檔案信息化建設的管理與改進方法

田金鳳

（山東省濟南市水利工程服務中心，山東 濟南 271114）

在21世紀為社會帶來顯著改變的科學技術當屬信息技術，信息技術的長足發展及在各行業中的有效應用，在很大程度上推動了不同行業及整個社會的發展。以大數據、云計算為首的信息時代產物為人們的生活與工作提供了極大便利，也使得檔案管理工作得到了全新的發展。就信息技術本身的特性而言，其運算、存儲方面的優勢與檔案管理工作的需求有著極高的契合度[1]。因此，檔案管理工作相關人員需要正確認識到檔案管理工作信息化建設的重要性，在工作過程中積極應用各種信息技術，進而使檔案管理工作能夠滿足新時期的社會需求。

1 當前檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理制度完善度不足

檔案管理不善的問題在我國多數單位及機構中均有出現，從管理制度的角度來看，檔案管理制度要具有管理內容及責任明細化、管理職能合理分配的特點，以使管理工作本身能夠滿足單位或機構的發展需求。另外管理工作人員還需要及時按照檔案中數據的變化對檔案本身的數據進行統計與完善，在單位發展過程中也需要根據實際情況對檔案管理制度進行調整，優化具體的管理條例及規則，并定期評定檔案管理制度的有效性，找出檔案管理制度中存在的不足加以完善。但就當前各單位中檔案管理制度的實際應用情況而言，在管理模式、方略、工作內容及檔案管理質量控制上均存在一些問題，如檔案的歸檔與材料實際情況的核對缺乏應有的準確度、一部分管理人員在出現問題時互相推諉責任等情況。這些情況致使檔案管理工作即使出現問題也難以得到及時有效的解決，進而影響了檔案信息的準確度及可利用程度，更表現出管理制度完善程度普遍不足的情況。

1.2 檔案數據有效性不理想

檔案本身就是由各種數據構成，其數據內容通常作為各項工作開展的關鍵依據。然而就當前多數單位對檔案的應用狀況來看，存在一部分單位對檔案資源信息利用效果的認知較為片面的情況，在檔案信息的存儲與檢索上缺乏系統化的工作流程，也未能表現出應有的即時性，這就使得檔案中各項數據的可靠性大幅下降，也反映出檔案信息收集整理工作存在不嚴謹的問題。而從信息技術在檔案管理中的應用來看，該技術的有效應用需要工作人員具備一定水準的信息素養及能力，但傳統檔案管理人員在整體認知上對技術的有效性并不能完全信任，能力不足導致的錯誤操作也影響了他們對信息技術在檔案管理工作中應用效果的判斷，因而也不重視檔案管理信息化建設工作的開展，進一步影響了檔案數據應用的有效性[2]。

1.3 工作效率低下

導致檔案管理工作效率低下的原因是多方面的。其中工作人員信息意識的匱乏是主要原因，由于缺乏相應的信息意識，因而工作人員在檔案管理工作中不能有效應用信息技術執行檔案管理工作。另外則是單位整體對檔案管理工作重要性的認識不足，一直以來多數單位對檔案管理工作的認知還只停留在“整理資料”的層面，這導致檔案管理工作在單位內部常得不到充分的重視及資源支持，工作本身存在被邊緣化的情況，廣大員工在填寫檔案時也具有明顯的敷衍現象。最后，檔案管理工作龐大的工作量意味著單純以人力完成很容易造成差錯出現，一旦重大數據出錯，會對檔案管理工作的質量及效率造成嚴重影響。

2 檔案信息化建設的管理與改進方法

2.1 應用信息平臺收集檔案數據

在信息技術得到應用之前，傳統的檔案數據收集工作以紙質資料為主要方式與途徑，用于保管檔案的檔案袋也是紙質的。由于紙質材料具有耐受力不足及易受環境影響的特點，因而很容易導致材料本身受到外界環境因素的影響，造成損壞或信息丟失的情況出現。另外紙質檔案的攜帶保管較為麻煩，不僅要占用較多的空間，在具體應用上也存在明顯的局限性。而在應用了信息技術進行檔案數據信息的收集工作之后，檔案資料中的各項內容可以以各類型終端在網絡上填寫、上傳并保存，從而使檔案的存儲量得到大幅提升，而網絡數據庫存儲的方式也免去了攜帶的問題。檔案管理人員及其他相關工作人員在需要使用檔案信息的時候可以直接從網絡上下載，即使是攜帶也可以應用隨身存儲設備保存體量極大的檔案數據[3]。另一方面，紙質檔案搜集過程中極易出現檔案信息缺失的問題，一旦這種問題出現，就需要再次添加檔案資料，而檔案收錄平臺及網站的出現則免去了這一困擾，只要在平臺及網站上錄入相應的檔案信息，很大程度上不需要再擔心檔案丟失的問題，也就大幅提升了檔案管理工作的效率。

2.2 建立檔案信息檢索系統

檔案信息檢索系統的建立是有效應用信息技術開展檔案管理工作的關鍵。隨著當今社會的發展，檔案在類型上正變得越來越復雜，數量也越來越多，因此檔案分類的難度也就越來越高，傳統人力檢索查找方式必然耗費大量的時間，因而效率也不甚理想。而在信息技術的支持下，檔案管理工作人員能夠按照相應的標準對檔案進行智能化分類處理，這就使得檔案的管理工作變得更加有序化。要實現這一點則需要建立起相應的檔案信息檢索系統，在檢索系統中首先按照檔案信息的類型進行分類處理，并根據同類信息的特質再向下劃分不同的子目錄。如果檔案信息的數量異常龐大，還可聯合信息技術企業設計專門的內部檔案檢索引擎，根據檔案管理的需求設計引擎的功能，以使建立起的檔案信息檢索系統能夠滿足單位內部檔案管理工作的實際需求。

2.3 重視檔案安全管理工作

信息時代各方面工作面臨的最大問題就是數據的安全性，無論是來自黑客或病毒的攻擊，都有可能對數據的隱秘程度及安全性造成嚴重影響，從而使企業或單位面臨嚴重的損失。因此信息技術在檔案管理工作中的應用還需做好相應的安全防護工作，不僅要采用網絡安全措施建立起完備的安全防護系統，還要做好檔案的備份、交接工作，從各個角度來保障檔案信息數據的安全。這方面的技術包括病毒檢測查殺技術、防火墻技術、數據加密恢復技術等，其中病毒檢測查殺技術是為了有效找出檔案信息管理系統中存在的病毒木馬，而防火墻技術則是為了防范系統出現的異常操作及非法操作，數據加密恢復技術則包含加密與恢復兩方面，加密是為了對數據進行加密處理，以提升數據破譯難度的方式來保障數據的安全性；恢復技術則是為了在數據受損之后及時進行修復。除此之外，人力方面還需要做好數據的備份，并根據工作要求限制檔案管理人員的操作權限，根據檔案的重要性不同加入不同等級的權限識別技術，進而使檔案的安全得到可靠保障。

3 結語

檔案在當代人類的社會活動中有著十分重要的意義，是人類社會實現長足發展的重要信息財富。當今社會的飛速發展使得各種信息的數量大幅增加，信息復雜程度也飛速上升，因此人力進行檔案管理工作已無法滿足相應需求。在此社會背景下，檔案管理必須重視信息化建設工作的開展，進而大幅提升檔案管理工作的效率，以使檔案管理工作能夠順應社會發展的需求。