辦公自動(dòng)化對(duì)事業(yè)單位檔案管理的影響分析

劉 平

（長治市市場(chǎng)監(jiān)管綜合行政執(zhí)法隊(duì)，山西 長治 046000）

辦公自動(dòng)化是事業(yè)單位檔案管理的重要工作方式，尤其是在檔案管理內(nèi)容復(fù)雜的前提下，在進(jìn)行檔案管理過程中，存在著一定的難度，因此，現(xiàn)階段對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和改革是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也給事業(yè)單位帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，辦公自動(dòng)化意味著辦公效率更加方便、快捷，同時(shí)在工作中，也有一定的保障，因此，檔案管理自動(dòng)辦公系統(tǒng)是時(shí)代發(fā)展的需要，也是辦公自動(dòng)化發(fā)展的前提保障。

1 辦公自動(dòng)化的概述

辦公自動(dòng)化發(fā)展下，不但對(duì)市場(chǎng)行業(yè)的發(fā)展起到了推動(dòng)作用，對(duì)事業(yè)單位中的檔案管理人員提升了工作效率，同時(shí)也增加了雇員和管理人員之間的信息處理系統(tǒng)。當(dāng)然，辦公自動(dòng)化也要強(qiáng)調(diào)速度和效率，具備方便、實(shí)用、穩(wěn)定及高效的特點(diǎn)。所以，在某種程度上，檔案管理也是辦公自動(dòng)化的一部分。

2 事業(yè)單位檔案中辦公自動(dòng)化引進(jìn)的作用

1）歸檔速度更加快捷、高效

時(shí)至如今，效率至上已經(jīng)成為當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的主要目標(biāo)，提升工作效率也是工作管理內(nèi)容的名詞。21世紀(jì)以來，信息技術(shù)不斷發(fā)展。其中，檔案管理是事業(yè)單位中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，由于檔案管理工作涉及的信息內(nèi)容較多，也具備一定的細(xì)致化，不僅關(guān)系到個(gè)人，同時(shí)也關(guān)系到一個(gè)單位的名譽(yù)。

2）能夠再實(shí)現(xiàn)資源共享

時(shí)代不斷發(fā)展下，對(duì)我國行業(yè)發(fā)展提出了更高的要求，尤其是對(duì)于事業(yè)單位中的檔案管理來說，檔案管理是發(fā)展中的重要一項(xiàng)內(nèi)容。信息時(shí)代發(fā)展建設(shè)下，對(duì)于檔案來說，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用可以對(duì)檔案進(jìn)行檢索，當(dāng)進(jìn)行檔案管理過程中，可以有效查詢到檔案信息，增加信息儲(chǔ)備能力。其中，政務(wù)檔案管理自動(dòng)化可以最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享，從而使政府信息利用更加全面、快捷、高效。

3）檔案儲(chǔ)存更加安全

相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，通過辦公自動(dòng)化可以提高管理效率和質(zhì)量。本文介紹了事業(yè)單位檔案管理的基本框架，電子檔案的存儲(chǔ)卡、移動(dòng)硬盤等現(xiàn)代存儲(chǔ)技術(shù)用于文件的存儲(chǔ)和傳輸。不僅具有存儲(chǔ)時(shí)間長、信息量大、穩(wěn)定性好等優(yōu)點(diǎn)，而且還具有很高的使用環(huán)境和使用限制。同時(shí)，管理人員也可以通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸文件資源，確保了文件傳輸?shù)姆€(wěn)定和安全。

3 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）多數(shù)部門檔案管理的現(xiàn)狀是檔案管理模式落后，導(dǎo)致檔案管理效率低下。雖然有些事業(yè)單位建立了比較先進(jìn)的信息系統(tǒng)，但是應(yīng)用還不充分，自動(dòng)化和數(shù)字化程度不夠，對(duì)于檔案內(nèi)容相關(guān)資料的收集及整理缺乏準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)需要更新和刪除的資料缺乏及時(shí)修改，造成檔案內(nèi)容不全，實(shí)用性差。

2）檔案管理意識(shí)守舊。伴隨著辦公自動(dòng)化程度的提高，檔案管理的重要性日益凸顯。但由于對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，缺乏明確的檔案管理空間，檔案管理被簡(jiǎn)單地看作是一種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檢索的場(chǎng)所。在加上當(dāng)前的事業(yè)單位在管理過程中，并沒有完全的實(shí)現(xiàn)信息化，在辦公過程中，缺少先進(jìn)的檔案管理資料，造成信息化建設(shè)和檔案管理無法與社會(huì)現(xiàn)狀相適應(yīng)。

3）辦公人員工作效率低下。針對(duì)事業(yè)單位中的檔案管理來說，存在一定的落后性，主要原因是因?yàn)樵谶M(jìn)行辦公過程中，辦公人員沒有受專業(yè)知識(shí)訓(xùn)練，在辦公過程中，沒有規(guī)范性，導(dǎo)致工作人員辦公效率低下。另外，很多檔案人員并沒有接受到專業(yè)的訓(xùn)練就上崗，這也是影響辦公人員工作效率低下的主要原因。

4 辦公自動(dòng)化在事業(yè)單位檔案管理的作用

1）有助于保護(hù)事業(yè)單位環(huán)境檔案安全。通過自動(dòng)化系統(tǒng)，紙質(zhì)文件可以轉(zhuǎn)化為電子文件，用戶可以在電腦前從檔案中提取圖像，避免丟失。與此同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)包括存儲(chǔ)時(shí)間、信息量、穩(wěn)定性以及易受環(huán)境影響等，這些都是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)。尤其是檔案館，在一些特殊的檔案中，管理者可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子資源，從而保證檔案的穩(wěn)定、安全、完整。

2）協(xié)助提高檔案管理效率和綜合管理服務(wù)。第一，隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的引入，信息系統(tǒng)的使用，可以保證整個(gè)檔案的建立與歸檔及查閱以及借閱乃至管理過程等等，以期提高檔案管理的效率。可向工作人員展示透明的檔案，使單位工作人員參與到檔案的管理中來，發(fā)揮檔案的功能。第二是以傳統(tǒng)的檔案管理方式為基礎(chǔ)，對(duì)檔案進(jìn)行大量的人力、物力管理；在檔案管理中引入辦公自動(dòng)化技術(shù)，可以節(jié)約時(shí)間和精力，更好地滿足用戶和檔案員的需要，方便他們的工作。與此同時(shí)，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，使各部門對(duì)檔案的管理更加快捷、有效，具備全面管理的能力，同時(shí)，提高檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。服務(wù)自動(dòng)化的合理應(yīng)用能充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用和價(jià)值，保證檔案資源的互惠共享，極大地促進(jìn)了檔案的價(jià)值和檔案的有效利用。

3）強(qiáng)化工作人員行為規(guī)范要求。將事業(yè)單位中的檔案管理進(jìn)行有效結(jié)合，可以有效的提升檔案管理整理效率，加強(qiáng)規(guī)范性。在檔案管理中，要明確檔案管理人員行為規(guī)范要求，制定明確的工作依據(jù)和內(nèi)容，設(shè)定檔案管理要求及制度主要原因是因?yàn)樯婕皞€(gè)人的工作內(nèi)容和信息，對(duì)于個(gè)人的信息要進(jìn)行保密，防止信息泄露。另外，建立監(jiān)督管理機(jī)制也是規(guī)范工作人員的前提保障，可以有效的達(dá)到規(guī)范工作人員行為的目的，也起到促進(jìn)單位管理整體水平的作用。

5 事業(yè)單位檔案管理辦公自動(dòng)化實(shí)施的策略

1）增加檔案管理的有效性，首先要重視對(duì)檔案的創(chuàng)新，保證檔案管理與辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的融合性，增加單位整體辦公的融合性，才能有效的提升檔案管理有效性，以更好的促進(jìn)工作檔案的有效管理，為事業(yè)單位創(chuàng)造有效的工作條件。科學(xué)管理檔案，必須從過去的“重編易用”的觀念向科學(xué)管理的觀念轉(zhuǎn)變。檔案管理和人力資源支持工作必須得到加強(qiáng)，大力推進(jìn)檔案管理工作，加快辦公自動(dòng)化、檔案管理等管理新模式的建立。

2）通過建立現(xiàn)代信息技術(shù)管理系統(tǒng)，利用辦公自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，使員工能夠根據(jù)需求對(duì)檔案進(jìn)行保存，例如，在進(jìn)行檔案編輯時(shí)，可以對(duì)其進(jìn)行設(shè)計(jì)，將檔案從編輯到接收實(shí)現(xiàn)一體化，從而實(shí)現(xiàn)資源信息共享性，以更好的促進(jìn)加強(qiáng)檔案的管理和工作水平。

3）隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理員需要盡快提高專業(yè)技能和技能，并通過持續(xù)的進(jìn)程，通過引入多樣化培訓(xùn)單位和定期培訓(xùn)課程，如講座、實(shí)習(xí)等，提高其技術(shù)能力。

6 結(jié)束語

綜上所述，我國事業(yè)單位在進(jìn)行工作過程中，檔案，是單位工作中的重要內(nèi)容，也是提高單位辦事效率的重要前提保障。為了更好的使事業(yè)單位在社會(huì)中立穩(wěn)腳跟，只有全面的圍繞辦公自動(dòng)化展開全面的分析，才能有效難度促進(jìn)事業(yè)健康發(fā)展，以增加單位中的辦公效率。