基于網絡環境探討檔案管理工作的創新與安全防護

葉曉韻

（東莞市第七人民醫院，廣東 東莞 523000）

近年來，信息通信技術得到了迅速發展，被廣泛應用于許多領域，我們必須更好地加強國家檔案的電子管理工作。然而，我國的檔案管理還存在許多不足之處，缺乏動態服務和大膽創新，嚴重影響了檔案管理工作的可持續發展，這是我國檔案管理水平無法提高的重要原因。本人根據多年的專業經驗，對檔案信息管理和服務創新進行了分析，并提出了一些建議。

1 檔案管理工作概述

無論社會發展到什么階段，檔案管理都是社會生活的基本任務之一。檔案管理質量的高低很大程度上是一種社會變革的反映。當前檔案管理的發展也需要適應社會的發展，特別是隨著計算機技術的發展，傳統的紙質檔案管理形式已明顯落后于社會的發展，并成為檔案管理中一項比較薄弱的環節，因此發展數字檔案顯得非常迫切而有必要。數字檔案，無論在內容還是形式上，都比紙質檔案更加多樣且易于保存，但數字檔案的缺陷也是不可忽略的，那就是信息具有不安全性。

隨著社會發展步伐的加快和人類活動的增加，信息越來越廣泛地傳播到社會的各個層面和領域，其形式也越來越多樣化，越來越復雜，檔案管理的難度和重要性是過去無可比擬的。尤其是在網絡環境下，信息的保護和使用方法就需要進行更多的創新。

2 網絡環境下檔案管理服務創新的必要性

2.1 國家打造陽光、透明政府的內在要求

建設透明開放的政府，需要提高信息公開度及公眾參與和治理意識。一方面，公眾可以更好地了解信息來源的歸檔，讓公眾了解政府政策；另一方面，縮短了政府與公眾的距離，鼓勵公眾積極參與社會事務的管理，建立公開透明的政府。從法律的角度看，檔案機關有義務提供其所掌握的檔案信息，公民有查閱這些信息的權利。此外，國家檔案館的資源來源于不同部門，也一定程度反映國家不同部門的信息，有權查閱由中國政府管理的公共檔案。因此，在新形勢下，根據國家法律、法規的要求，檔案管理創新不僅有助于保護公眾的知情權，也有助于在一定程度上宣揚國家政策。

2.2 檔案建設要求

在網絡環境下，檔案管理發生了很大的變化，檔案管理已從原來單一的物理收藏模式轉變為一種新的虛擬收藏形式，從傳統管理模式轉變為多媒體和多網絡管理模式，如何應對這些新變化和新挑戰，已成為檔案管理中亟待解決的問題，也是檔案管理建設發展中必須要經歷的過程。

2.3 用戶文檔信息需求

在網絡環境下，用戶對信息的需求和傳統環境下相比發生了很大的變化。首先，檔案的訪問更加便利，已不再受制于空間和時間的限制，網絡環境改變了傳統環境下為單一用戶服務的局面，增強了檔案信息用戶的社會化、多樣化。首先，區域檔案信息的用戶不僅局限于區域內的穩定用戶，還包括通過網絡訪問檔案信息網站的所有用戶。其次，檔案用戶的信息需求更加個性化和專業化。再次，檔案用戶的信息需求更加全面，網絡信息的建立、交流和傳播，提高了信息的即時性，越來越多的用戶能夠及時訪問到新的信息。隨著網絡技術的發展，檔案信息的獲取將從時間和空間的限制中解放出來，使公眾更容易獲取檔案信息。

3 網絡環境下檔案管理的創新策略

在當前的網絡環境下，傳統的文件管理已經不能適應時代的要求，這就要求對檔案管理進行創新，以保證檔案管理更加有效。

3.1 完善檔案管理創新理念體系

當今信息技術對檔案管理的現代化有著重要的影響。傳統的檔案管理和服務相對被動，無法滿足相關需要，往往容易導致檔案管理混亂，不能滿足信息時代的需要，不可避免地導致檔案管理出現錯誤。因此，檔案應優先利用先進的信息技術，增強檔案管理的服務創新性。要實現這一目標，檔案管理必須具備較強的創新能力，跟上信息時代的發展腳步，考慮現實需求，不斷創新檔案管理，改變和拋棄舊的管理模式和檔案服務形式。關注和開發潛在用戶，消除用戶的根本問題，鼓勵用戶積極參與，提高服務質量和提供新的檔案服務。

3.2 改革檔案管理服務機制

1）建立以人為中心的服務機制。在當今信息時代，人才是第一資源，是最具競爭力的資源，也是最有價值的資源。檔案管理要發展，就必須提高管理者的能力，讓其成為檔案管理發展的最重要的資源，能力建設已成為檔案管理工作的緊迫任務。因此，檔案管理中心要建立以人為中心的服務機制，努力為檔案管理工作人員的工作和生活提供良好的發展條件。

2）全面實施工作人員目標管理。在信息時代，我們需要對檔案管理進行改革，使信息服務更加有效。信息服務中心應具有功能良好、目標明確、定義明確的檔案管理結構。人機工程界面的創建可以調動檔案管理工作人員的積極性，激發活力和創造力，使計算機化成為檔案服務創新的基礎。

3）創新服務手段。信息時代，檔案管理在分類、研究、開發和使用等方面發揮著非凡的作用。因此，在工作中，檔案管理部門不僅要減少繁重的人工任務，還要努力實現各級檔案系統的整合、收集、報送、管理和交流，進一步提高檔案管理工作的效率，通過高效利用信息資源，來保證檔案的完整性和準確性。

4）提高檔案管理服務能力。提高檔案的管理能力，不僅在于增加檔案管理的硬件設施，還要不斷提高檔案管理的服務水平，來適應新時代檔案管理的模式，也就是說在檔案管理改革中，要通過改善檔案部門的基礎設施、提高信息管理能力及改善管理服務水平等手段，進一步提高社會信息服務的檔案管理能力。改善管理服務水平，可通過發展和改善公共關系、建設高素質人才隊伍等方式來提高檔案管理的效率和服務質量。

3.3 積極開展網上服務

21世紀是互聯網時代。為了適應時代的需要，我們需要改變傳統的檔案管理模式。傳統的檔案管理模式存在著效率低、信息缺乏等嚴重缺陷。互聯網改變了人們學習、工作和生活的方式，信息的及時性、準確性、可讀性和客觀性越來越受到人們的重視。

獲得信息最直接的方式是上網。面對這種情況，各部門應積極實現網上信息的互聯互通，在網上交流相關技術信息。同時，電子郵件或數據庫的使用可以為檔案管理創造一個廣泛而有效的溝通渠道，大大提高工作效率。

3.4 深化服務領域

隨著科學技術的發展和人類文明素質的提高，人們對網絡信息的需求越來越大，對信息的需求也越來越多樣化，傳統的檔案管理模式不能滿足公眾的需要，這就需要進一步深化檔案服務的領域，要更加注重檔案的收集范圍、利用程度， 讓檔案管理充分發揮其信息管理的獨特性和有效性。

3.5 實現信息的共享

在信息時代，更新知識和信息尤為重要，以往的檔案管理模式已經不能滿足網絡時代的需求。隨著現代信息技術的發展，我們必須進一步提高檔案管理效率，各部門應共同完善社會信息系統，廣泛收集信息，實現資源共享，促進檔案管理的縱向發展及信息的大量獲取。

3.6 建立和完善網絡環境下的信息反饋渠道

在檔案管理中，應實現檔案管理人員與公眾工作的統一，充分發揮檔案管理人員的作用。不僅要提高檔案管理者的道德意識，還應制定檔案管理的問責機制，提高檔案管理工作者的社會公共服務水平，為我們收集的信息提供有效的反饋，推進知識產權保護和檔案保護工作，強化檔案保護觀念。隨著社會節奏的加快和對檔案信息需求的不斷增加，檔案資源的利用是非常必要的。我國檔案管理水平的提升建立在對檔案存取和數據交換的綜合分析基礎上。以檔案信息傳播和公眾意識為重點，探索檔案利用的數據服務模式，為檔案管理創造更好的外部環境。

3.7 建立檔案信息服務

目前，檔案管理需要建立適合于行業的信息系統及協調發展機制，加強過程管理，創建資源共享模式，推進經濟社會發展委員會的工作。此外，還應建立相關檔案信息管理系統，開發全國網絡信息系統，提高檔案管理工作的經濟效益和社會效益。

3.8 加強信息安全管理

在網絡環境下，檔案管理面臨著前所未有的機遇和挑戰，檔案管理的發展體現了時代特征。檔案信息的安全性和檔案信息軟件的兼容性將變得越來越重要，因此，檔案信息的安全性需要引起高度重視。

4 網絡環境下檔案管理工作的安全防護方案

4.1 確保電子檔案的長期可讀性

檔案的保護與管理也是保證檔案安全的一項措施，在互聯網時代，電子記錄的長期可讀性顯得尤為重要。電子檔案信息資源必須與有關系統或者軟件兼容，讀取和使用記錄的格式應符合計算機系統要求，并應加以更新和與實際情況保持一致。

4.2 確保檔案管理的完整性

在傳統的文件管理中，必須對文件進行分類，一般來說，檔案信息資源是通過網絡連接起來的，從而形成了一種邏輯關系。因此，檔案管理是一項龐大的工程，要了解檔案管理網絡系統的完整性，就必須在文件信息資源的輸入中考慮其邏輯，這就帶來了新的問題。文件管理人員必須熟悉文件信息的邏輯資源，維護完整的文件系統網絡，發現和更新系統中存在的問題，才能提高檔案管理能力。

4.3 保證檔案管理網絡化系統的安全性

網絡的發展加速了信息的傳播和更新，在信息安全領域，檔案作為最重要的數據之一，具有明顯的身份特征，其安全性尤為重要。網絡系統安全是指設計相應的網絡軟硬件，使檔案資源能夠在良好的條件下正常運行，使檔案功能有效、可持續，為公眾提供必要的信息服務。網絡信息資源的使用和管理對于保證信息資源的安全和有效存儲至關重要。

5 結束語

在信息時代的今天，檔案管理面臨著極大的困難，難以滿足時代的需要。檔案管理迫切需要紙質與數字化的融合、主動創新、主動在線服務、使信息交流和服務縱向深化。同時，要提高網絡管理系統的完整性、電子文檔的長期可讀性和網絡管理系統的安全性，確保網絡文件的安全。只有這樣，才能提高檔案管理的管理水平，增強檔案管理的有效性。