利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力

舒 瓊

（西安醫學院，陜西 西安 710000）

大數據技術作為一種云計算、物聯網等技術的綜合產物，能夠在各個行業中發揮重要的作用。而檔案管理工作中使用大數據技術，能夠在創新檔案管理模式的基礎上，借助大數據等技術顯著提高檔案管理工作的效率，最終達成現代化的檔案管理工作目標。

1 借助大數據創新檔案管理模式的價值所在

在檔案管理工作融入大數據技術能夠在顯著提高檔案管理工作效率的前提下，借助信息的共享為用戶群體提供更為優質的檔案服務，真正將檔案信息的價值最大化，這就需要通過大數據下的檔案管理系統，進一步提高檔案管理的工作效率。作為社會發展重要資源之一的檔案，不但記錄了企業的發展成果、發展中里程碑事件，并且員工的個人信息、工作履歷等信息也都會被記錄在其中。通過結合大數據技術創新檔案管理工作模式，企業就可以在決策制定的過程中，抽調之前的有關數據，結合之前的工作經驗，有效的避免決策失誤，以便在有效去除傳統管理工作模式弊端的基礎上，提高檔案管理工作的質量及水平。

2 如何有效借助大數據創新檔案管理模式及提升服務能力

2.1 思想觀念的時代化轉變

思想是任何行為得以實施的先導，換言之，想要有效結合大數據技術創新檔案管理模式，則需要優先從思想層面進行轉變。在傳統的檔案信息管理工作模式中，重視信息的儲存，忽視信息的有效利用，同時秘而不宣的保密意識在工作人員的心中根深蒂固。故此，在借助大數據技術創新檔案管理模式的過程中，需要以思想意識的轉變作為切入點，借助網絡、廣播等傳播媒介有效的宣傳檔案信息資源的開發和利用，同時也需要對微博、微信等全新的媒體工具進行合理的利用，從而保障各類有關的信息能夠在第一時間內推送給相關用戶，做到檔案信息資源的有效利用。同時大數據技術的有效合理利用可以有效的收集整理和分析海量的數據信息，且會更加重視數據的原始性和完整性。以大數據技術分析得到的結果作為基礎，可以對未來發生的時間進行合理的預測和判斷。檔案管理工作人員在樹立大數據意識的基礎上，能夠有效的擴展檔案信息資源的輻射范圍，做到在有效整合各類信息資源的前提下，充分解決之前檔案信息管理工作中存在的信息孤島問題。同時,大數據時代的到來和發展也為檔案信息資源有效開發和利用提供了全新的技術手段，能夠借助信息挖掘分析計算、多媒體檢索等諸多方式獲取更多的有價值的信息，保障檔案信息資源可以在社會經濟發展中發揮出原有的價值。這也就要求檔案管理人員在開發利用檔案信息資源的過程中樹立大服務理念并將用戶需求作為傳播方向，在有效的整合各類的信息資源的前提下，有效落實檔案編研工作，以便為用戶提供優質的檔案服務。

2.2 檔案管理機制的完善

在使用大數據技術創新檔案管理模式的過程中，作為管理人員或者是決策人人員，需要有優先對當下的檔案管理工作狀況進行深入的分析和研究，并對現實狀況的數據和信息進行全面的收集和整理之后，通過有效的分析現階段檔案管理工作的缺陷，建立起完善的檔案管理工作機制。在使用大數據技術分析檔案信息數據的過程中，需要將管理數據的結果應用到整個分析過程中，以此來提高檔案管理工作的專業性以及可信程度。同時，檔案管理工作人員需要在始終遵循國家相關方針政策的前提下，規范化開展各項檔案管理工作。同時，相關部門需要將檔案管理工作內容進行細化落實到各個工作崗位上，并明確各個部門的工作職責以及責任制度，再配合獎懲制度的有效建立和落實，有效提高檔案管理工作人員的積極性，實現大數據技術下的檔案管理工作模式創新落實的目標。

2.3 電子檔案管理評價體系的建立完善

想要有效借助大數據技術創新檔案管理模式，需要使用發展和聯系的眼光看待有關問題，從而確保檔案管理模式的創新可以始終和時代的發展腳步保持一致。在這個環節中，檔案管理部門需要全面分析自身的缺陷以及管理工作中所暴露出的各種問題，隨后制定出帶有針對性解決方案，并更新檔案管理理念。而評估作為整個檔案管理工作的重要環節，也是檔案管理和其他工作客觀有效評價的重要指標。建立一個科學合理的評價體系也是現階段檔案管理工作人員需要積極探索的工作內容之一，通過對大數據檔案信息資源建設服務形式以及安全保障的多個層面進行分析和研究，并在量化這些指標的前提下，建立起完善的檔案管理評價體系，以便更好的對檔案管理工作人員取得工作的成效和不足做出客觀合理的評價，并以此幫助檔案管理工作人員通過有效使用大數據技術進一步提高檔案管理工作水平。

2.4 以用戶需求為基礎創新服務

借助大數據技術創新檔案管理模式以及提升服務能力，需要在全面整合提取檔案信息資源的前提下，確保檔案內容向著多元化方向發展。這也就意味著單位之間需要建立良好的合作關系，以便在豐富檔案信息資源的前提下，為檔案信息資源的進一步開發提供基礎條件。除此之外，還需要借助大數據和云計算等技術，全面的挖掘和分析用戶的需求，確保滿足用戶多元化的檔案服務需求。大數據技術的有效應用可以使得檔案信息資源的儲存形式變得更為多元化，也可以借助互聯網對檔案管理工作進行深層的研究，確保整個檔案信息資源管理工作能夠得到更進一步的發展。此外，相關部門還可以通過網站、微信群等聯系方式與用戶建立良好的關系，保障用戶可以通過這些聯系方式及時將自己的意見等信息反饋給檔案管理工作人員，幫助檔案管理工作人員更好的根據用戶的意見和需求變化針對性的改進檔案管理工作，為用戶提供更為優質的檔案服務。同時，還需要借助多媒體將現今的檔案信息資源管理工作內容進行傳播，比如可以借助檔案政務微博的開通，做到實時發布檔案館的各項工作信息，使得社會公眾對于檔案管理工作的內容有所了解，并且官方微博的設置可以有效的強化管理單位和用戶之間的互動力度，也能夠在有效的收集用戶對于檔案管理工作意見和建議的前提下，及時有效的對檔案信息資源開發和利用工作進行有效的整改，確保可以為用戶提供個性化的檔案管理服務。

3 總結

大數據時代下的檔案數據信息呈現出一種飛速增加的趨勢，而這也意味著傳統小規模化的數據儲存和檢索方式將不再適用于現今的檔案管理工作。大數據技術作為一種可以從海量數據中提取數據特征的檢索技術，通過在檔案管理工作中的應用，可以極為有效的創新檔案管理工作模式。這就需要相關工作人員在轉變檔案管理工作思想的前提下，通過完善檔案管理機制和電子檔案評估體系，并做到以用戶的需求作為出發點提供優質化的個性服務，真正意義上發揮大數據技術在檔案管理工作模式創新以及服務能力提升中的作用。