淺談EPC總承包項目管理模式下檔案管理的幾點做法

李麗飛

（天溪公司，山西 晉城 048009）

項目檔案是項目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是項目建設(shè)的歷史見證。它不僅在項目實施過程中和工程質(zhì)量檢驗中起著重要的參考、指導(dǎo)、監(jiān)督、保證作用，而且對以后的項目規(guī)劃、生產(chǎn)、維修及改礦建同樣具有重要指導(dǎo)作用。那么在項目實施過程中，如何確保項目檔案的有序收集、保證項目檔案的規(guī)范整理、真實準(zhǔn)確呢？現(xiàn)就“業(yè)主+監(jiān)理+EPC總承包”項目管理模式下的文檔管理工作的開展談幾點做法。

1 健全組織，完善設(shè)施，構(gòu)建切合實際的檔案管理體系

1.1 健全的組織管理，是保證項目檔案有效實施的基礎(chǔ)

項目立項開始，為避免項目管理中出現(xiàn)“重建設(shè)，輕檔案”的思想，一開始便將文檔控制、檔案管理工作列入項目管理的重點工作來抓，逐步建立總承包管理模式下的文檔管理機制，由“業(yè)主、監(jiān)理、總承包”三方項目領(lǐng)導(dǎo)親自抓，同時組建各自專門的項目文檔控制室、配備專職的文檔控制人員負責(zé)項目檔案管理，縱向上形成了領(lǐng)導(dǎo)重視、管理人員重視、文檔控制人員重視的“合力”，橫向上形成了“業(yè)主、監(jiān)理、總承包”三方對口接收，分別報送的檔案管理體系，貫穿整個施工過程中，對項目文檔實行一體化、專業(yè)化管理，健全組織管理。在項目建設(shè)過程中工作聯(lián)系單、設(shè)計修改單、招投標(biāo)審批、費用控制資料、合同歸檔以及施工過程中每一個工序資料報驗、設(shè)備資料的管理等等環(huán)節(jié)，均處在嚴(yán)密的文檔控制范圍內(nèi)，安全、及時、高效的傳遞渠道成為三方聯(lián)系的紐帶。

1.2 完善的硬件保管設(shè)施，是保證項目檔案安全的前提

為保證項目檔案管理水平，檔案室的建設(shè)工作顯得尤為重要，項目建設(shè)期，加快標(biāo)準(zhǔn)化檔案建設(shè)的速度，同時將計算機、復(fù)印件、打印機、掃描儀、防磁柜、防盜門窗等設(shè)備配置齊全。在信息環(huán)境中，人工管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理工作的要求，結(jié)合項目管理實際，做好檔案管理軟件的開發(fā)工作，促進檔案立卷、編目、檢索、統(tǒng)計和借閱等工作能夠順利進行。利用計算機加強檔案管理工作，提升了信息的存儲量，確保有更快的檢索效率。提升了項目建設(shè)檔案的利用率。同時將逐步完善了檔案庫房設(shè)施的硬件建設(shè)，設(shè)置了辦公室、檔案庫房、閱覽室，配備了密集架、空調(diào)、溫濕度測試儀、去濕器、加濕機、消毒柜、切紙機、裝訂機等專業(yè)設(shè)備，安裝了防火遮陽窗簾和防盜窗、滅火器、滅火毯、消防裝置，完善了檔案專用硬件設(shè)施。

2 建章立制，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化

工程建設(shè)項目規(guī)模大，周期長，資料多，涉及的除業(yè)主、監(jiān)理，總承包外，還有眾多的參建單位，所以要想確保項目竣工檔案規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠業(yè)主、監(jiān)理，總承包商少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此建立健全文檔控制制度和檔案管理制度是必要的，也是必須的。明確項目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和各級崗位責(zé)任制，制定《文檔管理規(guī)定》、《文檔編號管理規(guī)定》、《施工圖紙管理規(guī)定》、《工程竣工資料管理規(guī)定》和《檔案管理制度》，通過制度建設(shè)，規(guī)范各類檔案的收集、整理、保管、借閱、使用流程，落實了檔案安全責(zé)任制，確保公司各單位之間及總承包、監(jiān)理及各參建單位資料管理工作的有序進行，實現(xiàn)了檔案收集充分、交接手續(xù)齊全、整理規(guī)范、內(nèi)容完整、保障了項目文檔管理與項目建設(shè)工作的有效結(jié)合。

3 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，加強監(jiān)管，確保檔案歸檔質(zhì)量

在項目建設(shè)過程中，項目資料編制執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的統(tǒng)一很重要，這項工作在項目開始就應(yīng)該協(xié)同監(jiān)理方、總承包方進行確定。避免出現(xiàn)因標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不統(tǒng)一，報送的施工管理、技術(shù)資料格式不同。同時為了統(tǒng)一規(guī)范項目竣工檔案組卷順序文本，項目竣工時的驗收工作和資料歸檔工作進行提前統(tǒng)籌安排和整體考慮，組織參建各方就整個項目的竣工文件目錄編制進行專題討論，將各工號、各專業(yè)的交工文件整理規(guī)范進行了精確劃分，合理安排。使參建各方的檔案管理員將項目檔案管理工作從末端移到前沿,將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件。

項目檔案管理工作要做到與項目施工進度同步。作為項目文檔管理者，要堅持跟蹤監(jiān)督檢查, 堅持“三個”統(tǒng)一，即統(tǒng)一組卷模版，統(tǒng)一檔案裝具，統(tǒng)一檔號編制規(guī)則，注重檔案管理的細節(jié)，保證項目資料收集齊全，交工資料不走樣、不篡改、不按某人意愿形成，認(rèn)真做好分類、裝訂、編號、編目、歸檔等各個環(huán)節(jié)的工作。確保項目竣工文件的專業(yè)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化整理，有效提高檔案歸檔質(zhì)量。

4 加強設(shè)備資料監(jiān)管，堅持服務(wù)現(xiàn)場，確保設(shè)備資料完整

EPC總承包管理模式下的項目建設(shè)中大量的設(shè)備資料，是文檔管理的一個難點，項目建設(shè)期在設(shè)備尚未到場之際，就開箱后的隨機資料的保存問題與總承包、監(jiān)理方、分包商進行協(xié)商，提出由建設(shè)方保存開箱資料，保證開箱資料在第一時間完整收集。實現(xiàn)建設(shè)方文檔控制人員服務(wù)現(xiàn)場的定位。收取資料的同時，將資料按工號和設(shè)備分類整理、登記、并歸檔，充分利用符合自己工程實際的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子歸檔和紙質(zhì)歸檔雙保險，方便各單位利用。通過與現(xiàn)場總包、監(jiān)理及各施工單位對各工號設(shè)備資料的分項核查，匯總出設(shè)備資料缺項清單下發(fā)總包，并向設(shè)備供貨廠商追要，確保設(shè)備資料的完整收集。

5 加強文檔管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保實現(xiàn)企業(yè)和個人共成長

項目文檔管理工作是一項專業(yè)性和業(yè)務(wù)性較強的工作，對檔案管理人員的要求比較高。對此，就要選擇素質(zhì)高、責(zé)任心強的人員從事檔案管理工作。作為一名項目文檔管理人員，首先要“勤快”，一定要勤勞扎實，對于日常項目檔案資料勤于收集整理，同時要勤于學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)項目檔案管理的經(jīng)驗，熟悉項目管理的各個環(huán)節(jié)，拓寬知識面；其次要 “心細”，項目檔案是項目建設(shè)的全部體現(xiàn)，文檔管理人員要內(nèi)心細致，能認(rèn)真鑒別資料的真假、優(yōu)劣、完整與否，確保項目資料不缺失去、不破損、不遺漏。同時資料的收集要注重細節(jié)，要能從最能反映項目情況的細節(jié)入手，才能充分反映項目的真實面貌。再者要選擇“全面”，項目文檔管理人員知識技能要“全面”，能熟悉電腦相關(guān)軟件的操作，掌握相機、攝像機、復(fù)印機等設(shè)備的使用及裝訂托裱裁剪疊圖的技能。

建設(shè)方作為工程竣工檔案最終接收方，要組織監(jiān)理、總承包商、項目負責(zé)人、技術(shù)人員、文檔管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保工程人員了解檔案的管理知識，文檔管理人員了解項目建設(shè)的工序和專業(yè)知識。文檔管理人員要把每項資料的形成過程當(dāng)作一次成功的嘗試，保證在企業(yè)的發(fā)展的進程中，成為一個全面熟練的檔案管理者，更好地為企業(yè)服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)和個人共成長。

6 結(jié)語

科學(xué)規(guī)范的項目檔案管理只有堅持與時俱進，檔案管理人員應(yīng)積極應(yīng)對檔案管理工作中存在的問題，探索實踐適合自己的項目檔案管理模式，建立起從收集、整理、登記到歸檔的全過程標(biāo)準(zhǔn)化工作體系，編制出完整的具有原始性、真實性、系統(tǒng)性、規(guī)范性的項目檔案，實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮更大的作用，為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步作出應(yīng)有的貢獻。