新形勢下如何做好檔案查閱利用工作

◎劉宇涵

（作者單位：長沙市城市建設檔案館）

引言：在新的歷史發展時期，法制化建設逐漸完善，人們的法律意識逐步得到提高，人們逐漸認識到檔案服務的重要性和必要性。在社會經濟發展過程中，檔案管理機構要緊跟時代發展的步伐，認真完成時代賦予的各種使命，準確把握檔案工作的重點和關鍵所在，不斷拓寬服務的渠道和范圍，滿足社會發展的需求，為社會發展和人們工作生活的需要提供及時而有效的服務，不斷提高自身服務質量和服務水平。為此，對如何更好地將檔案服務工作做到“極致”而展開探究。

一、檔案信息資源開發利用的重要性分析

當前，社會形勢有所改變，對于信息資源的利用率有了更多的要求，也提供了較多的信息深入挖掘的手段。在這樣的大背景下，落實檔案信息資源的開發利用極為重要，相應工作的可行性也有所提升。依托檔案信息資源的開發利用，能夠促進多種資源社會利用效益的增強，促進資源的可持續利用。同時，可以保證管理活動的針對性與時效性，避免資源浪費與管理水平降低。

二、“互聯網+”時代下檔案查閱利用的服務特點

1.技術管理手段先進。信息技術的發展產生了電子文件，也帶來了檔案數字化。檔案實體虛擬化、信息資源數字化、檔案管理系統化，這些都依賴于科學技術的發展。先進的科學技術幫助檔案管理機構建設數字管理系統，不僅可以對檔案信息資源進行有效的管理，最大程度地實現檔案資源共享，而且還能夠幫助檔案利用者便捷地查詢檔案。

2.業務流程現代化。隨著信息技術的發展，檔案數字化的興起，檔案的形式和載體、內容和信息都不再拘泥于傳統的模式，檔案資源吸收了結構化、半結構化和非結構化的各類信息。局域網絡使管理機構內部的各大管理系統實現無縫對接，檔案辦公系統的電子資料直接歸檔，查閱利用實現檢索功能，檔案查閱提供網上閱覽等，甚至對接“官網服務”的館藏檔案目錄查詢，定期向社會公布開放的檔案目錄，檔案業務流程變得更加簡捷，檔案利用服務也更加高效、便利。

3.檔案利用價值空間更大。檔案信息資源的開發、編研等檔案利用的知識化，實現了檔案利用價值的顯著提升。加強檔案信息資源建設，挖掘檔案自身存在的顯性或隱性價值，研發適應時代發展需要的各種信息資源，為檔案提供利用服務與現實需求相匹配的關聯，使檔案利用與社會服務緊密聯系在一起，充分發揮檔案的價值功能?！盎ヂ摼W+”時代下，檔案資源整理系統化、信息開發學術化、利用服務數字化。前沿、高端的檔案管理與實用、快捷的利用需求相互促進，各自優化，供給與需求彼此共同促進，實現了檔案利用價值的有效提升。

三、新形式下檔案查詢利用的工作思考

1.建立完善的檔案查閱利用服務機制。

（1）服務性檔案需求管理。首先，所需的檔案信息源于實證需求，比方說一個建筑物是否正規報建的報建類檔案。其次，需解答自己的疑惑的檔案，比方說查閱自己的產權位置等，此類資料必須要準確、真實。對于上述檔案需求者，檔案管理人員應當提供精細化管理服務，保證向其提供的資料為原件的復制件，且復制件載有城市建設檔案館印章標記，從而有效提高檔案信息需求者對信息的可信度。再者，一些檔案需求者是為了更深層次地研究課題而尋找檔案信息的，其要求所獲取的信息較為系統、全面。這就要求檔案工作人員積極的和檔案需求者實施高效交流與溝通，明晰信息資源的范疇，基于需求導向下制定規劃，結合分析結果逐一進行查找。同時，檔案管理者必須為檔案利用者提供輔助，分項歸納整理檔案信息，以此有效提高信息管理工作的有效性與實時性。

（2）實用性檔案需求管理。一方面，部分檔案利用者企盼著可以通過利用檔案信息，使自身日常生活或在工作過程中遇到的問題得到妥善地處理，同時大部分檔案需求者基本上是第一次搜索檔案，對檔案信息的性質及其應用方式的認識較少。在這種情況下，檔案管理者必須詳細地介紹檔案工作的流程，并具體地對檔案知識進行講解，對于需求者的疑問及時給出回復，從而使檔案利用者更加了解檔案工作。另一方面，部分檔案利用者想運用檔案信息處理緊急程度較高的案件時，往往會變得很緊張、很迫切，其查詢的信息大部分為經濟維權資源或者法律方面的資料等，希望能通過對獲取到的信息，使自身合法權益得到維護。對于這類檔案利用者，檔案管理人員必須要提升自身的工作效率，及時為其提供有效的信息搜索路徑，創設優質的查閱環境，保證利用者能夠及時搜尋到自己想得到的信息，有效確保服務工作得以正常開展。

2.優化檔案查閱利用服務工作的多元化形式。（1）結合意識形態編制服務規劃。檔案管理機構一方面要優化工作流程，另一方面要強化管理意識，如此才能有效確保檔案管理工作水平以及管理經驗的提高，對管理過程進行優化的效果。作為管理人員，必須積極向檔案利用者提供檔案檢索線索，了解并掌握如何操作基礎性檔案檢索工具。其次，對于部分第一次檢索、查詢檔案的利用者，檔案管理者必須向其具體地介紹檢索與查詢流程、注意事項等，保證其可以科學地應用檢索工具。同時要親切待人，紓解檔案利用人員的緊張情緒，以此有效確保其查閱利用工作得以順利開展。（2）依據需求程度制定服務規劃。在開展檔案管理工作的過程中，必須積極采取可操作性強的現實管理機制，提高檔案管理能力，結合實際問題制定相應的可行性高的處理方案，在充分考慮到檔案利用者的需要，編制相應的管控規劃，以此有效提升管理效能。通常而言，在開展檔案管理工作的過程中，必須遵循先后秩序予以處置，堅持公平性原則，不斷提高監督管控流程的效果。但是，倘若遇到緊急狀況，必須先進行協調處理，再開展系統化管理。（3）依據文化背景制定服務規劃。就檔案管理機構而言，要想提高檢索服務方式與檢索工具的利用效率，就必須高度重視并優化管控工作流程。同時，要科學開展網絡服務與計算機檢索工作，本質上著手提升監管機制的科學性，從而有利于系統地開展各項網絡服務工作，強化檔案利用服務的實效性。

結束語：提供檔案利用服務是檔案管理機構的中心工作?！盎ヂ摼W+”時代下，隨著檔案事業的快速發展，廣大群眾的檔案意識不斷增強，社會工作對檔案利用服務的要求在不斷提高，檔案利用服務的質量和數量也在不斷上升?！盎ヂ摼W+”時代是信息時代，也是知識經濟時代，檔案利用服務將在社會經濟建設中占有重要的一席之地。面對新形勢，做好檔案利用服務，檔案工作人員一定要用創新思維武裝頭腦，要有超前的服務意識，主動為檔案利用服務開發有效信息，運用現代化信息開發技術為檔案利用價值提高升值空間，從而為社會創造更大的社會效益和經濟效益。