新形勢下檔案管理創新途徑的分析

◎王正梅

新時期，檔案工作也需要全面融入科技，通過載體創新、渠道創新，推動檔案管理工作向前發展。隨著檔案管理手段、方式、內容的不斷變革，檔案管理工作也要應時而為，適應新時代發展需要，進而全面有效提高當代社會的和諧度，全面滿足檔案服務功能需求。檔案是一個單位的活動記錄，有著較高的歷史價值，所以說，全面做好檔案管理是一個組織的重要部分，檔案管理要通過理念、方式、系統創新，有效提升檔案管理能力與水平，檔案管理創新途徑較廣泛，主要闡述如下。

一、高質量創新服務理念

在當前檔案載體不斷變革的今天，檔案管理人員也要創新理念，多角度思考、全方位思維，與時俱進跟上時代的發展，才能全面適應新社會、新技術。檔案管理不是一成不變的，也就是說，社會在變化，那么人的思維也需要變化，人們對檔案信息的需求已經不僅僅是單一的了，而是多方面的、多角度的，一個檔案需要由多種形式展現內容，現代科學技術與信息技術發展，正好給檔案工作提供了良好的時機，要通過理念創新、形式創新，為用戶提供更加便捷的服務，滿足用戶不同角度的需求。檔案管理人員需要隨時了解社會的變化，只有全面創新理念，才能做好檔案管理工作，提供更加優質的檔案服務。

檔案管理人員不僅要有傳統的知識，更需要跟上時代的發展，系統學習計算機、網絡知識，在具備基礎管理、基本業務能力后，合理科學的利用好一切便利條件，對檔案全過程進行優化管理。要不斷推動檔案管理現代化、資源數字化，打破傳統定式，使傳統的檔案簡單存儲，向有效開發和利用方向發展。

二、科學建立檔案管理系統

檔案信息較多，內容較雜，要想全面做好管理工作，必須要通過科技來實現，使檔案管理更加優化、合理。目前，檔案載體呈現了多元化發展態勢，如果利用傳統方式管理檔案，勢必會增加工作難度，同時，也容易出現問題，不利于檔案和現代化管理。特別是當前，各種電子文件越來越多，新興檔案管理需要新的方法，只有充分利用好計算機、網絡，建立起符合組織運行特征的檔案管理系統，使檔案工作更加專業、標準。一個組織活動會產生大量的信息，隨著信息越來越多，數據資源變得十分龐大，傳統方法保存非常困難，計算機管理簡化了人們的勞動，通過系統輸入輸出，就能夠全面導出所需要的信息，并對公眾及時開放，方便公眾對檔案資源的了解與應用，有力的提高了檔案管理工作效率與質量。

檔案的形式多種多樣，傳統的紙、膠片、磁帶（盤）、光盤等多種形式并存，檔案收集、管理、保存，均受到條件的限制，隨著技術的不斷發展，網絡硬盤、云存儲等方式相繼出現，豐富了檔案管理的內容，不同載體、不同方式為檔案管理工作帶來了更多的空間，檔案存儲不斷多元多樣化。

三、創新管理方式方法

檔案管理方式流程各有側重，隨著檔案載體不斷發生變革，傳統檔案管理方式已經遠遠落后時代，根本無法有效適應社會快速發展，在第一時間滿足人們對檔案資源的利用。檔案管理方式是隨著技術發展而不斷變化的，所以說，檔案管理人員需要不斷研究新方式，對檔案進行管理過程中，全面加強對計算機、云計算、大數據等技術的應用，不斷進行推廣，提升檔案管理效能，使檔案管理工作效率與質量得到全面的提高，同時，也能夠在一定程度上確保檔案資源安全共享。檔案管理工作涉及到的內容較多，在保證內容完整的同時，更要保證安全，檔案管理提升不是簡單口號，也不是做做樣子，需要通過真實的渠道、途徑，不斷進行提升，把各項工作落到實處，檔案管理人員需要在傳統基礎上，不斷創新管理方法，載體發生了變化，則存儲的條件、環境也會發生變化，特別是一些膠片、磁帶（盤）、光盤等載體，需要全面保證存儲的環境符合載體要求，不斷研究不同載體對環境變化的適應性，同時，為了保證檔案的安全性，還需要進行載體的全方位轉化，將不同載體檔案數據進行信息轉化，形成不同格式、可供調閱的電子文件形式，既保證了安全，又方便了檔案資源統一利用。

各級檔案管理人員需要學習新理論、新經驗、新技能，通過實踐轉化，實現檔案管理方法上的創新，要學會提升，利用好互聯網、局域網，建立安全可靠的檔案管理網，從收集、保存、到利用，均實現網絡傳輸與管理

四、創新檔案管理內容

檔案管理內容較廣泛，任何一種形式的信息存在，均能夠歸屬于檔案管理范疇，傳統檔案管理工作管理范圍有限，主題明確，隨著人們對信息不同層次的需求，檔案管理內容也需要不斷拓寬，滿足人們對信息的需要。傳統管理內容不是很廣泛，而新時期的檔案管理，則內容更加全面，各級檔案管理人員也要與時俱進、跟上時代的發展，不斷創新管理內容、增加管理范疇，不斷豐富完善檔案管理的范圍，使管理內容更加豐富、多樣，有效提高檔案利用價值。要根據時代的變化，增加服務內容，全面了解檔案發展變化，檔案管理部門也要加強對管理人員培訓力度，從業務能力、整體素養上不斷提高，使檔案管理人員能夠在自己的崗位上，不斷創新內容，豐富管理層級，通過管理內容上的全面創新，為人們提供各種版本的個性化、差異化服務，提高檔案管理工作的重要功能。

五、合理應用大數據技術

大數據是當前最先進的應用，要不斷開發新應用，隨著檔案管理數據量越來越龐大，就需要充分利用好大數據，全面保證檔案管理應用。一是存儲模式更加方便。從大數據技術原理中可以看到，其存儲模式非常安全可靠，與檔案管理原則相一致，同時，還能夠有效解決檔案存儲空間不足的問題。保證了檔案的完整性，方便日后對詳細內容的查找與使用。二是用戶數據正確分析。大數據技術應用到檔案管理工作中，能夠有效提供各種服務，能夠做到用戶的個性化服務，自動記錄能夠全面保證精準的服務，使用戶在檔案資源中遇到的問題快速。三是提高數字化檔案檢索能力。檢索是檔案管理重要的部分，只有檢索方便，才能有利于使用，用戶通過檢索能夠快速、準確找到自己需要的檔案資料，提高用戶的滿意度，進而實現檔案事業的可持續性。

六、結語

檔案載體變革，則需要在檔案管理工作中，不斷創新思路，更新服務理念，全面建立有效的檔案管理系統，通過應用大數據，確保檔案利用率，創新是提高檔案管理的重要內容，能夠有效提升檔案管理工作的水平與質量，提高管理人員服務水平，進而實現我國檔案事業的可持續發展。