探究人事檔案管理在醫院人事工作中的重要性

史 曉

（北京老年醫院，北京 100095）

其實人事檔案管理的發展在我國已有一段歷史，它帶給了各種單位更加便捷高效的管理制度模式，使得人事管理不再成為企業管理的難題。但是現階段我國對于人事檔案管理的認識程度和重視度遠遠不夠，所以本論文將介紹人事檔案管理的概念和優勢以及對如何將人事檔案管理運用在人事工作中進行論述。

1 人事檔案管理的概念

人事檔案管理是以個人為單位并且依據檔案學的管理制度對個人的資料開展一系列保管整理歸納的過程。人事檔案是每一個生存在這個社會上的人在實踐和經歷過程中不斷積累所形成的。對于企業來說，人事檔案管理可以使其人事管理工作例如裁減員工，任用員工和對員工的考核與選拔更加方便快捷，以此來展開更好的更高質量和效率的管理工作，而對于醫院人事工作中所運用的人事檔案管理主要是為了給醫院進行選拔人才、培養優秀個人、管理總體工作人員和對工作人員工作狀況的考核，其中記錄了他們的個人信息、學歷、現在及之前的職稱以及獎懲情況等等[1]，所以它是反映一個人之前生活的社會履歷，是人生相關經歷的縮影，這樣的一個集中而又全面的檔案集合了所有人事管理所需的必要信息，所以在進行人事管理時，工作人員可以通過查詢其人事檔案來了解所有信息從而做出判斷。同時，在醫院評職稱、評獎金的時候也可以通過調取人事檔案來進行評定是否有資格獲得，具有一定的憑據性和客觀性。對于醫院的人事管理工作，人事檔案管理發揮著不可磨滅的作用。

2 人事檔案管理在醫院人事工作中的重要性

1）人事檔案管理是醫院人事管理的重要依據。檔案既然作為一種資料那必然是為了提供依據而存在，所以在醫院的人事管理工作中，運用人事檔案管理就可以獲得重要的依據。在人事檔案中記載了醫護人員的個人履歷，包括在哪里實習、工作甚至是學習和進修都記錄在冊，而醫院進行人事管理時恰好可以運用人事檔案來了解其基本情況。當然，人事檔案也為決策和評估提供了有力的依據[2]，對一個員工的評價往往是經過審閱人事檔案綜合以后才得出來的，而對于決策方向，人事檔案也起到了很大的作用，通過查詢了解員工的人生經歷就可以客觀地對其作出相應舉措，從而進一步有條理地展開人事管理工作，將我國醫院的人事管理制度推向一個新的層次。

2）人事檔案管理是醫院人事管理的重要組成部分。人事檔案管理與醫院的人事管理制度并不沖突，反而是在其中的一部分。醫院人事管理制度隨著社會的變遷而進行改革，醫務人員的合理的崗位調動也是通過有條不紊的人事管理工作所展開的，所以人事檔案可以為人事管理工作提供合理的管理意見[3]，為醫院的領導決策時和制定相關規定時提供了客觀的事實依據，為醫院的改革和發展提供了有利條件。在現階段的醫院人事管理中，卻對于人事檔案管理的利用不夠完全，導致其并沒有發揮出本身的作用，各種因為檔案收集不完整，無效、錯誤信息被記錄在冊以及檔案的缺失都成為失敗的因素。所以作為醫院人事管理工作的重要組成部分，對于人事檔案的高效利用才是真正應該提上日程的事情[4]。

3）人事檔案管理為醫院建設人才提供了有效信息。人才的利用與開發一直都是當今社會的一個熱門話題，為了在這個經濟飛速發展、信息時刻更新的新興時代中保有一席之地，為了在社會的驅逐游戲中激烈競爭到自己的一方天地，那就需要源源不斷的人才來幫助實現這一目標。不過，對于人才引進之后的培養管理，也是醫院建設歷程中需要注重的一點，以人事檔案為基礎對所引進人才進行基礎定位，再以人事檔案管理系統中的成長歷程來作為所引進人才的考核依據，這也是醫院建設人才的一個方法。

4）人事檔案管理為新工作制度的實施提供保障。醫院的崗位進行了變動，隨之而來的肯定是工作制度的變革。例如工資套改[5]，這一工作具體來說是必須要結合工作人員本身的個人經歷來輔助套改工作圓滿完成，但在完成之后仍需要我們拜托人社局來進行核查，進一步確定套改信息，在這時人事檔案管理就可以為人社局提供人事檔案，再經過人社局的歸納與整理，分析得出最終結果.所以可以在醫院引進人才戰略制定的時候對醫院所需人才進行一個有效評估，從而更好更有目標的開展后續人才招納與培養工作。

5）人事檔案管理是醫院人事管理工作的必要條件。人事檔案對于醫院醫護人員的崗位調動以及醫院相關領導干部的任用或罷免都起著重大作用[6]，為這些工作的開展提供了基礎的有參考價值的信息。通過建立醫院人事管理制度模式[7]，醫院的管理者可以更全面的了解到醫務人員的思想政治狀況、個人工作能力、對于組織紀律的服從性以及道德風范等等有關信息，所以人事檔案管理制度是醫院人事管理的必要條件。

3 如何在醫院的人事管理中導入人事檔案管理制度

1）完善人事檔案管理制度。眾所周知，只有一項完善的制度被沿用才能最大化的還原其原本的力量，現在所實行的人事檔案管理制度并不是很完滿的制度，所以首要任務就是要將現存的經驗總結歸納，從而進一步改進制度，而醫院的人事檔案管理制度的完善尤為重要，讓完善的人事檔案管理制度融入醫院的人事管理工作來保證醫院的人事管理工作能夠有效開展。我們應該將檔案的篩選、整理、歸納和保存進行標準的制定，制定有關制度來約束相關事物是最有效的實行方法。同時也要結合醫院的實際情況來對制度進行完善，保證可以在能對醫院員工的信息有效管理的前提下幫助促進醫院選拔和任用人才工作的順利開展。

2）培養檔案工作人員的職業道德精神。檔案的管理是人事檔案管理的重要環節，很多細小的失誤和錯誤就是因為在這個環節上有所遺漏，所以我們需要更加負責更有道德的管理員工來進行管理與監督工作[8]。所以在選拔人才時，應該提高選拔的門檻，保證所招聘來的新員工都是接受過基礎教育的高素質員工，另外在新員工入職之后還要進行進一步的檔案管理學培訓，保證員工掌握新的檔案管理技術，最后醫院應該加強考核力度，因為有了考核才會促使員工們馬不停蹄的豐富自我來競爭和保住崗位。這樣從選拔到任用再到考核嚴格把關，就可以減少許多尸位素餐的事情。

3）普及人事檔案管理的相關知識[9]。當今社會還有很多人不理解甚至不知道這個概念，這個時候我們就應該對大眾進行普及，對他們宣傳講授基本的人事檔案管理知識，使得他們對于這個概念有一個初步的了解。當大眾開始逐漸接受了解一項事物時，就會促使各大醫院引進并且運用，充分的利用了群眾效應來促進人事檔案管理制度的發展與普及。

4 結束語

人事檔案在醫院人事管理的運用還沒有普及，當然也是我國現在的人事檔案管理制度仍有不足，需要改進，所以我們應該持續關注著改進動向，關注人事檔案管理制度的完善，相信總有一天它會以完整的管理制度出現在醫院的人事管理制度中。