事業單位檔案數字化管理的現狀與策略研究

鄧 珊

（郴州市科技創新服務中心，湖南 郴州 423000）

1 引言

檔案數字化主要就是依托各種形式的信息采集設備，將文字、音頻、視頻、圖片等信息轉化檔案的過程。對紙質檔案的數字化處理通常就是利用各種掃描設備，對原紙質檔案檔案原件信息元素采集，分解，并將其轉電子信號，及時存儲到計算機內部，進而形成圖像文件。一般來說將紙質檔案轉化為計算機等載體可處理的數字格式主要由兩種方式，第一，利用掃描儀掃描紙質檔案，并通過圖像方式儲存信息，或是將信息轉化為OCR字符，最終形成文本文件；第二，利用數碼相機拍攝信息處理信息或是借助縮微膠片影像進行數字化轉化。毋庸置疑在上述方式中直接掃描紙質檔案具有經濟、便捷的優勢，檔案管理人員在對紙質檔案進行數字化處理后，要及時存儲圖像文件，并將檔案資料整合到信息數據庫中，以便于事業單位內部快速引用和快速檢索。

2 當前事業單位內部數字化管理的現狀

1）檔案管理人員素養有待提升。隨著信息化的蓬勃發展，事業單位堅持與時俱進，引入了先進的辦公軟件和設備，然而由于部分檔案管理人員年齡較大，無法緊隨時代潮流，技術更新自身的現代技術技能，無法滿足數字化管理的要求。還有部分檔案管理人員習慣使用傳統工作模式，對數字化檔案管理工作內容和性質認識不足，缺乏對信息平臺的內容和使用知識[1]。事業單位內部缺乏檔案管理方面的專業人才，檔案管理人員在具體的數字化管理工作沖無法處理設備故障，對軟件的解讀不夠，無法最大限度地發揮現代設備的作用。

2）缺乏科學完善的工作標準。隨著社會的不斷發展，事業單位高度重視檔案的數字化建設工作，并制定的一些的制度，然而這些制度沒有明確向要求和規范，如同擺設，缺乏執行力，導致檔案管理人員在開展檔案管理工作的時候缺乏一個參照和依據，在具體的工作中，抱著“僥幸”心理，敷衍了事。另外，由于缺乏規范化的要求，只能根據自己的工作經驗，對事業單位內部價值特別高，重要檔案進行編號、歸檔處理，導致檔案管理局面較為被動。

3）數字化管理安全意識不到位。在事業單位檔案管理工作中，依托互聯網技術可以高效收集、處理、存儲、歸檔檔案信息，提升檔案管理質效[2]。由于互聯網的開放性，互通性，檔案信息安全一直都是社會各界高度關注的問題。對于事業單位而言，一旦計算機遭受病毒感染或是遭受黑客的攻擊會造成信息的泄露，或是丟失，帶來不可估量的后果。事業單位檔案管理工作主要是由一些非專業人員承擔的，其身兼數職，工作繁瑣，無法全面認識檔案數字化管理工作，缺乏強有力的信息安全意識，缺乏必要的計算機技術知識，導致一些重要檔案信息存在泄露的風險。

4）檔案信息檢索效率低下。受多種因素的限制，當前有部分事業單位檔案管理工作還在延續傳統手工檢索模式，并沒有使用計算機檢索處理，大大地增加了檢索工作量，檔案工作效率和檢索質量不盡人意。我們以人事檔案信息為例，不同的單位對信息保存方式具有較大的差異性，傳統手工檢索方式不僅工作效率低下，還容易出錯，帶來不必要的麻煩。

3 事業單位檔案數字化管理策略

1）革故鼎新強基固本，加強培訓提升素養。首先，事業單位領導者要打破墨守成規的思想，從思想上正本清源，樹立檔案數字化管理意識，投入人力物力財力，支撐檔案數字化管理工作。其次，事業單位加強對檔案管理人員的培訓教育，堅持以學促知、以知促行，著力補短板、強弱項，依托多元化的培訓方式，更新檔案管理人員的知識結構，進而更好地做好檔案數字化管理工作。在培訓過程中一定要注意培訓內容的實用性和全面性，比如，依托學習手冊、視頻、會議等途徑，為檔案管理人員普及數字化管理理論、數字化管理技巧和注意事項。同時還要重點加強信息技術應用技能，依托多元化的培訓，讓檔案管理人員吸收檔案管理知識，促進自身綜合專業能力的提升。最后，事業單位還要引入復合型專業檔案管理人才，為檔案管理注入新的血液，為確保檔案管理工作的有條不紊的開展，還要完善檔案管理人員考核機制，通過科學有效地考核方法，對檔案管理人員的專業能力進行評估，進而為檔案管理團隊注入活力，確保相關工作的有序開展。

2）構建數字管理制度，有序開展管理工作。常言道：“無規則不成方圓。”制度是行為的準繩，事業單位要立足于實際情況，最大限度發揮信息技術的優勢，建立健全檔案數字化管理制度，以完善全面的管理制度，確保檔案管理工作人員有據可依，做好檔案收集、整理、歸檔、錄入等方面的工作，做好相關信息數據的統一管理和把關工作，進而確保數字化工作有條不絮的開展。檔案管理人員在調閱檔案的時候根據數字檔案管理制度要求和規范，開展工作，規避檔案丟失、遺失或是信息泄露情況的發生，提升檔案管理質效。另外，事業單位還要結合實際，強化文件集成檔案一體化建設力度，依托這樣的舉措，最大限度發揮軟件硬件的功能，從整體上提升檔案數字管理工作質效。

3）完善安全保密制度，保障檔案信息安全。檔案數字管理猶如一把雙刃劍，一方面給檔案管理人員帶來了便利，另一方面也埋下諸多安全隱患問題。數字化檔案管理借助計算機設備和網絡設備存儲信息。一旦遭受病毒或是黑客的入侵和攻擊，可能會帶來不可估量的損失，故而我們要采取措施保證其安全。首先，事業單位要結合實際，重點加強網絡入口，數字化管理系統的安全管理，設置防火墻、安裝殺毒軟件、設置訪問權限。為規避意外的所導致的數據資料丟失，需做好檔案、文件的備份，定期更新病毒庫和數據庫。其次，檔案人員要具備檔案安全意識，為防止信息的外泄，在查詢或是使用相關信息后，需及時關閉。最后，定期做好軟硬件的維護檢查，及時更新，從整體上提高檔案使用安全和利用效率的提升。在這個過程中還需做好傳統檔案管理，發揮“雙保險”作用，確保檔案信息的安全。

4）0A與管理系統鏈接，提升檔案管理質效。事業單位在檔案數字化管理中要重點加強0A辦公系統與檔案管理系統的鏈接，并投入人力物力財力，將資料查詢功能增加到檔案系統中，對現有檔案管理模式進行完善優化。首先，事業單位立足于實際，從數字檔案鑒定制度、文檔一體化工作制度、歸檔制度、網絡化安全管理制度、文件保密制度入手，促進數字化檔案管理系統運行效率的提升。其次，特殊性和保密性是檔案管理工作的要求，因此，檔案管理人員在工作中要加強檔案資源管理和保護力度，最大限度發揮檔案資源的價值，為相關領導者和管理者的科學決策提供參考依據。最后，構建檔案管理體系的時候，要高度重視檔案權限管理策略、密碼管理策略的重要性，最大化的確保數據信息可靠性，完整性和安全性，從整體上提升檔案管理質效。

4 結語

一言以蔽之，事業單位檔案數字化管理對規范有序管理檔案信息資料大有裨益。受多種因素的影響，當前事業單位檔案數字化管理面臨著諸多弊端，亟待解決，因此我們需要從加強培訓提升素養、構建數字管理制度，完善安全保密制度 加強0A與管理系統鏈接等維度入手，依托先進信息技術，科學手段，提高數字化檔案管理質效，確保事業單位的可持續發展。