共享數字化檔案研究

付 婷

（山東省煤田地質局第一勘探隊，山東 滕州 277500）

檔案管理是各行各業都需要面臨的問題，在信息技術高速發展的今天，為提高檔案管理的實際應用效果，應加強對其中數字化和共享化的建設，同時提高檔案的利用率。檔案管理工作人員在進行檔案管理的研究時，應基于目前社會發展的現狀，根據人們對檔案管理的實際需求來對檔案管理中的共享工作進行合理的調整，使其能夠發揮更大的效用。

1 檔案管理工作的意義

檔案是一種記錄信息的文件，其含有單位的核心信息，同時其管理的實際效果能夠決定信息和業務的實際處理效率，對于企業和檔案管理機構都具有非常重要的作用。數字化檔案是在計算機技術和信息技術等高科技手段的集成下發展而來，通過影像掃描能夠將不同載體形式的檔案進行轉化，形成數字化信息，使其能夠按照一定的儲存技術和規律形成數據庫，方便后續的調出和使用。數字化檔案具有非常多的優勢，相比于傳統的檔案管理，不僅其使用的技術較為先進，同時管理的效率較高，對于檔案的使用和處理更為方便。

首先，數字化檔案能夠有效的提高經濟效益，傳統的檔案管理方式需要固定的位置來存放紙質檔案，同時需要保證儲存環境良好，避免對檔案造成破壞，這使得檔案管理的成本不斷提升，隨著檔案的增多，其占地面積也不斷增加，導致產生更大的儲存問題。使用數字化檔案來進行儲存和管理則較為簡便，其管理的成本相對來說較為低廉，只需要定期對相關的技術進行維護即可，不需要另外安排儲存位置，管理人員可以將檔案儲存在信息庫中或者專門的軟件中。其次，通過數字化的檔案管理，能夠提高管理人員工作的效率。通過信息數據，管理人員可以直接憑借電腦來進行檔案的調閱和使用，通過查詢系統能夠快速的將信息調閱出來，縮短檔案尋找的時間，在辦理業務時直接使用電子系統來進行實際的調出和辦理，更好的節約時間，提高工作便利的效率。最后，加強對檔案的保護。使用數字化檔案后，一方面，其將檔案信息儲存在數據庫中，在網路中能夠使用相關的防護裝置避免信息資料外泄，加強對信息安全的保護；另一方面，在使用數據化檔案后，重要的原件能夠進行密封保存，對檔案進行合理的管理，避免檔案原件發生破壞現象。

2 實現檔案管理共享的措施

2.1 建立健全的檔案管理制度

在目前的社會中，想要加強檔案的使用效果和發展，首先應建立健全的檔案管理制度，為信息化檔案的共享提供一定的制度和方案，進而加強對信息化檔案的管理和使用。在建立數據化檔案的管理制度時，管理人員應根據檔案的實際需求，對檔案的實際管理方式進行調整，使共享檔案成為新的檔案管理模式。在進行檔案共享管理制度的構建時，一方面應加強對企業或檔案管理部門的了解，根據實際的需求來創建更加有效的管理制度，擴展共享檔案信息資源數據庫，確保檔案的利用效率能夠得到提升。另一方面，共享方案管理中，應加強檔案的整理效果，使用先進的信息管理技術來對信息庫中的資源進行整理，使用大數據技術對檔案內容中的關鍵字進行識別，便于管理者和使用者的模糊搜索，在搜索的過程中，能夠出現相似關鍵詞的備選內容，滿足使用者的實際需求，提高實際的應用效果。

2.2 激發檔案資源共享意識

在數據時代，檔案數據化和共享化是必然發展的方向，通過將檔案數據化處理，不僅能夠提升及使用的效率，同時能夠便于進行檔案信息的傳播，更好地實現共享的功能。因此，檔案管理人員應根據目前發展的形勢來對自身的觀念進行調整，加強對檔案共享的認識和了解。

檔案資源共享是檔案管理的發展方向，為提高實際的管理效果，應提高檔案管理人員的資源整合和檔案共享意識。在檔案管理的過程中，企業或檔案管理機構應加強對檔案共享的重視，積極的將各類型的檔案進行整合與分類，通過相關的共享工具或者檔案管理平臺等來進行管理。管理人員應不斷的提高服務意識，針對不同使用者的實際需求來對檔案的管理措施和共享制度等進行調整，保證檔案的使用更加的便捷。

2.3 建設檔案共享平臺

數據化檔案的共享需要依靠設備、網絡和平臺，通過對信息科技的充分利用，才能夠更好地實現檔案管理工作效率的提升，同時加強檔案共享的實際效果。在進行檔案共享平臺代建的過程中，檔案管理部門應與信息工程管理部門進行聯合，建立專項平臺建設項目，在互聯網技術和計算機技術的輔助下建立網絡共享平臺，并且能夠根據平臺的指示來獲取相關的檔案資料信息。

平臺的建設和運行離不開數據庫，在建設的過程中，應加強數據庫的建立與完善。在數據庫的建設中，應根據不同的檔案信息類型和檔案的保密程度等來對數據庫進行合理的設置，同時將數據庫與共享平臺進行連接，完善平臺的實際使用效果。在信息共享程序的建立過程中，可以由國家的檔案管理中心來設定檔案共享管理的專業化程序，再由不同級別的檔案管理機構或部門根據實際的情況進行引用，提高檔案共享的標準度。

另外，在檔案共享的過程中，應根據使用者的權限類提供相應的共享程度，使用信息技術來設定身份驗證程序，在調閱檔案信息時，需要專門的人員進行授權或者使用者具有一定的權限等級，避免機密檔案的外泄，影響檔案管理單位的根本利益。同時應為共享平臺和檔案數據庫設計嚴密的防火墻等安全程序，保證內部的檔案數據不受侵害。目前由于網絡技術的廣泛使用，不乏有黑客或破壞者對檔案信息進行盜取或者對共享平臺進行破壞，應加強對平臺的防護，實現數據化檔案的安全共享，降低檔案管理的風險。

2.4 提高檔案管理工作人員的技術水平

在檔案數字化的過程中，對于檔案管理者有了新的技術要求，需要管理人員學會使用新型的檔案管理設備，包括檔案的錄入與采集、數據化檔案的整理和歸類以及共享平臺中檔案的分類和儲存等，需要管理人員對信息技術較為精通，才能夠提高實際的檔案管理效率。為做好檔案管理工作，應聘請專業技能較強的檔案管理人才，但由于檔案的數據化管理發展時間不長，此類的專業性人才較少，想要聘請專業的技術性人才的難度較大，檔案管理部門應將人才培養的重點放在對現有檔案管理人才的培養上。通過舉辦培訓課程來提高檔案管理人員對數據化檔案的了解，提高其工作的專業技能，不斷的提高檔案管理的工作效率。

3 結論

檔案信息數據化和共享化的趨勢不可更改，其是社會信息發展的必然現象，為提高對數據化檔案的管理，提升數據化檔案的共享，應根據人們的實際需求和檔案單位的實際情況來進行相關制度和平臺的建設，不斷提升實際的檔案管理效率，同時，檔案管理人員應不斷的提升自己，創新管理意識，提高工作水平，不斷地提升對檔案的管理效率。