大數(shù)據(jù)時(shí)代民生檔案數(shù)字化管理的路徑探討

張曉暉

（濱州市沾化區(qū)財(cái)政局，山東 濱州 256800）

大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字化經(jīng)濟(jì)滲透到了社會(huì)生活的方方面面，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)高速發(fā)展的信息化時(shí)代，各行各業(yè)都受到數(shù)字經(jīng)濟(jì)的明顯沖擊，檔案領(lǐng)域也積極引進(jìn)相關(guān)技術(shù)理念，人事檔案數(shù)字化就是合理運(yùn)用科學(xué)技術(shù)的表現(xiàn)。周楓（2013）首次將大數(shù)據(jù)與檔案工作結(jié)合起來，剖析了大數(shù)據(jù)對(duì)檔案館帶來的影響，并對(duì)檔案管理工作提出了建議。2020年6月，新修訂的《檔案法》進(jìn)一步規(guī)范了檔案管理工作的數(shù)字化、信息化流程，同時(shí)對(duì)新環(huán)境下檔案管理工作者的數(shù)字化素養(yǎng)提出了更高的要求。民生檔案作為檔案類型中的一種，帶有動(dòng)態(tài)性、復(fù)雜性和實(shí)時(shí)性，具有大眾性、實(shí)用性和直接性的特點(diǎn)，對(duì)數(shù)字化的要求更高。因此，本文將針對(duì)新時(shí)代發(fā)展過程中民生檔案的數(shù)字化管理工作進(jìn)行分析和總結(jié)，以期為今后的檔案管理工作提供借鑒。

1 民生檔案的特點(diǎn)

1）大眾性。民生檔案指的是有民生相關(guān)的檔案，有社會(huì)和個(gè)人兩個(gè)層面，個(gè)人層面的民生檔案可以投射民眾的具體生活狀況，反映具體個(gè)人生活；社會(huì)層面的民生檔案能夠反映社會(huì)公眾民生狀況，對(duì)了解整個(gè)社會(huì)民情，辦理相關(guān)民生事務(wù)起到重要的作用。因此民生檔案最大的特點(diǎn)是大眾性，密切關(guān)聯(lián)到社會(huì)上的大多數(shù)人的切身利益。

2）實(shí)用性。民生檔案密切聯(lián)系廣大社會(huì)公眾，在一定程度上可以為社會(huì)公眾提供法律佐證，比如工齡、婚姻、工作經(jīng)歷等，讓人們的切身利益得到較好的保障，因此民生檔案具有一定的實(shí)用性。

3）直接性。民生檔案可以直接地反映與人民大眾有關(guān)的民生信息，而民生檔案相對(duì)來說，比較客觀、公平公正。自從民生檔案建立以來，各地方檔案館迎接的群眾應(yīng)接不暇，大都進(jìn)行民生檔案的查詢。

2 民生檔案的利用

1）受政策影響。國(guó)家和地方的政策在一定程度上影響著民生檔案的利用率，比如2014年上海市出臺(tái)了再生育政策后，為辦理再生育而查閱婚姻檔案的人數(shù)逐漸增多。對(duì)政策影響民生檔案的利用情況，諸多專家學(xué)者也提到了這一點(diǎn)，閆俊麗、何惠光（2014）對(duì)漯河市近十年的民生檔案利用情況進(jìn)行了調(diào)查總結(jié)。之后，周云霞（2019）又對(duì)漯河市2014-2018年五年的民生檔案利用情況進(jìn)行了調(diào)查總結(jié)。都提到了一點(diǎn)“民生檔案利用率上升與國(guó)家和地方政策的出臺(tái)及中心工作有關(guān)。”楊麗（2015）提出國(guó)家出臺(tái)一項(xiàng)新的惠民政策后，在接下來的半個(gè)月到一個(gè)月的時(shí)間，民生檔案的利用率會(huì)劇增。隨著人們對(duì)檔案資源利用率的提高，國(guó)家也在一定程度上進(jìn)行政策上的支持，2013年國(guó)家出臺(tái)取消檔案利用收費(fèi)的政策，是對(duì)民生檔案利用的一項(xiàng)利好政策，為更多的檔案利用者帶來的便利。

2）被動(dòng)利用。隨著社會(huì)檔案意識(shí)的不斷提高，公民依法獲取自身信息的知情權(quán)要求不斷提升，群眾對(duì)民生檔案的利用需求越來越多。但是，事實(shí)上，大多數(shù)民生檔案的利用屬于被動(dòng)利用，比如辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中缺少某一段工作經(jīng)歷證明，或者辦理養(yǎng)老金或退休金時(shí)發(fā)現(xiàn)年齡問題不準(zhǔn)確，或者缺少 知青證明，或者遺失結(jié)婚證，或者遺失退伍證，或者遺失獨(dú)生子女證等情況比較常見。劉金霞（2012）認(rèn)為：“要努力開發(fā)民生檔案資源，縮短與公眾的距離，使檔案館成為極具感染力與親和力的大眾文化休閑場(chǎng)所。

3 民生檔案數(shù)字化管理的路徑

數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展使得檔案管理有被動(dòng)轉(zhuǎn)向主動(dòng)，由傳統(tǒng)意義上的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理方式，檔案管理者以及檔案利用者可通過檢索檔案的方式，實(shí)現(xiàn)檔案利用的便捷化。

1）加強(qiáng)數(shù)字化民生檔案管理技術(shù)。數(shù)字化管理，首先就需要對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化保存?zhèn)浞荩跀?shù)字化管理技術(shù)取代紙質(zhì)檔案的同時(shí)，民生檔案管理工作者應(yīng)做好兩手準(zhǔn)備。數(shù)字化管理需要進(jìn)行存量數(shù)字化和增量電子化工作。存量數(shù)字化工作是民生檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重中之重，檔案管理工作者要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入到系統(tǒng)中，將數(shù)碼聲像檔案以及電子館藏文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，并納入數(shù)據(jù)庫(kù)中，工作難度不大，但是工作量相對(duì)較大，需要花費(fèi)大量的人力物力，而且建設(shè)周期相對(duì)較長(zhǎng)，并且人工手動(dòng)錄入容易出現(xiàn)誤差。增量電子化工作是指新接收的檔案經(jīng)過整理之后以電子文件歸檔，但是在文件傳輸過程中，一些不符合要求的電子文件就需要重新進(jìn)行整理歸類，比如缺少電子印章或缺少正文紅頭。

2）建立民生檔案資源信息共享機(jī)制。從民生檔案的利用便捷性來看，信息資源共享是提高民生檔案利用率的首要任務(wù)。2016年12月23日，陳世炬提出“積極推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化信息化，促進(jìn)檔案信息資源的共建共享共用”。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享共用，即為數(shù)字化檔案的“一站式”服務(wù)提供了基礎(chǔ)和方向。孫亞楠（2018）結(jié)合實(shí)際調(diào)研，構(gòu)建適合云南省省情的數(shù)字檔案信息資源共享服務(wù)機(jī)制。

建立民生檔案資源信息共享，首先需要建立信息資源庫(kù)。目前各級(jí)各類民生檔案歸置于不同的地方檔案館，各檔案館有自己的內(nèi)部局域網(wǎng)，可實(shí)現(xiàn)內(nèi)部查詢檢索，但是各檔案館沒有實(shí)現(xiàn)信息資源共享。民生檔案關(guān)系到廣大人民群眾的切身利益，而且類型繁雜，門類眾多，各檔案館應(yīng)堅(jiān)持“以人為本”，聯(lián)合各相關(guān)部門，逐步建成一個(gè)惠及百姓、涵蓋社保、醫(yī)療、教育、就業(yè)、婚姻、房產(chǎn)等門類的信息資源庫(kù)。建立信息資源庫(kù)，通過整合現(xiàn)有各館的民生檔案資源，通過館際共享，實(shí)現(xiàn)各類民生檔案的共有共享，為利用者提供便利，這就需要各地檔案館的支持與配合。其次，建立民生檔案資源共享協(xié)同機(jī)制。各檔案館以“服務(wù)大眾”為目標(biāo)，在平等互惠的基礎(chǔ)上，相互協(xié)作，互通有無，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。在開展協(xié)同服務(wù)時(shí)，各級(jí)各地政府部門應(yīng)提供便利，各檔案館成員之間以合作形成簽訂合作協(xié)議，集合所有成員館的人力、物力、財(cái)力，推進(jìn)民生檔案資源共享服務(wù)工作的開展。資源共享協(xié)同機(jī)制需要從技術(shù)、資源、服務(wù)三者入手，理順技術(shù)、資源、服務(wù)三者之間的關(guān)系和思路，以保證協(xié)同服務(wù)機(jī)制的順利進(jìn)行。

3）提升檔案工作者的數(shù)字化水平。提升檔案管理工作者的數(shù)字化水平，對(duì)民生檔案利用率的提高起到關(guān)鍵作用，才能高效可持續(xù)的發(fā)展數(shù)字時(shí)代的民生檔案工作。首先，有效提升工作人員的數(shù)字化意識(shí)。提高開展專題教育及培訓(xùn)等方式，強(qiáng)化數(shù)字化意識(shí)在檔案管理工作者心中的地位。建立規(guī)范的數(shù)字化檔案管理工作者培養(yǎng)機(jī)制，不斷引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，積極推進(jìn)數(shù)字化改革，從理論與實(shí)踐兩個(gè)層面，有針對(duì)性的提升檔案管理工作者的數(shù)字化水平。其次，提高對(duì)民生檔案數(shù)字化資源的管理能力，積極推進(jìn)“存量數(shù)字化、增量電子化”策略，爭(zhēng)取從源頭上解決檔案的數(shù)字化信息的真實(shí)、完整性，同時(shí)分門別類的歸檔資源，避免資源的碎片化，并將碎片化的檔案資源系統(tǒng)性分類。最后，提升民生檔案數(shù)字化資源的服務(wù)能力。充分利用微信、微博等社交新媒體工具，建立以用戶需求為導(dǎo)向的服務(wù)機(jī)制，在此同時(shí)，各地方政府部門應(yīng)積極提供幫助與支持，多渠道宣傳檔案館的影響力，拓寬檔案管理服務(wù)渠道，豐富檔案服務(wù)方式，提升服務(wù)能力。