要注意檔案數字化管理過程中的細節，不僅要對工作人員的進出進行檢查，還要聘請專業人員檢查儲存設備中存在的問題，并定期進行自查。

5 加強對數字化基礎設施的投入

對于大部分國有企業來說，其在檔案數字化建設初期處于觀察試探階段，在試探的過程中檢驗數字化檔案管理是否能夠有效地提高工作效率，確保檔案信息的安全。所以，其并投入的資金和設備是有限的。然而，在現代社會，對于高新技術設備、軟件的要求越來越高，只有那些安全系數高的軟件才能抵御病毒入侵，從而確保信息安全。然而企業的管理人員并沒有切實認識到設備、技術對安全性的作用，所以其沒能及時的更新設備和軟件，使得檔案數字化管理工作十分落后，難以適應科學技術的發展。基于此，有關領導人必須轉變觀念，并加大對設備的投入，才能緊跟數字化發展的步伐，真正使得數字化檔案管理發揮作用。

6 結語

由于科學技術不斷發展，國有企業在進行檔案管理工作的過程中，還需要注重數字化管理的重要作用。只有不斷強化對檔案信息的管理，才能避免重要信息的泄露，從而確保企業內部信息管理工作安全穩定地運行下去。