辦公流程標(biāo)準(zhǔn)化在提升企業(yè)管理水平中的作用

◎ 原曉令

一、什么是辦公流程標(biāo)準(zhǔn)化

辦公流程標(biāo)準(zhǔn)化是在公司管理模板標(biāo)準(zhǔn)化，分類編碼標(biāo)準(zhǔn)化、圖形標(biāo)識(shí)標(biāo)準(zhǔn)化、生產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，以辦公信息系統(tǒng)為平臺(tái)，開發(fā)建設(shè)涵蓋各個(gè)崗位和主要管理業(yè)務(wù)的辦公流程，公司的各個(gè)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)全部通過信息化系統(tǒng)以流程的形式運(yùn)轉(zhuǎn)完成。

對(duì)財(cái)務(wù)核算和預(yù)算分析、物資和倉儲(chǔ)、人力資源、生產(chǎn)運(yùn)行系統(tǒng)的運(yùn)行數(shù)據(jù)，在辦公系統(tǒng)在同一入口、同時(shí)運(yùn)行、同口徑考核。同一入口即登錄端口統(tǒng)一為辦公信息系統(tǒng)；同時(shí)運(yùn)行即運(yùn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)同時(shí)以流程記錄，同一出口即考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，以系統(tǒng)計(jì)分結(jié)果為準(zhǔn)。

1.日常業(yè)務(wù)流程化。

公司標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)了包括黨建、安全、經(jīng)營、施工、管理等事項(xiàng)共943個(gè)流程，在日常業(yè)務(wù)流程全覆蓋的基礎(chǔ)上，突出了采購、預(yù)算、市場(chǎng)經(jīng)營等重點(diǎn)核心內(nèi)容，建成了有機(jī)聯(lián)系的業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

2.維修工藝圖示化。

標(biāo)準(zhǔn)化體系編制了工藝標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)，對(duì)維修班前班后安全技術(shù)交底提出了標(biāo)準(zhǔn)，共編制標(biāo)準(zhǔn)化維修圖示化工藝流程89個(gè)。通過維修工藝圖示化，對(duì)設(shè)備運(yùn)行、設(shè)施安全、保障措施以圖示直觀展現(xiàn)，提高了風(fēng)險(xiǎn)防范和隱患排查能力。

3.區(qū)域功能可視化。

標(biāo)準(zhǔn)化體系規(guī)定了船舶三級(jí)管理對(duì)象區(qū)域標(biāo)識(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，以標(biāo)識(shí)、標(biāo)牌、標(biāo)線、操作規(guī)程、須知為支撐，在流程中體現(xiàn)圖片化展示區(qū)域功能并進(jìn)行管理。截至目前，標(biāo)準(zhǔn)化體系共編制了47個(gè)可視化標(biāo)準(zhǔn)流程。

4.船舶操作規(guī)范化。

全面標(biāo)準(zhǔn)化體系設(shè)定了船舶航行操作、主要機(jī)械設(shè)備操作、消防救生設(shè)備操作規(guī)程，編制了36個(gè)操作工藝流程，要求船員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范操作，達(dá)到了船舶操作規(guī)范化的效果。

5.船容船貌整潔化。

全面標(biāo)準(zhǔn)化體系對(duì)船容船貌提出明確要求和標(biāo)準(zhǔn)，編制了53個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化流程，實(shí)現(xiàn)了船員工作和生活區(qū)清潔、整齊。

目前標(biāo)準(zhǔn)化體系覆蓋了公司業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)、決策支持、工藝工序、區(qū)域管理、操作規(guī)范等主控要素，實(shí)現(xiàn)了公司資源量化基礎(chǔ)上的優(yōu)化。

二、辦公流程標(biāo)準(zhǔn)化在提升企業(yè)管理水平中發(fā)揮的作用

1.直觀有效的決策支持。

辦公業(yè)務(wù)全部實(shí)現(xiàn)流程化，從員工發(fā)起流程，按流程節(jié)點(diǎn)的要求說清楚動(dòng)因和依據(jù)，上傳支持材料，逐級(jí)審核，按分工完成職責(zé)內(nèi)的表單填寫和材料上傳，信息完整直觀反映到上層，決策的依據(jù)通過流程可以追溯到最底層，實(shí)現(xiàn)了最直觀有效的決策支持。

2.精準(zhǔn)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

辦公流程標(biāo)準(zhǔn)化通過將業(yè)務(wù)工作的規(guī)則分解為詳細(xì)的步驟，將制度規(guī)范、管理要求落實(shí)到表單控制，對(duì)完成時(shí)間加以限制和提醒，員工在什么崗位上做什么事都有較為客觀、合理的工作流程指導(dǎo)，只要是這個(gè)崗位、這個(gè)角色，他所帶來的經(jīng)驗(yàn)、積累、資源也會(huì)通過流程固化下來，新員工通過標(biāo)準(zhǔn)化流程可以很快適應(yīng)崗位要求。

3.客觀公正的業(yè)績考量。

借助標(biāo)準(zhǔn)化流程辦公，對(duì)員工工作業(yè)績以流程的數(shù)量和質(zhì)量作為考核指標(biāo)。流程按對(duì)公司管理提升、經(jīng)營保障的貢獻(xiàn)分類，每一類賦予相應(yīng)的分值，流程中各個(gè)步驟又有權(quán)重分，對(duì)職業(yè)判斷、技術(shù)水平依賴高的步驟權(quán)重分高，相應(yīng)的其他動(dòng)作權(quán)重較低一些，比如審核類、審閱類權(quán)重較低，傳閱、歸檔、請(qǐng)假等步驟為0權(quán)重。

在辦公系統(tǒng)中駁、退、返均作為負(fù)值指標(biāo)計(jì)入考核。

業(yè)務(wù)人員在其他系統(tǒng)中錄入和操作會(huì)換算成相應(yīng)步驟在OA系統(tǒng)記錄，如財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)填制憑證、審核報(bào)表、轉(zhuǎn)賬結(jié)算；物資采購編制采購計(jì)劃、尋找供應(yīng)商；市場(chǎng)人員搜集招標(biāo)信息、編制標(biāo)書和方案；安全部門開展體系檢查、收集體系文件，這些數(shù)據(jù)全部換算成標(biāo)準(zhǔn)化辦公流程，同樣賦予分值和權(quán)重。

4.閉環(huán)嚴(yán)密的運(yùn)行管理。

標(biāo)準(zhǔn)化體系通過流程的運(yùn)轉(zhuǎn)和相互嵌套，實(shí)現(xiàn)公司事務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的閉環(huán)化，即PDCA管理循環(huán)。

通過標(biāo)準(zhǔn)化體系將業(yè)務(wù)流程化、措施具體化，行為標(biāo)準(zhǔn)化，員工形成圍繞事項(xiàng)工作的全過程閉環(huán)管理。

任務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)閉環(huán)化、風(fēng)險(xiǎn)控制過程化，實(shí)現(xiàn)了以公司任務(wù)為大循環(huán)，團(tuán)隊(duì)任務(wù)、員工任務(wù)為逐級(jí)向下的循環(huán)，上一級(jí)循環(huán)是下一級(jí)循環(huán)的依據(jù)，下一級(jí)循環(huán)為上級(jí)循環(huán)的貫徹落實(shí)具體化，公司各項(xiàng)工作有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)一致、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、溝通順暢。

5.標(biāo)準(zhǔn)化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了內(nèi)控有效支持。

以合理的控制措施將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受度內(nèi)，是內(nèi)部控制的主要職能。標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)平臺(tái)提供了內(nèi)控措施的有效支持：

流程設(shè)計(jì)符合內(nèi)控要求：按職能分工和權(quán)限分配，結(jié)合不相容職務(wù)分離的控制要求，在決策與執(zhí)行、采購方案與采購執(zhí)行、施工計(jì)劃與組織、施工組織與竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)綁定相應(yīng)的角色，根據(jù)公司授權(quán)體系，設(shè)計(jì)審核審批流程，根據(jù)投標(biāo)經(jīng)營復(fù)盤流程實(shí)現(xiàn)

6.流程運(yùn)行與制度建設(shè)相輔相成。

制度與流程的關(guān)系，如同實(shí)體法和程序法的關(guān)系。制度是實(shí)體法，規(guī)定了具體的權(quán)利義務(wù)，而流程好比程序法，規(guī)定了制度中所要遵循的程序。

公司的規(guī)章制度以流程的形式形成約束節(jié)點(diǎn)、控制指標(biāo)，流程化的工作以制度來保障，又避免了流程隨意、步驟無序和授權(quán)無控。

在標(biāo)準(zhǔn)化流程的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中又會(huì)發(fā)現(xiàn)有些制度與現(xiàn)實(shí)不符、難以執(zhí)行等漏洞，這時(shí)候需要反過來修改制度、細(xì)化制度、補(bǔ)充制度，形成由制度建流程，由流程改制度的良好循環(huán)。

三、不折不扣執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理智能升級(jí)

標(biāo)準(zhǔn)化并不是高端深?yuàn)W的科技成果，而是嚴(yán)格的管理手段和管理思路。

四、結(jié)束語

全面標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)是以高標(biāo)準(zhǔn)高要求實(shí)現(xiàn)企業(yè)高效、規(guī)矩運(yùn)行為目標(biāo)，達(dá)到資源配置數(shù)字化、運(yùn)行管理智能化。為保證標(biāo)準(zhǔn)化體系順利推進(jìn)，通過優(yōu)化工作流程，對(duì)標(biāo)國家標(biāo)準(zhǔn)，廣泛收集其它領(lǐng)域成果，形成同一口徑制定標(biāo)準(zhǔn)，通過持續(xù)監(jiān)督檢查，及時(shí)修改和補(bǔ)充體系標(biāo)準(zhǔn)。這一從管理哲學(xué)、制度架構(gòu)到業(yè)務(wù)功能實(shí)現(xiàn)的，層次清晰、穩(wěn)態(tài)動(dòng)態(tài)融合的標(biāo)準(zhǔn)化辦公流程，成為公司全面開拓市場(chǎng)，提升運(yùn)營能力和水平，增強(qiáng)抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力有效治理工具。