淺談煤炭企業檔案管理的重要性及實踐

◎保芷倩

隨著近年來我國社會經濟發展水平的不斷提升，整體的經濟結構也產生了變化，這對于煤炭企業來說，產生了一定的沖擊性，在企業發展過程當中，檔案管理工作開展的重要性也逐漸凸顯了出來。在傳統的發展過程當中，煤炭企業對于檔案管理工作開展的重視程度不足，由此導致檔案管理處于一種無序發展狀態，在煤炭企業發展過程中不能起到參考作用，檔案自身的價值也難以被凸顯。但是現在檔案管理工作開展的重要性逐漸得到了認可，為此需要結合當前檔案管理中的問題，來探尋解決措施，對煤炭企業的檔案管理做實踐性思考。科學合理的檔案管理會促進煤炭企業的進一步發展，有助于企業工作效率的提升，為此企業領導和檔案管理人員，都要及時轉變自身觀念，采取合理化措施來做好管理工作。

一、開展檔案管理工作的重要性

1.有助于企業經營策略的制定。

煤炭企業在發展的過程當中，會產生諸多的數據資料，他們以文字、圖像、音頻等多樣化的形式被保存下來，這些資料內容對于煤炭企業未來的發展來說，會起到依據性作用，也會直接關系到企業未來的發展方向，因此需要對這些資料進行整合和利用，這個過程就是進行檔案管理的過程。如今我國社會主義市場經濟的發展愈發完善，經濟體制也做出了深入改革，煤炭企業如果想要實現持續穩定發展，那么就要制定出企業發展需要的方針政策，方針政策既要契合時代發展需求，同時也要契合企業的實力。這時檔案資料的作用便得到了凸顯，煤炭企業的領導者可以對檔案中的各種數據和發展信息加以匯集，從而對煤炭企業當前的發展現狀有一個正確的認識進而及時調整企業的供銷結構，提高煤炭企業抵抗市場風險的能力。在一定的條件下，檔案還可以發揮出憑據性作用，對企業經濟效益加以保障。

2.有助于促進員工積極性。

檔案管理工作的開展，有助于強化企業員工對企業的認同感和歸屬感，進而得以使員工工作的積極性得以提高，員工的向心力會更強，由此便使得企業的凝聚力會大大提高，這有助于煤炭企業多方工作的開展，使企業內部的各種資源都可以得到優化配置。

二、煤炭企業檔案管理工作現狀

1.對檔案的重視程度不足。

大多數煤炭企業在發展過程中，總是將經濟效益的謀取放在首位，由于檔案管理工作無法產生直接的經濟效益，所以很多煤炭企業對這項工作的重視程度不足，并沒有結合當前時代發展需求來開展工作。在傳統的檔案管理中，往往是做簡單抄寫和整理，然后做資料保存，總體來看無聊且機械，所以工作人員和企業都沒有將檔案的作用和價值充分利用。如今在市場經濟發展背景下，煤炭企業面臨的競爭壓力越來越大，但是由于檔案管理的不足，所以沒有意識到檔案管理對企業經濟發展的重要作用。大多數檔案管理人員只是認為檔案不丟失不泄密就夠了，而如何對檔案中的信息進行利用卻沒有得到足夠重視。目前還有一些煤炭企業并沒有在內部設置專業的檔案管理部門和人員，因此在調檔和查檔時也會出現諸多不便，檔案管理的秩序難以得到保障。

2.檔案管理制度不夠完善。

在進行檔案管理工作時，完善的制度可以起到規范性作用，但是現在很多煤炭企業內部并沒有設立專門的檔案管理部門，進行檔案管理的工作人員也并未接受到專業化培訓，所以在專業素質方面有著不足之處。還有一些企業中的檔案管理人員身兼數職，檔案管理只是日常工作的一部分，所以能夠投入的工作精力極為有限，無法及時的進行歸檔整理工作。對檔案管理也沒有正確認識，工作效率自然低下。由于缺乏專門的檔案管理部門，所以相關的檔案都分散在各個部門當中，無法進行統一管理，完整的檔案體系也就無法形成，這樣在進行決策制定時，檔案查閱便會出現不便的問題。

三、煤炭企業檔案管理實踐

1.促進檔案管理人員專業素質的提高。

在新時期發展背景下，檔案管理工作不再是可有可無的，所以煤炭企業既要設置專門的檔案管理部門，同時也要聘用專業的檔案管理人員，并且結合著管理需求來開展業務能力培訓。當前煤炭企業檔案管理的問題，和管理人員專業素質有所關聯，理論知識和專業技能都存在不足，尤其是信息化發展不斷深化的背景下，傳統的檔案管理方式已經難以契合當前發展需求，所以要求管理人員可以及時轉變觀念，并且的管理知識和管理技能方面也要進行更新。所以培訓工作的進行極為必要，管理人員也應該積極主動的學習。經過不斷的發展實踐，煤炭企業的檔案管理工作有所改進，規范性也大大提高。

2.領導人員要加強重視程度。

煤炭企業發展的各項決策都是領導制定的，所以想要強化檔案管理，首先企業領導人員就要加強重視，領導人員對于檔案管理的支持會迅速促進企業內部管理質量的提高。企業領導要轉變思想觀念，認識到當前時代的發展特點，以及檔案在企業決策中所發揮的作用，從維護企業經濟效益的角度出發，來強化對檔案管理工作的重視，樹立起大局意識，加強對檔案管理的資金投入，只有領導人員重視了，工作人員才能夠更好的投入到工作過程當中為了進一步促進領導對檔案管理的重視，檔案管理人員還可以及時進行匯報工作，讓領導意識到檔案管理的作用和檔案信息的價值。

3.進一步加強信息化管理。

近年來科技發展取得了很大的進步，越來越多先進技術被應用到了檔案管理工作中，這直接促進了檔案信息化管理的實現，這不僅節省了檔案存儲的空間，而且使得檔案管理的便捷性也大大提高，當需要檔案信息時，可以隨時提調。但是信息化管理需要設備支持，現代化的硬件設備投入力度比較大，所以煤炭企業要加大資金投入，引進安全可靠的檔案管理軟件，既促進檔案管理信息化和自動化水平的提高，同時也確保檔案信息的安全性。

4.加強檔案資源開發利用。

進行檔案管理就是為了使檔案資源可以得到更充分的應用，為企業相關決策的制定奠定基礎，所以在進行檔案管理工作時，就要加強對檔案資源的開發利用，使得檔案中的內容能夠為企業發展服務。這樣為了滿足開發應用需求，在管理方面也自然會進行更新，比如說對檔案信息資料進行合理歸檔，并且建立起目錄索引。

四、結語

綜上，就當前發展狀況來看，煤炭企業在發展過程中逐漸意識到了檔案管理工作開展的重要性，但是在管理實踐過程中，也不可避免的會存在一些問題，這些問題對于檔案管理的有效性也產生了不利影響，所以在未來的發展過程當中，需要進一步樹立起正確的檔案管理意識，對檔案管理工作開展的重要性加以了解，并且將現代技術手段應用到管理過程當中，使其可以更好的適應時代發展需要，促進檔案管理工作可以實現有序開展。