信息化背景下事業(yè)單位檔案管理科學化的分析

◎ 王昱翕

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息化設備逐漸在我國發(fā)展起來。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案深深影響著我們的工作、生活。而檔案數(shù)字化管理也逐漸適應了時代需求。目前我國對檔案數(shù)字化管理還處于技術(shù)開發(fā)和應用階段，有一定的優(yōu)勢同時也存在一些弊端。這給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮的作用是不容忽視的。所以，在信息化背景下如何實現(xiàn)檔案管理工作的科學化成為相關部門所面臨的一項重大課題。鑒于此，本文首先對事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進行剖析，并在此基礎上探討如何實現(xiàn)檔案管理科學化，以此來切實提高事業(yè)單位檔案管理的水平。

一、引言

在現(xiàn)如今信息化時代，信息資源成為各個領域的重要戰(zhàn)略資源。事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，往往忽視了檔案的重要性，對檔案在單位發(fā)展中的作用認識不足，還沒有完善的檔案科學化管理工作。檔案管理看似簡單，實際上包含著很強的技術(shù)性，做好檔案管理工作，不僅可以提高單位整體的管理水平，而且對推動事業(yè)單位的長足發(fā)展也具有重要意義。因此，在信息化時代背景下實現(xiàn)事業(yè)單位檔案科學化管理至關重要，這應該引起相關部門的高度重視。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作缺乏足夠的重視

從我國事業(yè)單位信息檔案管理工作的整體水平來看，較之一些發(fā)達國家，仍然有很大差距。究其原因，主要是因為部分事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，工作開展中缺乏健全的制度作為支撐，加上檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，從而導致管理效果達不到要求。

（二）檔案管理現(xiàn)代化水平不高

隨著我國科學技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的先進設備和技術(shù)被引入到事業(yè)單位檔案管理工作中，但對這些設備和技術(shù)缺乏充分利用，從而導致當前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平仍然相對較低，檔案管理機構(gòu)的設置較為混亂，這又導致了檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標及科學的管理手段。此外，也沒有結(jié)和部門的實際情況制定標準規(guī)范的檔案管理模式，而且對于檔案資料的開發(fā)與利用也相對較為薄弱，這些問題造成了事業(yè)單位檔案管理工作水平的參差不齊。

（三）管理人員水平參差不齊

目前，很多從事檔案管理的人員在業(yè)務技能和管理能力方面還無法滿足檔案管理的根本需求，有些管理人員是從其他部門轉(zhuǎn)借來的，有些管理人員身兼數(shù)職，還有些檔案管理崗位時常更換人員，使管理人員無法將全部精力放在檔案管理工作上，從而導致檔案管理水平低下，檔案業(yè)務存在斷層，檔案得不到持續(xù)的管理和使用，利用率較小。除此之外，事業(yè)單位對檔案管理人員素質(zhì)的要求在不斷提高，但對員工的專業(yè)知識培訓工作卻并沒有得到有效開展，從而使人員的業(yè)務水平和技術(shù)能力落后，無法適應在信息化背景下快速發(fā)展的檔案管理需求，管理工作顯得力不從心，無法提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。

三、檔案管理基本原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應用

（一）系統(tǒng)原理的應用

現(xiàn)代管理學認為將系統(tǒng)原理達到管理的最優(yōu)化，必須對管理目標進行系統(tǒng)性分析，并養(yǎng)重目標系統(tǒng)的層次性、目的性和全局性。系統(tǒng)原理是最能體現(xiàn)檔案管理“全宗”原則的管理學原理，也是人們最熟悉和最容易接納的思維、行為模式。

系統(tǒng)原理要求的層次性、目的性和全局性在當今“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”時代極度需要“大數(shù)據(jù)”技術(shù)來實現(xiàn)。“大數(shù)據(jù)”可以稱為巨量資料。隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，檔案資料涵蓋的內(nèi)容或細節(jié)也在快速膨脹，這就要求國家檔案館等高層次檔案管理部門要更新檔案信息的收集、鑒定、整理過程，從各種各樣的數(shù)據(jù)類型中快速找到我們需要收集的有價值的信息內(nèi)容，使檔案內(nèi)容更加豐滿和完善。然而各級檔案管理部門也應及時學習，根據(jù)自身的管理權(quán)限，完善檔案信息海量數(shù)據(jù)的挖掘。

（二）整分合原理的應用

現(xiàn)代管理學將整分合原理歸納為：為獲得最高的辦事效率，需要在整體規(guī)劃的前提下明確分工，然后在分工協(xié)作的基礎上再有效整合。這也是現(xiàn)代企業(yè)管理中較常見的管理方式。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”實現(xiàn)整分合原理的關鍵技術(shù)是“云計算”。“云計算”具有分布式處理、分布式數(shù)據(jù)庫、虛擬化技術(shù)，其對于檔案管理的任務分解與整合有天然的技術(shù)支撐優(yōu)勢。用戶可以將查閱檔案的信息或關鍵字像在“百度”中搜索一樣，在檔案信息云計算平臺自動分解為無數(shù)個較小的子程序，再由服務器組合成另一個規(guī)范化的系統(tǒng)，后經(jīng)計算、搜索、分析，將所有“全宗”中對用戶有用的信息呈現(xiàn)出來，這是我們平常經(jīng)常見到的各類檔案管理軟件無法實現(xiàn)的功能。

（三）反饋原理的應用

反饋原理是在而對不斷變化的情形下，主體建立及時、有效、準確的反饋機制，以期快速掌握信息。反饋原理的運用在我們的生產(chǎn)生活中無處不在，最直接的反饋自然是網(wǎng)絡中的用戶評價。這種評價方式最為直觀，也最有用。檔案的查閱、檢索、提供利用和統(tǒng)計在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式下可以引入類似的評價模式來實現(xiàn)即時的反饋信息收集。而我們熟知的移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能很好地實現(xiàn)這個設想。

（四）動力原理的應用

動力原理是指在管理過程中需要強大的內(nèi)生動力和外在動力的驅(qū)動，這樣才可以讓管理者更愿意去做事情。動力原理一般可以分為精神動力、物質(zhì)動力和信息動力。精神動力和物質(zhì)動力一直被認為是動力的主要來源。而在信息社會，信息沖擊產(chǎn)生的動力或者壓力可以轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N競爭力。這種競爭力也源于信息動力與物質(zhì)、精神動力之間的相對獨立性。管理學的動力原理在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的新模式下最需要的是“物聯(lián)網(wǎng)”思維的深化。“物聯(lián)網(wǎng)”與云計算、大數(shù)據(jù)一樣都是比較復雜、比較新的詞匯，但是我們可以簡單地把它理解為利用互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)等通信技術(shù)將人員、物、傳感器、控制器等外在實物通過新的方式連接在一起，實現(xiàn)人與物、物與物相連，實現(xiàn)遠程控制與信息化、智能化的網(wǎng)絡。物聯(lián)網(wǎng)思維與技術(shù)不斷融入檔案管理過程后，我們可以大量吸收國內(nèi)、外檔案管理的新方法、新思維，并獲得部分外在的重要信息，從而提高檔案管理人員的工作效率和水平。

四、信息化技術(shù)在檔案管理中的具體應用

（一）便捷的信息查詢與分類功能

檔案管理中，使用信息技術(shù)，可以讓檔案信息的查詢工作變得方便快捷。例如，在單位的人事檔案管理當中，職稱評定、干部選拔行為都需要對參加評定和選拔的人員進行相關信息的統(tǒng)計。例如干部選拔中，候選人每年的工作評級、近年來是否獲得嘉獎等等，都應該考慮在內(nèi)。對于職稱評定工作，要考量信息可能更為具體。例如工作年限、工作成果、學習成果等等具體要求。而這些信息，以往都是需要逐個文件核對的。有了信息化技術(shù)，可以利用查詢功能，調(diào)出相關項目的具體信息。讓信息的獲取非常方便。

（二）信息的保存更加安全可備份保存

檔案資料的保存過程中，最容易出現(xiàn)問題的是，資料的丟失與損毀。而使用信息化技術(shù)，讓資料的保存多了一道防護屏障。把一些具體的信息，不僅僅以文件的形式存儲，還以電子信息的形式存儲在計算機當中。而信息技術(shù)的發(fā)展，讓存儲的空間變得巨大，小小的計算機可以存儲海量的信息。所以檔案信息通過信息技術(shù)得到了二次保存。又由于存儲空間大，一些重要的檔案信息還可以通過移動硬盤等設備進行再次備份，防止丟失。這樣就讓檔案資料信息的存儲更為安全了。

（三）信息化平臺發(fā)展促進多方面合作

信息化技術(shù)不斷發(fā)展，可以打造信息化平臺。利用信息化平臺為檔案管理所服務。例如同一個單位，可以打造信息化平臺為多個部門合作。人事管理部門、財務部門、技術(shù)部門等，可以通過一個信息平臺在權(quán)限允許下，調(diào)取相關的工作人員信息，還可以相互協(xié)調(diào)配合工作。另外，多個部門之問，也可以進行合作，高效率為中心工作所服務。信息化平臺的檔案管理合作，還需要不斷的探索與發(fā)展。

五、檔案信息化管理的優(yōu)勢和弊端

（一）檔案信息化管理的優(yōu)勢

將檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化后，由檔案管理員統(tǒng)為檔案卷整理編碼，統(tǒng)一管理保存，從根本上解決檔案卷無法收齊的問題。有效提高檔案管理員的工作質(zhì)量，確保部門全面落實立卷制度。

檔案數(shù)字化管理不受時間和空間的限制，改變了傳統(tǒng)管理模式，使檔案資料在管理和利用上都不僅限于上班時間。在傳統(tǒng)管理模式中，想要翻閱檔案資料需要在特定的場合中，利用辦公用具，經(jīng)過管理人員審批后才可以使用，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，只需要在互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計算機網(wǎng)絡等網(wǎng)絡平臺中就可以翻閱。以計算機、電腦工作臺為主要辦公工具，通過檔案編碼就能精確查找。不但節(jié)省了大量的時間，也降低了檔案管理員的工作難度。在各部門內(nèi)部，大量的電子檔案、文件被整理出來，通過有序的編碼將資料存在硬盤中。這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中，同時易于保存，只需要把檔案、文件進行加密處理，就可以提高文件的準確性。使用者只需要獲得允許，就可以查找所需的資料。有效提高了檔案管理部門的工作效率，立卷部門也只需要將資料、文件輸入到計算機中，定期對文件、資料進行更新，再輸送到檔案室就可以了。檔案管理員通過管理系統(tǒng)將檔案卷編目、整理，同時打印目錄，方便查找。整個操作流程節(jié)省了大量的人力、物力、財力，也提高了辦事效率。

實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，事業(yè)單位各部門、各類檔案的電子文件都整理在計算機硬盤中，通過電子檔案立卷后，使用計算機檢索功能可以查找與之相關的具有歷史性的文件。方便在查找檔案卷時了解來龍去脈，同時也深化了檔案內(nèi)容信息。

（二）檔案信息化管理的弊端

檔案數(shù)字化管理還處于不斷摸索前進的時期，而電子信息技術(shù)的特點使電子文件的操作方式簡單，傳遞比較迅速，方便攜帶等特點，同時也帶來一定的安全隱患問題。在安全方面，受到電子文件形成方式的影響，導致電子文件的保密工作難以控制。電子文件是利用電子編碼技術(shù)，將檔案、資料、文件的內(nèi)容通過有序編碼輸入到計算機中，并按照固定的模式存儲。在一定條件下，可以對電子文件進行編輯修改，而且不會留下任何痕跡，很難保證電子文件的完整性和準確性。且電子文件的載體多種多樣。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得一些鑒別文件原始憑證的關鍵信息也允許更改，這也使得電子文件很難保持其可用性。

雖然計算機的存儲容量很大，但是在電子文件面前也總有困難的時候，而且電腦運行速度與存儲量是成反比的。在電子文件剛剛形成的時期，還存在一些軟件與文件之間不兼容的問題，這種問題直至今仍然存在，軟件更新速度過快，一些歷史性的電子文件會因為不兼容的問題，出現(xiàn)無法閱讀或缺失數(shù)據(jù)的情況。再者網(wǎng)絡安全問題始終是一大難題。電子文件的數(shù)據(jù)受到人為因素影響容易丟失或被病毒感染，這對電子文件的安全性造成巨大的威脅。由于電子檔案受到載體的制約，一定程度上可以說沒有載體，電子檔案就無法發(fā)揮實際作用。而對于載體來說除了網(wǎng)絡安全問題，還有許多外部因素也威脅著載體的安全。

就目前我國事業(yè)單位來看，管理軟件不相同，各個單位都有自己的特點，所使用的軟件、對統(tǒng)一內(nèi)容文件記錄形式都產(chǎn)生差異，致使整體發(fā)展受到限制。而同一管理系統(tǒng)的單位不同，軟件運行的環(huán)境也大不相同，在這當中一些電子文件很難互相轉(zhuǎn)換，無法實現(xiàn)共享。

六、實現(xiàn)檔案管理科學化的措施

（一）建立健全的檔案管理制度

想要提升檔案管理工作的質(zhì)量，必須建立起一套科學、完善的檔案管理制度，管理制度中要對檔案管理工作人員的工作流程、日常行為等進行嚴格規(guī)定，從而推動檔案管理的標準化及規(guī)范化。首先，事業(yè)單位要根據(jù)單位自身的實際情況，制定科學的制度，制度要涉及檔案的收集、整理、運轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索及安全保管等方面，在不斷的實踐中進行摸索，逐漸將其完善，并且要采取有效手段，保證制定的各項措施得到有效落實。其次，對立卷歸檔標準進行嚴格規(guī)定，保證檔案的及時性，做好案卷的裝訂工作，提高案卷管理質(zhì)量。

（二）實現(xiàn)檔案管理的信息化

隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，計算機得到了普遍應用，在各個領域均發(fā)揮著重要作用。檔案管理工作應當與時俱進，引進信息化技術(shù)。紙質(zhì)檔案經(jīng)過核查，沒有任何錯誤后，形成電子檔案，并對檔案進行檢索關鍵詞設置，其目的是便于查詢檔案信息。除此之外，要對每個檔案進行編號，通過輸入編號就可以進行調(diào)檔。為了防止檔案丟失，可以對其進行備份。將信息化技術(shù)應用于檔案管理工作中，只需要一臺電腦即可實現(xiàn)，這降低了檔案管理的成本，而且只需要在搜索欄中輸入關鍵詞即可，查詢起來也更加方便，易于管理。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作看似簡單，實際上專業(yè)性很強，對于檔案管理工作人員的要求極高，既要有專業(yè)的管理知識，又要有責任心和使命感。此外，還要具備一定的管理能力，尤其是在信息化時代背景下，能夠熟練運用計算機軟件、掌握先進的管理方法。檔案管理人員自身要不斷學習，用知識武裝自己、提升自己，事業(yè)單位要做好對檔案管理人員的培訓工作，只有掌握了相關的行業(yè)規(guī)定，具備較高的職業(yè)道德和綜合素質(zhì)，掌握先進的管理方法，才能切實做好檔案管理工作。

七、結(jié)語

綜上所述，在信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作還有很多有待完善的地方。而對這種情況，事業(yè)單位必須重新認識檔案管理工作的重要性，并在此基礎上結(jié)合單位發(fā)展實際情況，將計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分利用起來，完善管理制度，創(chuàng)新管理方法，進而進一步實現(xiàn)檔案管理的科學化水平，以此來為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅實的基礎。